协调场地时间、抵达时间与海外主办方的时钟

一份时间表，写的人看得一清二楚，其他人却可能读出两种意思。主办方在一个国家，活动在马来西亚，这种风险是真实存在的。时间读错，通常不会错过整场活动，而是团队早到或晚到一个小时，或者一场没人预料到要拍的致辞。

本文属于我们的马来西亚摄影覆盖与外地规划总览，与谈整体情况的从海外筹划马来西亚的活动互相配合。

要分清楚的三个时钟

可能涉及三个不同的时钟。

1. **场地当地时间：**场地、团队和宾客当天遵循的时间。
2. **主办方的时间：**决策者读时间表时所用的时间。
3. **第三个地方：**别处的讲者、总公司或网络直播的观众。

每一个都应写明。单写“下午6点”是不够的，要写“星期六，场地当地时间下午6点”。

时间要连同日期一起写

日期是时间的一部分。一场在某地深夜开始的活动，在另一地可能是隔天清晨，所以不只是钟点，连日期也可能不同。每个时间旁都写上完整日期，并说明是按谁的日历。

项目	场地当地时间	主办方的时间
团队抵达	日期与时间	日期与时间
供应商可进场	日期与时间	日期与时间
活动开始	日期与时间	日期与时间
重点时刻	日期与时间	日期与时间
拍摄结束	日期与时间	日期与时间

这张表只是一种排版，不是一组数字。请填上您自己的时间，并请一个人核对。

抵达与开始要分开

团队的抵达时间与活动的开始时间是两回事。抵达要预留进场、卸货、现场简报和察看空间的时间。活动开始，则是宾客预期有事发生的时刻。把两者混在一起，是常见的麻烦来源。我们的摄影师在公开节目之外需要什么资料指南说明了为什么对外公布的节目并不足够。

核对活动当天的时差

不要依赖记忆中两地的时差。有些国家会在一年中调整时钟。如果您所在的地方也这样，请查明活动当天的时差。手机上能同时显示两地时间的日历工具，是个简单的核对办法。这里不说明任何国家的时差，因为那取决于您在哪里和日期。

一个假设的例子

例如，一家公司的总部在另一个国家，打算在马来西亚举办晚宴。主办方发来的流程表写着“晚宴7点”“颁奖9点”，指的是它自己的时钟。

策划人把流程表改成场地当地时间，附上完整日期，另加一栏主办方的时间。主办方发现颁奖在自己国家是另一个日期，这影响它的领导层何时观看网络直播。他们更正了计划，以书面确认，团队则按场地时间那一栏行事。

只保留一份总表，并标明版本

几份时间表放在一起，很容易慢慢出现差异。保留一份总表，每个版本标上日期，并告诉团队哪个是最新的。在活动日之前记录最终的摄影需求说明了如何确定最终版本。如果有一系列场地，让多地点摄影行程保持最新谈到更新。

跨时区的通话与讯息

决定团队工作时，什么时候找得到主办方。在错误的时间发出的问题，会一直没人回答，等到答案来了，时刻已经过去。在场地当地时间内，指定一位能做决定的现场联络人，团队就不必等一个还在睡觉的办公室回复。

我们会确认什么

我们会以书面确认日期、场地、人手、交付内容与报价，每个时间都以场地当地时间标示，并附上日期。请核对我们回传的时间表，如有任何时间与您的理解不同，请告诉我们。