更换储存服务时，如何迁移活动照片存档

更换储存是整理存档的好时机，也是容易弄丢东西的时机。文件可能被遗漏，查看权限可能被复制得过于宽松，也可能没有人记得哪个账户里有什么。一份简短的计划，可以避免大部分问题。

本指南属于我们的活动照片交付、修图与保存总指南。

开始之前该列出什么？

做一份简短的清单。每场活动，记下文件夹名称、文件数量、总大小，以及是谁交付的。这时也可以记下原件放在哪里，有没有第二份副本。

然后列出现在谁有查看权。包括委员、已离职的职员，以及收到共享链接的人。您可能发现一些没人记得授权的查看。我们的照片存档规划器为这两份清单提供了表格。

新的地方，查看权限怎么规划？

迁移时，查看权限最容易悄悄出错。最简单的原则是，每个人只拥有完成工作所需的权限。

角色	一般的查看权限	备注
存档负责人	完全控制	指定一位后备负责人
活动负责人	查看并下载自己的活动	没有删除权限
传讯人员	查看选定的文件夹	不含敏感文件夹
外部收件人	有时限的链接	定期检查

涉及孩子、健康、宗教场所或保密聚会的文件夹，请进一步限制查看权限，并记录由谁批准。私人相册的查看与再分享说明了常见的分享风险，我们的照片分享与隐私规划也是一份实用的工作表。

怎样安全地复制？

请复制，不要移动。移动会一边传输一边删除来源，传输失败时很危险。复制则会让旧文件留在原处，直到您核实了新的文件。

传输时请保持文件夹结构和文件名不变，这样您的清单才对得上。如果想重新整理，请在核实之后，作为另一个步骤来做。存档很大时，分阶段传输，并在开始下一阶段之前检查每一阶段。

怎样核实新的存档？

核实分三层：

1. **数量。**文件和文件夹的数量与您的清单相符。
2. **大小。**总大小与原来接近。差距大，通常表示有文件遗漏。
3. **抽样。**从每场活动的开头、中间和结尾打开图片，包括最大的文件。

如果重要的存档需要更大的把握，可以比对迁移前后的文件名清单。相册到期前，如何检查下载是否完整对新交付的照片做的是同样的检查。三层都通过之后，旧的一份才可以当作备用。

一个例子

假设一个社区中心要把六年的活动照片，从免费账户迁到付费的云端服务，因为旧的方案即将结束。一共 41 场活动，约 9,000 个文件。

经理先做了清单，发现有两位已离开的志愿者仍然拥有完全查看权，于是移除他们。她先复制五场活动并检查，然后用一个星期分批传输其余的。儿童活动的文件夹，只有两个人能打开。旧账户再保留一个月不动，之后才关闭。最上层的文件夹里有一段简短的说明，写明存档放在哪里、谁是负责人、备份在哪里。

之后应该记录什么？

写一份简短的记录：存档在哪里、谁是负责人、谁有查看权、备份放在哪里，以及迁移的日期。请把它放在存档之外的地方，万一账户无法使用，仍然有人找得到。

如果迁移是因为账户即将关闭，请看主办人账户即将关闭时的照片交付。想知道摄影师会保留文件多久，请看相册到期与摄影师的存档。如果您怀疑有东西遗失，可能遗失或损坏的活动文件说明了接下来的步骤。

什么时候可以安心删除旧的一份？

请等新的存档使用一段时间之后。一两个星期后，从新的地方打开几场活动，检查共享链接和权限是否仍照计划运作。然后才决定是否还需要旧的一份。许多团体会再保留一段时间作为备用，等到确信没有遗漏、新的负责人也知道一切放在哪里，才删除。