Menyelaraskan waktu tempat acara, waktu ketibaan dan jam penganjur luar negara

Jadual boleh jelas sepenuhnya bagi orang yang menulisnya tetapi masih dibaca dengan dua cara oleh orang lain. Apabila penganjur berada di sebuah negara dan acara berlangsung di Malaysia, risiko ini nyata. Waktu yang salah baca biasanya tidak bermakna acara terlepas. Ia bermakna krew tiba sejam terlalu awal atau terlalu lewat, atau ada ucapan yang tidak dijangka untuk dirakam.

Panduan ini sebahagian daripada gambaran keseluruhan kami tentang liputan fotografi dan perancangan luar kawasan di Malaysia. Ia berpasangan dengan merancang acara di Malaysia dari luar negara yang melihat gambaran yang lebih luas.

Tiga jam yang perlu diasingkan

Mungkin ada tiga jam berbeza yang terlibat.

1. Waktu tempatan tempat acara. Jam yang diikuti oleh tempat acara, krew dan tetamu pada hari acara.
2. Waktu penganjur. Jam yang digunakan oleh pembuat keputusan apabila membaca jadual.
3. Tempat ketiga. Penceramah, ibu pejabat atau penonton siaran langsung di tempat lain.

Setiap satu patut dinamakan. "6 petang" sahaja tidak mencukupi. "6 petang waktu tempatan tempat acara, hari Sabtu" sudah memadai.

Tulis tarikh bersama waktu

Tarikh ialah sebahagian daripada waktu. Acara yang bermula lewat malam di satu tempat mungkin jatuh pada awal pagi keesokan harinya di tempat lain, jadi tarikh juga boleh berbeza, bukan sahaja jam. Tulis tarikh penuh di sebelah setiap waktu, dan nyatakan kalendar siapa yang dirujuk.

Perkara	Waktu tempatan tempat acara	Waktu penganjur
Ketibaan krew	Tarikh dan waktu	Tarikh dan waktu
Pembekal boleh masuk	Tarikh dan waktu	Tarikh dan waktu
Acara bermula	Tarikh dan waktu	Tarikh dan waktu
Detik penting	Tarikh dan waktu	Tarikh dan waktu
Liputan tamat	Tarikh dan waktu	Tarikh dan waktu

Jadual ini hanya susun atur, bukan set angka. Isikan dengan waktu anda sendiri dan minta seorang menyemaknya.

Asingkan ketibaan daripada waktu mula

Waktu ketibaan krew dan waktu acara bermula adalah dua perkara berbeza. Ketibaan memberi ruang untuk masuk, memunggah, taklimat di lokasi dan melihat ruang. Waktu acara bermula pula ialah ketika tetamu menjangkakan sesuatu berlaku. Mencampurkan keduanya ialah punca masalah yang biasa. Panduan kami tentang apa yang diperlukan jurugambar selain aturcara awam acara menerangkan mengapa aturcara awam tidak mencukupi.

Semak perbezaan waktu bagi tarikh sebenar

Jangan bergantung pada perbezaan waktu antara dua tempat yang anda hafal. Sesetengah negara melaraskan jam mereka dalam setahun. Jika lokasi anda berbuat demikian, rujuk perbezaan bagi tarikh acara sebenar. Alat kalendar pada telefon anda yang memaparkan kedua-dua tempat ialah semakan yang mudah. Kami tidak menyatakan perbezaan waktu untuk mana-mana negara di sini kerana ia bergantung pada lokasi anda dan tarikhnya.

Contoh andaian

Sebagai contoh, ibu pejabat sebuah syarikat di negara lain merancang jamuan di Malaysia. Penganjur menghantar jadual dengan "jamuan 7 malam" dan "anugerah 9 malam", merujuk jam mereka sendiri.

Perancang mengembalikan jadual itu dalam waktu tempatan tempat acara bersama tarikh penuh dan satu lajur untuk waktu penganjur. Penganjur menyedari bahawa anugerah jatuh pada tarikh yang berbeza di negara mereka, yang mempengaruhi bila pimpinan mereka akan menonton siaran langsung. Mereka membetulkan pelan, mengesahkan secara bertulis, dan krew bekerja berdasarkan lajur waktu tempat acara.

Satu dokumen induk, dengan versi

Beberapa salinan jadual akan menyimpang antara satu sama lain. Simpan satu dokumen induk, tandakan setiap versi dengan tarikh dan beritahu krew versi mana yang terkini. Merekodkan taklimat fotografi muktamad sebelum hari acara menunjukkan cara versi akhir ditetapkan. Untuk siri tempat acara, memastikan jadual perjalanan berbilang lokasi sentiasa terkini membincangkan kemas kini.

Panggilan dan mesej merentasi zon masa

Putuskan bila penganjur boleh dihubungi semasa krew bekerja. Soalan yang dihantar pada waktu yang salah akan menunggu tanpa jawapan sehingga detik itu berlalu. Sepakati seorang yang boleh dihubungi di lokasi, mengikut waktu tempat acara, yang berhak membuat keputusan, supaya krew tidak menunggu jawapan daripada pejabat yang sedang tidur.

Apa yang kami sahkan

Kami mengesahkan tarikh, tempat acara, krew, hasil serahan dan sebut harga secara bertulis, dengan setiap waktu ditunjukkan dalam waktu tempatan tempat acara bersama tarikhnya. Sila semak jadual yang kami kembalikan, dan beritahu kami jika ada waktu yang berbeza daripada pemahaman anda.