记录已约定的图像使用限制

照片使用的限制，可能以各种形式约定：一通电话、一则讯息、报价单里的一行、场地的一张便条。活动结束一星期后，没人记得哪一条才算数。一份简短易查的记录，能把散落的承诺变成团队可以遵守的依据。

本页属于我们的活动摄影隐私与图像使用指南的一部分。

什么算是限制？

任何对拍摄、分享或发布的限定，都算限制。常见的例子包括：

• 不可发布的宾客或群体
• 不可出现在说明文字中的姓名
• 不准拍摄的环节或房间
• 在某个日期之前不可发布任何照片
• 排除的用途，例如广告
• 不应收到文件的对象

这些限制来自几个方面：主办方、个别宾客、场地、赞助商和合约条款。它们为什么不同、又可能同时适用，请看场地许可、参加者许可与摄影师条款。

记录里应该写什么？

每一项都要简短清楚。

项目	写什么
限制	用白话写一句话
来源	谁提出：主办方、宾客、场地、赞助商
范围	哪些照片、人物、环节或用途
时间	何时开始、何时结束
批准人	谁决定照片能否发布
约定日期	何时、以什么方式确认

一个表格或一份简短的清单就够了。目标是：没有出席规划会议的人，也能读懂记录并正确行事。

把它和工作连起来

与工作分开存放的记录，很容易被忽略。请把它与拍摄任务相连，让任何打开预订的人都看到限制。也要把它与已批准的挑选相连，让发布的照片对照记录检查。这和禁发期与限制发布的照片的做法一致，那里的时间安排也是记录的一部分。

简单的做法是：预订文件夹里放着报价单、简报和限制记录；已批准挑选的文件夹里，放一张简短的备注，写明这批挑选已对照记录检查，由谁检查、在哪一天。

个人资料只保留最少

一份关于不希望被发布的人的记录，本身就可能透露他们是谁。请避免收集多余的资料，尽量使用描述，例如桌号或环节。如果必须持有姓名，就限制谁能查看，不再需要时就删除。

不收集多余宾客资料也能认出重要人物从摄影师的角度说明了同一个原则：名字越少，需要保护的就越少，能丢失的也越少。

一个例子

假设某学院举办奖学金颁发典礼，约定了三项限制。两位奖学金得主可以出现在合照里，但不可具名。一位捐款的宾客要求在学院发布新闻稿之前，不要发布任何照片。场地不允许在祈祷环节使用闪光灯。

传讯主任建立一份一页的记录，写明每项限制的来源、范围和批准人。两位得主以座位排数标示，而不是姓名。摄影师拿到当天要用的部分：该环节不用闪光灯，以及两位得主坐在哪里。活动后，主任对照记录检查挑选的照片，注明日期，并记下新闻稿已经发出。三个月后，记录被检讨，得主的条目也被删除。

谁来持有这份记录？

应该由一个人负责。通常是预订中指定的指示联络人或发布联络人，见团体预订摄影，谁有权下达拍摄指示。其他人只持有自己需要的部分。有变化时，由负责人更新记录，并通知持有副本的人。

工具与审阅

您的照片分享与隐私规划提供了现成的架构，宾客拍摄通知撰写工具则帮您向宾客说明限制。如果记录涉及法律义务或合约条款，措辞应由合资格顾问审阅。项目结束时，检讨哪些还需要保留，其余的就删除。