Rancang pemindahan sebelum bermula. Senaraikan apa yang anda simpan dan siapa boleh mengaksesnya, salin semuanya ke tempat baharu, kemudian sahkan salinan dengan membandingkan bilangan fail dan membuka contoh. Simpan salinan lama sehingga anda mengesahkan yang baharu. Hadkan akses kepada folder sensitif, dan rekod di mana arkib kini berada dan siapa yang bertanggungjawab.
Menukar storan ialah masa yang baik untuk mengemas arkib, dan juga masa yang baik untuk kehilangan sesuatu. Fail mungkin tertinggal, akses mungkin disalin terlalu luas, dan tiada siapa ingat akaun mana menyimpan apa. Rancangan ringkas mencegah kebanyakan masalah ini.
Panduan ini sebahagian daripada panduan kami yang lebih luas tentang penghantaran, suntingan dan pemeliharaan foto acara.
Apa yang patut disenaraikan sebelum bermula?
Buat inventori ringkas. Untuk setiap acara, catat nama folder, bilangan fail, jumlah saiz dan siapa yang menghantarnya. Ini juga masa yang baik untuk merekod di mana fail asal berada dan sama ada salinan kedua wujud.
Kemudian senaraikan siapa yang mempunyai akses hari ini. Sertakan ahli jawatankuasa, bekas kakitangan dan sesiapa yang menerima pautan kongsi. Anda mungkin menemui akses yang tiada siapa ingat telah diberikan. Perancang arkib gambar kami memberi jadual untuk kedua-dua senarai.
Bagaimana merancang akses di tempat baharu?
Akses ialah tempat pemindahan boleh tersilap secara senyap. Peraturan paling mudah ialah orang patut mempunyai hanya akses yang diperlukan oleh tugas mereka.
| Peranan | Akses biasa | Nota |
|---|---|---|
| Pemilik arkib | Kawalan penuh | Namakan pemilik sandaran |
| Ketua acara | Lihat dan muat turun acara mereka | Tiada hak memadam |
| Komunikasi | Lihat folder terpilih | Folder sensitif dikecualikan |
| Penerima luar | Pautan bertempoh | Semak dengan kerap |
Untuk folder yang melibatkan kanak-kanak, kesihatan, tempat berkaitan agama atau majlis sulit, hadkan akses dengan lebih ketat dan rekod siapa yang meluluskannya. Akses galeri persendirian dan perkongsian seterusnya menerangkan risiko perkongsian yang lazim, dan pelan perkongsian foto dan privasi kami ialah lembaran kerja yang berguna.
Bagaimana menyalin dengan selamat?
Salin, jangan alihkan. Pengalihan memadam sumber semasa berjalan, yang berisiko jika pemindahan gagal. Salinan membiarkan fail lama di tempatnya sehingga anda mengesahkan yang baharu.
Kekalkan struktur folder dan nama fail tanpa perubahan semasa pemindahan, supaya inventori anda masih sepadan. Jika anda mahu menyusun semula, lakukannya selepas pengesahan, sebagai langkah berasingan. Untuk arkib yang sangat besar, pindahkan secara berperingkat dan semak setiap peringkat sebelum memulakan yang seterusnya.
Bagaimana mengesahkan arkib baharu?
Pengesahan mempunyai tiga lapisan:
- Bilangan. Bilangan fail dan folder sepadan dengan inventori anda.
- Saiz. Jumlah saiz hampir sama dengan yang asal. Jurang besar biasanya bermaksud fail hilang.
- Contoh. Buka imej dari awal, tengah dan akhir setiap acara, termasuk fail terbesar.
Jika anda mahu lebih kepastian untuk arkib penting, bandingkan senarai nama fail sebelum dan selepas. Menyemak kelengkapan muat turun sebelum galeri tamat tempoh menerangkan semakan yang sama untuk penghantaran baharu. Hanya apabila ketiga-tiga lapisan lulus, salinan lama boleh dianggap sebagai simpanan tambahan.
Contoh yang diterangkan
Sebagai contoh, bayangkan sebuah pusat komuniti yang memindahkan gambar acara selama enam tahun daripada akaun percuma ke perkhidmatan awan berbayar kerana pelan lama akan tamat. Terdapat 41 acara dan kira-kira 9,000 fail.
Pengurus membuat inventori, mendapati dua bekas sukarelawan masih mempunyai akses penuh, lalu mengeluarkan mereka. Beliau menyalin lima acara dahulu dan menyemaknya, kemudian memindahkan selebihnya secara kelompok sepanjang seminggu. Untuk folder program kanak-kanak, hanya dua orang boleh membukanya. Akaun lama dibiarkan tidak disentuh sebulan lagi sebelum beliau menutupnya. Nota ringkas di folder teratas menyatakan di mana arkib berada, siapa pemiliknya dan di mana sandarannya.
Apa yang patut direkod selepas itu?
Tulis rekod pendek: di mana arkib berada, siapa pemiliknya, siapa yang mempunyai akses, di mana sandaran berada dan tarikh pemindahan. Letakkannya di tempat lain selain arkib itu sendiri, supaya seseorang boleh menemuinya jika akaun tidak lagi dapat diakses.
Jika pemindahan dipaksa oleh akaun yang akan ditutup, lihat penghantaran foto apabila akaun penganjur akan ditutup. Untuk soalan yang lebih luas tentang berapa lama jurugambar menyimpan fail, lihat tamat tempoh galeri dan arkib jurugambar. Jika anda mengesyaki sesuatu hilang, fail acara yang mungkin hilang atau rosak menerangkan langkah seterusnya.
Bila salinan lama selamat dikeluarkan?
Tunggu sehingga arkib baharu telah digunakan seketika. Buka beberapa acara dari tempat baharu seminggu atau dua kemudian, dan semak pautan kongsi serta kebenaran masih berfungsi seperti dirancang. Hanya kemudian putuskan sama ada salinan lama masih diperlukan. Ramai kumpulan menyimpannya untuk tempoh tambahan sebagai simpanan, dan memadamnya apabila yakin tiada apa yang hilang dan pemilik baharu tahu di mana segala-galanya berada.
Senarai semak
- Senaraikan apa yang anda simpan: acara, folder, bilangan fail dan jumlah saiz.
- Senaraikan siapa yang mempunyai akses sekarang dan siapa patut mempunyainya kemudian.
- Salin, jangan alihkan, sehingga salinan baharu disahkan.
- Bandingkan bilangan dan saiz, kemudian buka contoh.
- Tetapkan tahap akses pada storan baharu.
- Rekod di mana arkib berada dan siapa yang bertanggungjawab.
Jika gambar itu datang daripada kami dan anda perlu mengesahkan apa yang dihantar, beritahu kami acara dan tarikhnya. Kami akan menunjukkan rekod penghantaran supaya anda boleh menyemak arkib anda berbandingnya.
Sahkan apa yang dihantar untuk acara kamiSoalan lazim
Bagaimana kami tahu tiada apa-apa hilang semasa pemindahan?
Bandingkan bilangan fail dan folder sebelum dan selepas, semak jumlah saiz, dan buka sebaran contoh daripada setiap folder. Untuk arkib penting, bandingkan nama fail dengan senarai yang dibuat sebelum pemindahan. Jangan padam salinan lama sehingga semua semakan lulus.
Patutkah kami memindahkan semuanya sekali gus?
Untuk arkib kecil, ya. Untuk yang besar, pindahkan secara berperingkat, seperti satu acara pada satu masa, dan sahkan setiap peringkat. Pemindahan berperingkat lebih mudah dipulihkan apabila sesuatu silap, dan mengelak muat naik panjang yang gagal separuh jalan.
Siapa yang patut mempunyai akses kepada storan baharu?
Hanya mereka yang memerlukannya, dan sebaiknya lebih daripada seorang supaya akses tidak bergantung pada satu akaun. Beri setiap orang tahap terendah yang sesuai dengan tugasnya. Folder sensitif, seperti yang melibatkan kanak-kanak, mungkin memerlukan had yang lebih ketat.
Bagaimana jika penyedia lama akan menutup akaun tidak lama lagi?
Mulakan serta-merta dan utamakan acara yang paling penting. Semak berapa lama anda ada untuk memuat turun, dan sama ada penyedia menawarkan alat eksport. Panduan kami tentang penghantaran apabila akaun penganjur akan ditutup menerangkan serah terima dengan lebih terperinci.
Perlukah kami memberitahu jurugambar bahawa kami telah berpindah?
Biasanya tidak, tetapi jika anda mempunyai susunan berterusan atau tempoh sokongan, beritahu mereka ke mana hendak menghantar fail yang dibetulkan. Kemas kini butiran hubungan dan rujukan penghantaran anda supaya fail akan datang sampai ke tempat yang betul.
Sahkan apa yang dihantar untuk acara kami
Jika gambar itu datang daripada kami dan anda perlu mengesahkan apa yang dihantar, beritahu kami acara dan tarikhnya. Kami akan menunjukkan rekod penghantaran supaya anda boleh menyemak arkib anda berbandingnya.
Apa berlaku seterusnya: Anda hantar butiran majlis melalui WhatsApp. Pasukan kami membaca ringkasan itu, bertanya maklumat yang belum ada, kemudian mengesahkan secara bertulis sama ada tarikh, lokasi dan liputan boleh ditempah, bersama sebut harga. Membuka WhatsApp tidak menghantar apa-apa, dan mesej belum menjadi tempahan sehingga kedua-dua pihak mengesahkannya.
Kali terakhir disemak: