Menyimpan rekod sekatan penggunaan imej yang disepakati

Sekatan tentang penggunaan gambar disepakati dalam pelbagai bentuk: panggilan telefon, mesej, satu baris dalam sebut harga, nota daripada tempat acara. Seminggu selepas majlis, tiada siapa ingat yang mana satu terpakai. Rekod yang ringkas dan mudah diakses menukar janji yang bertaburan kepada sesuatu yang boleh diikuti pasukan.

Halaman ini sebahagian daripada panduan kami tentang privasi dan penggunaan imej dalam fotografi majlis.

Apakah yang dikira sebagai sekatan?

Sekatan ialah apa-apa had ke atas rakaman, perkongsian atau penerbitan. Contoh biasa termasuk:

• Tetamu atau kumpulan yang tidak boleh diterbitkan
• Nama yang tidak boleh muncul dalam kapsyen
• Sesi atau bilik di mana fotografi tidak dibenarkan
• Tarikh sebelum mana tiada imej boleh dikeluarkan
• Penggunaan yang dikecualikan, seperti pengiklanan
• Penerima yang tidak patut menerima fail

Ini datang daripada beberapa sumber: penganjur, tetamu individu, tempat acara, penaja dan terma kontrak. Halaman kami tentang kebenaran tempat, kebenaran peserta dan terma jurugambar menerangkan mengapa sumber-sumber ini berbeza dan mungkin semuanya terpakai serentak.

Apa yang rekod patut mengandungi?

Pastikan setiap entri ringkas dan jelas.

Perkara	Apa yang perlu ditulis
Sekatan	Satu ayat dalam perkataan mudah
Sumber	Siapa yang meminta: penganjur, tetamu, tempat, penaja
Skop	Imej, orang, sesi atau penggunaan mana
Masa	Bila ia bermula dan bila ia berakhir
Pelulus	Siapa yang memutuskan sama ada imej dikeluarkan
Tarikh disepakati	Bila dan bagaimana ia disahkan

Jadual atau senarai pendek sudah cukup. Tujuannya ialah orang yang tidak hadir di mesyuarat perancangan boleh membaca rekod dan bertindak dengan betul.

Kaitkan dengan kerja

Rekod yang disimpan terpisah daripada kerja mudah diabaikan. Kaitkan dengan tugasan supaya sesiapa yang membuka tempahan nampak sekatannya. Kaitkan juga dengan pilihan gambar yang diluluskan, supaya imej yang dikeluarkan disemak berbanding rekod. Ini selari dengan pendekatan dalam halaman kami tentang embargo dan gambar yang dihadkan, di mana masa menjadi sebahagian rekod.

Pendekatan mudah: folder tempahan mengandungi sebut harga, ringkasan tugas dan rekod sekatan. Folder pilihan yang diluluskan mengandungi nota ringkas yang menyatakan pilihan telah disemak berbanding rekod, oleh siapa dan pada tarikh bila.

Hadkan maklumat peribadi kepada minimum

Rekod tentang orang yang meminta untuk tidak diterbitkan boleh mendedahkan siapa mereka. Elakkan mengumpul lebih daripada yang anda perlukan. Gunakan penerangan jika boleh, seperti nombor meja atau sesi. Jika anda mesti menyimpan nama, hadkan akses dan padamkannya apabila tidak lagi diperlukan.

Panduan kami tentang mengenal pasti orang penting tanpa mengumpul data tetamu yang tidak perlu menerangkan prinsip yang sama dari sisi jurugambar. Lebih sedikit nama bermakna lebih sedikit untuk dilindungi dan lebih sedikit untuk hilang.

Contoh yang diolah

Sebagai contoh, sebuah kolej mengadakan majlis biasiswa. Tiga sekatan disepakati. Dua penerima boleh muncul dalam gambar berkumpulan tetapi tidak dinamakan. Seorang penderma meminta tiada imej diterbitkan sebelum siaran akhbar kolej. Tempat acara tidak membenarkan denyar semasa segmen doa.

Pegawai komunikasi mencipta rekod satu muka surat dengan setiap sekatan, sumber, skop dan pelulus. Dua penerima disenaraikan mengikut baris tempat duduk dan bukan nama. Jurugambar menerima bahagian untuk hari majlis: tiada denyar semasa segmen dan di mana dua penerima duduk. Selepas majlis, pegawai menyemak pilihan berbanding rekod, mencatat tarikh dan merekod bahawa siaran akhbar telah dikeluarkan. Tiga bulan kemudian, rekod disemak dan entri penerima dipadam.

Siapa yang patut memegang rekod?

Seorang patut memilikinya. Biasanya ini ialah orang rujukan arahan atau penerbitan yang dinamakan dalam tempahan; lihat siapa yang boleh membenarkan arahan fotografi untuk tempahan berkumpulan. Orang lain memegang salinan bahagian yang mereka perlukan. Apabila sesuatu berubah, pemilik mengemas kini rekod dan memberitahu mereka yang memegang salinan.

Alat dan semakan

Pelan perkongsian foto dan privasi kami memberi struktur yang sedia digunakan, dan pembina notis fotografi untuk tetamu membantu menerangkan sekatan kepada tetamu. Apabila rekod melibatkan kewajipan undang-undang atau terma kontrak, penasihat yang bertauliah patut menyemak kata-katanya. Pada akhir projek, semak apa yang anda masih perlu simpan dan padamkan selebihnya.