主办人账户即将关闭时的照片交付

工作电邮、学校账户和委员会信箱都不是永久的。人会离职，任期会结束，账户会被关闭。如果照片绑定在这样的账户上，查看权可能随之消失，有时事先毫无警告。

本指南属于我们的活动照片交付、修图与保存总指南。

为什么这是个风险？

交付通常寄到某一个人的电邮。相册链接、下载页面和通知讯息，全都送到那里。账户一关闭，链接可能失效，通知会被退回，也可能没有人能证明谁收到了什么。

当筹办活动的人已经离开时，风险最大。照片也许还在，但通往它们的路没有了。现在稍作计划，就能保住这份交付。

现在应该由谁接收照片？

请选一个一年后仍会在的人，并且有权为团体保管这些照片。在公司里，可能是部门主管或档案管理人员。在委员会里，可能是秘书或职位的继任者。在家庭里，可能是一位可信任的亲戚。

没有确认机构同意之前，请避免指定个人账户。学校、公司或社区活动的照片，对存放的地方和保管的人，可能有规定。如果主要联络人无法联络，主办人无法联络时指定后备联络人说明了其中的原则。

该告诉摄影师什么？

请写一则简短的讯息，包含五项内容。

1. 活动和日期，好让对方找到对的交付。
2. 原来的接收人，以及账户关闭的日期。
3. 新的接收人及其职务。
4. 新的接收人已获授权的确认。
5. 您的要求：重新发送链接、更改交付的收件人，或提供一份交付说明的副本。

请要求以书面回复。我们会确认在您的协议下，哪些可以重新发送或更改收件人，也不假设每一项交付都能更改。如果您已经无法使用交付时的电邮，客户无法使用接收相册的电邮地址涵盖了这种情况。

怎样保住文件本身？

不要把文件留在相册里，指望链接会一直有效。请下载整组照片、核实，并交给新的负责人保管。步骤与任何新的交付一样：比对数量、抽样打开、再做一份副本。相册到期前，如何检查下载是否完整说明了这些步骤。

然后把相关文书一并交接。报价单、确认函和交付说明，显示了约定的内容、委托的人，以及允许的用途。没有这些，新的负责人可能不知道使用上的限制。

一个例子

假设一个部门举办员工颁奖晚宴。预订摄影师的协调员月底就要离职，她的工作电邮也将随之关闭。相册链接就在她的收件箱里。

她请经理指定一位继任者，经理指定了新的传讯专员。协调员写信给摄影师，附上详细资料，请对方确认新的接收人。她下载并核实整组照片，存进部门的共享硬盘，并把报价单和说明交接出去。她离职的那一天，共享硬盘里已经有全部内容，新的专员也知道去哪里找。

如果时间非常紧迫呢？

请分轻重缓急。先下载最重要的活动，并核实能核实的部分。把日期告诉摄影师，询问有什么办法。相册到期与摄影师的存档说明了为什么链接与存档是两回事，也说明了为什么不该假设链接会一直有效。

交接完成后，请用我们的照片存档规划器记录文件放在哪里，并用照片分享与隐私规划记下谁可以看。如果您同时也在更换储存服务，更换储存服务时，如何迁移活动照片存档会有帮助。