Kekosongan dalam kalendar hanya menunjukkan tiada orang lain menempah tarikh itu. Ia tidak menunjukkan bahawa perjalanan berjaya. Sebelum mengiklankan atau menawarkan tarikh, semak tempat acara yang tepat, waktu aturcara, laluan krew, ruang masa ketibaan dan perjalanan pulang. Jika mana-mana bahagian belum disahkan, nyatakan ia tertakluk kepada semakan.
Tarikh yang kosong mudah dilihat. Tugasan yang boleh dilaksanakan lebih sukar. Yang pertama ialah fakta tentang diari. Yang kedua ialah fakta tentang perjalanan, tempat acara dan aturcara. Mengelirukan kedua-duanya ialah cara tarikh diiklankan, diterima dan kemudian disesali.
Halaman ini sebahagian daripada panduan liputan dan perancangan luar kawasan. Ia berguna untuk tuan rumah yang mahu mengumumkan tarikh, dan sesiapa yang mengiklankan ketersediaan.
Apa yang ditunjukkan oleh kekosongan dalam kalendar
Ia menunjukkan tiada tempahan lain pada hari itu. Ia tidak menunjukkan:
- sama ada krew boleh sampai ke tempat acara tepat pada masanya;
- sama ada detik utama pertama dapat dilindungi;
- sama ada krew boleh pulang dengan selamat;
- sama ada orang yang anda perlukan bebas untuk keseluruhan perjalanan, termasuk perjalanan itu sendiri.
Setiap satu mesti disemak untuk tempat acara dan aturcara yang sebenar.
Semakan kebolehlaksanaan dalam lima langkah
- Tetapkan tempat acara. Gunakan alamat tepat dan pin peta. Lihat mengesahkan tempat acara yang tepat sebelum meminta sebut harga.
- Tetapkan detik pertama. Cari titik paling awal yang tidak boleh terlepas.
- Jejaki laluan. Semak setiap bahagian dan siapa mengaturnya. Baca pemindahan dari lapangan terbang ke tempat acara dan tanggungjawab perjalanan terakhir.
- Tambah ruang masa. Ambil kira tarikhnya. Lihat kekangan perjalanan pada tarikh sibuk dan ruang masa ketibaan.
- Semak perjalanan pulang. Pertimbangkan hari bekerja krew dan sama ada bermalam diperlukan. Lihat hari perjalanan dan masa tanpa fotografi.
Jika kesemua lima langkah berjaya, tarikh boleh ditawarkan. Jika satu gagal, pelan sering boleh diubah suai, dan lebih baik mengetahuinya awal.
Tiga keputusan
| Keputusan | Maksudnya | Apa yang perlu dinyatakan |
|---|---|---|
| Boleh dilaksanakan | Kesemua lima langkah berjaya | Tarikh boleh ditawarkan, secara bertulis |
| Boleh dengan perubahan | Ketibaan lebih awal, krew kedua atau permulaan berbeza diperlukan | Terangkan perubahan dan kesannya |
| Tidak boleh | Satu langkah tidak dapat dijayakan | Nyatakan, dan cadangkan alternatif |
Satu contoh
Contohnya, bayangkan seorang penganjur yang merancang mengumumkan acara hari pengasas pada tarikh hujung minggu, dengan ucapan pertama pada pukul 9 pagi, di tempat acara yang memerlukan penerbangan dan pemindahan. Tarikh itu kelihatan kosong. Semakan kebolehlaksanaan menunjukkan bahawa satu-satunya ketibaan yang boleh diterima ialah petang sebelumnya, yang memerlukan penginapan. Penganjur memutuskan sama ada memasukkan penginapan, mengalihkan waktu mula atau memilih tarikh lain. Pengumuman menyatakan "fotografi tertakluk kepada pengesahan" sehingga sebut harga bertulis diterima.
Apa yang perlu dinyatakan kepada umum
Apabila anda mengumumkan tarikh, elakkan bahasa yang kedengaran lebih pasti daripada pelan. Frasa seperti "fotografi disahkan" hanya digunakan apabila tempahan disahkan secara bertulis. Sehingga itu, "fotografi sedang diatur" adalah jujur dan mencukupi. Lihat apa yang menjadikan tempahan fotografi disahkan untuk perbezaannya.
Untuk penyedia
Sesiapa yang mengiklankan ketersediaan untuk tarikh yang jauh patut menyemak kebolehlaksanaan dahulu. Tarikh yang ditunjukkan tersedia tetapi tidak dapat dicapai ialah janji yang tidak dapat ditepati. Kami tidak menyatakan ketersediaan untuk sesuatu tarikh sebelum menyemaknya dengan tempat acara dan aturcara.
Sebab biasa tarikh kosong gagal
Beberapa corak sering berulang. Tempat acara ternyata lebih jauh daripada yang dicadangkan oleh nama bandar. Ucapan pertama lebih awal daripada waktu mula biasa. Satu-satunya laluan berpatutan meninggalkan satu sambungan tanpa ruang. Perjalanan pulang berlangsung sepanjang malam. Orang yang anda mahukan tersedia pada hari itu tetapi tidak pada hari sebelumnya. Tiada satu pun daripada ini kelihatan dalam diari, dan setiap satu mudah dikesan dalam semakan ringkas.
Gunakan lembaran kerja
Perancang jam liputan dan lembaran kerja kos fotografi luar kawasan kami membantu anda menyenaraikan blok dan andaian. Senarai semak fotografi tempat majlis kami merangkumi apa yang perlu ditanya kepada pihak tempat acara.
Apa yang kami sahkan secara bertulis
Kami mengesahkan tarikh, tempat acara, krew, jam dan hasil serahan, bersama andaian perjalanan yang telah kami semak. Jika mana-mana langkah semakan kebolehlaksanaan masih terbuka, kami menyatakannya, dan kami tidak menggambarkan tarikh itu sebagai disahkan sehingga ia benar-benar disahkan.
Soalan untuk disediakan
- Apakah tempat acara yang tepat, dan bilakah detik utama pertama?
- Bagaimana krew pergi dan pulang?
- Siapa yang bebas untuk keseluruhan perjalanan?
- Apa yang akan anda katakan kepada umum sehingga tarikh disahkan?
Senarai semak
- Sahkan tempat acara yang tepat dan waktu aturcara.
- Kenal pasti detik pertama yang mesti dirakam.
- Semak laluan, waktu ketibaan dan ruang masa.
- Semak perjalanan pulang dan hari bekerja krew.
- Semak siapa yang tersedia untuk hadir.
- Nyatakan tarikh sebagai tertakluk kepada pengesahan sehingga ditulis.
- Tulis apa yang masih belum disemak.
Hantarkan tempat acara, tarikh dan aturcara, dan kami akan memberitahu secara bertulis sama ada tarikh itu boleh ditawarkan dan apa yang masih perlu disemak.
Semak tarikh sebelum kami mengumumkannyaSoalan lazim
Mengapa tarikh kosong tidak mencukupi?
Kerana tugasan merangkumi perjalanan ke sana, bersedia dan pulang. Tarikh yang kosong dalam diari mungkin memerlukan satu malam sebelum atau selepas, pemanduan jauh atau penerbangan. Kebolehlaksanaan melibatkan keseluruhan perjalanan.
Apa yang patut disemak dahulu?
Tempat acara yang tepat dan detik utama pertama. Kedua-duanya menentukan ketibaan paling lewat yang selamat. Kemudian semak laluan, perjalanan pulang dan krew yang tersedia. Panduan kami tentang mengesahkan tempat acara yang tepat menerangkan langkah pertama.
Bolehkah kami mengumumkan tarikh sebagai tersedia dan mengesahkannya kemudian?
Lebih selamat untuk menyatakan 'tertakluk kepada pengesahan'. Tarikh hanya disahkan apabila ia ditulis. Mengumumkan terlalu awal boleh mencipta jangkaan yang tidak dapat dipenuhi. Lihat panduan kami tentang penahanan tarikh dan semakan ketersediaan.
Apa yang berlaku jika semakan menunjukkan tarikh itu tidak berjaya?
Lebih baik tahu awal. Pilihannya termasuk waktu mula yang berbeza, ketibaan lebih awal, krew kedua atau tarikh lain. Kami menerangkan pilihan dan membiarkan anda memutuskan.
Semak tarikh sebelum kami mengumumkannya
Hantarkan tempat acara, tarikh dan aturcara, dan kami akan memberitahu secara bertulis sama ada tarikh itu boleh ditawarkan dan apa yang masih perlu disemak.
Apa berlaku seterusnya: Anda hantar butiran majlis melalui WhatsApp. Pasukan kami membaca ringkasan itu, bertanya maklumat yang belum ada, kemudian mengesahkan secara bertulis sama ada tarikh, lokasi dan liputan boleh ditempah, bersama sebut harga. Membuka WhatsApp tidak menghantar apa-apa, dan mesej belum menjadi tempahan sehingga kedua-dua pihak mengesahkannya.
Kali terakhir disemak: