Alihkan gambar ke tempat yang kekal sebelum akaun ditutup. Namakan seorang yang sah dan masih ada, minta jurugambar mengesahkan penerima baharu secara bertulis, dan muat turun serta sahkan set penuh. Jangan bergantung pada akaun kerja atau jawatankuasa untuk akses jangka panjang, dan rekod di mana arkib kini berada.
E-mel kerja, akaun sekolah dan peti mel jawatankuasa tidak kekal. Orang berhenti, tempoh tamat dan akaun ditutup. Jika gambar terikat pada akaun sebegitu, akses boleh hilang bersamanya, kadang-kadang tanpa amaran.
Panduan ini sebahagian daripada panduan kami yang lebih luas tentang penghantaran, suntingan dan pemeliharaan foto acara.
Mengapa ini satu risiko?
Penghantaran sering dialamatkan kepada e-mel seorang. Pautan galeri, halaman muat turun dan mesej pemberitahuan semuanya pergi ke situ. Apabila akaun itu ditutup, pautan mungkin berhenti berfungsi, pemberitahuan mungkin dipantulkan, dan tiada siapa dapat membuktikan siapa menerima apa.
Risikonya paling besar apabila orang yang menganjurkan acara telah berhenti. Gambar mungkin masih wujud, tetapi jalan untuk mencapainya telah hilang. Sedikit perancangan sekarang memastikan penghantaran selamat.
Siapa yang patut menerima gambar sekarang?
Pilih seseorang yang masih ada setahun lagi, dan mempunyai kuasa untuk memegang gambar bagi pihak kumpulan. Dalam syarikat, ini mungkin ketua jabatan atau pegawai rekod. Dalam jawatankuasa, mungkin setiausaha atau pengganti dalam jawatan. Dalam keluarga, mungkin saudara yang dipercayai.
Elakkan menamakan akaun peribadi tanpa menyemak bahawa organisasi bersetuju. Gambar sekolah, syarikat atau acara komuniti mungkin mempunyai peraturan tentang di mana ia disimpan dan siapa boleh memegangnya. Jika penghubung utama anda tidak dapat dihubungi, melantik penghubung sandaran apabila penganjur utama tidak dapat dihubungi menerangkan prinsipnya.
Apa yang patut diberitahu kepada jurugambar?
Tulis mesej pendek dengan lima perkara.
- Acara dan tarikhnya, supaya penghantaran yang betul ditemui.
- Penerima lama dan tarikh akaun akan ditutup.
- Penerima baharu dan peranannya.
- Pengesahan bahawa penerima baharu diberi kuasa.
- Apa yang anda mahu: pautan dihantar semula, penghantaran dialamatkan semula atau salinan nota.
Minta balasan secara bertulis. Kami mengesahkan apa yang boleh dihantar semula atau dialamatkan semula di bawah perjanjian anda, dan kami tidak menganggap setiap penghantaran boleh diubah. Jika anda telah kehilangan akses kepada e-mel yang digunakan untuk penghantaran, pelanggan kehilangan akses kepada alamat e-mel yang digunakan untuk penghantaran galeri merangkumi kes itu.
Bagaimana melindungi fail itu sendiri?
Jangan biarkan fail dalam galeri dan berharap pautan bertahan. Muat turun set penuh, sahkan dan simpan bersama pemilik baharu. Langkahnya sama seperti mana-mana penghantaran baharu: bandingkan bilangan, buka contoh dan simpan salinan kedua. Menyemak kelengkapan muat turun sebelum galeri tamat tempoh menerangkannya.
Kemudian serahkan dokumen. Sebut harga, pengesahan dan nota penghantaran menunjukkan apa yang disepakati, siapa yang menugaskan kerja dan apa kegunaan yang dibenarkan. Tanpanya, pemilik baharu mungkin tidak tahu had penggunaan.
Contoh yang diterangkan
Sebagai contoh, bayangkan sebuah jabatan yang mengadakan malam anugerah kakitangan. Penyelaras yang menempah jurugambar akan berhenti pada akhir bulan, dan e-mel kerjanya akan ditutup bersamanya. Pautan galeri berada dalam peti masuknya.
Beliau meminta pengurusnya menamakan pengganti, dan pengurus menamakan pegawai komunikasi baharu. Penyelaras menulis kepada jurugambar dengan butiran dan meminta pengesahan penerima baharu. Beliau memuat turun dan mengesahkan set penuh, menyimpannya dalam pemacu kongsi jabatan, dan menyerahkan sebut harga serta nota. Pada hari terakhirnya, pemacu kongsi menyimpan segala-galanya, dan pegawai baharu tahu di mana hendak mencari.
Bagaimana jika masa sangat suntuk?
Utamakan. Muat turun acara paling penting dahulu, dan sahkan apa yang boleh. Beritahu jurugambar tarikhnya dan tanya apa yang mungkin. Tamat tempoh galeri dan arkib jurugambar menerangkan mengapa pautan dan arkib berbeza, dan mengapa anda tidak patut menganggap pautan akan kekal.
Setelah serah terima selesai, gunakan perancang arkib gambar kami untuk merekod di mana fail berada, dan pelan perkongsian foto dan privasi untuk mencatat siapa boleh melihatnya. Jika anda juga menukar penyedia storan, memindahkan arkib foto acara apabila bertukar penyedia storan akan membantu.
Senarai semak
- Cari tarikh akaun akan ditutup.
- Namakan penerima kekal yang sah secara bertulis.
- Beritahu jurugambar dan minta pengesahan bertulis.
- Muat turun set penuh dan sahkannya.
- Serahkan fail dan dokumen perjanjian kepada pemilik baharu.
- Rekod di mana arkib kini berada.
Jika anda berada dalam keadaan ini, beritahu kami acara, tarikh dan siapa yang kini patut menerima penghantaran. Kami akan mengesahkan apa yang boleh dihantar semula atau dialamatkan semula di bawah perjanjian anda.
Beritahu kami siapa patut menerima gambarSoalan lazim
Siapa yang boleh kami namakan sebagai penerima baharu?
Seseorang yang mempunyai peranan dan kuasa yang kekal, seperti pegawai lain, pengganti dalam jawatan atau orang yang dipercayai dan disepakati kumpulan. Elakkan menamakan akaun peribadi tanpa persetujuan organisasi. Jurugambar akan mahukan arahan bertulis daripada orang yang berkuasa.
Adakah kami memerlukan kebenaran jurugambar untuk menukar penerima?
Penghantaran dibuat di bawah perjanjian anda, jadi beritahu jurugambar dan minta pengesahan bertulis. Jangan sekadar memajukan pautan, kerana akses mungkin dikaitkan dengan penerima asal. Arahan yang jelas mengelak kekeliruan kemudian.
Bagaimana jika akaun ditutup sebelum kami selesai?
Beritahu jurugambar serta-merta. Pilihan bergantung pada perjanjian dan apa yang disimpan, jadi kami tidak dapat berjanji secara am. Bertindak sebelum penutupan memberi paling banyak pilihan, jadi mulakan serah terima sebaik sahaja anda tahu.
Patutkah kami memajukan pautan galeri ke e-mel peribadi?
Fikir dengan teliti. Pautan yang dimajukan boleh mendedahkan galeri kepada orang lain, dan ia mungkin tidak bertahan selepas perubahan. Jika boleh, muat turun fail dan serahkan set yang disahkan kepada pemilik baharu. Panduan kami tentang akses galeri persendirian menerangkan risiko perkongsian.
Bagaimana kami membuktikan siapa pemilik gambar?
Simpan sebut harga, pengesahan tempahan dan nota penghantaran bersama. Ia menunjukkan siapa yang menugaskan kerja dan apa yang disepakati. Serahkan semuanya kepada pemilik baharu bersama fail.
Beritahu kami siapa patut menerima gambar
Jika anda berada dalam keadaan ini, beritahu kami acara, tarikh dan siapa yang kini patut menerima penghantaran. Kami akan mengesahkan apa yang boleh dihantar semula atau dialamatkan semula di bawah perjanjian anda.
Apa berlaku seterusnya: Anda hantar butiran majlis melalui WhatsApp. Pasukan kami membaca ringkasan itu, bertanya maklumat yang belum ada, kemudian mengesahkan secara bertulis sama ada tarikh, lokasi dan liputan boleh ditempah, bersama sebut harga. Membuka WhatsApp tidak menghantar apa-apa, dan mesej belum menjadi tempahan sehingga kedua-dua pihak mengesahkannya.
Kali terakhir disemak: