Fotografi AGM patut merakam apa yang telah dibenarkan oleh organisasi, contohnya ketibaan ahli, ucapan pembukaan pengerusi dan jawatankuasa yang duduk di hadapan. Tetapkan lebih awal bila fotografi dijeda, seperti semasa undian atau perbincangan sensitif. Gambar hanyalah tambahan dan bukan pengganti minit serta dokumen tadbir urus lain, yang disediakan oleh organisasi melalui prosesnya sendiri.
Mesyuarat agung tahunan ialah majlis rasmi dengan agenda yang jelas, seorang pengerusi dan ahli yang hadir dalam kapasiti tertentu. Ia bukan persidangan, dan fotografi patut mencerminkannya. Tujuannya ialah rekod sederhana yang dibenarkan bagi satu perhimpunan yang mempunyai rekod rasminya yang tersendiri.
Halaman ini sebahagian daripada panduan kami tentang fotografi mesyuarat profesional dan acara persatuan. Untuk lembaga dan pemegang saham syarikat, lihat mesyuarat lembaga dan pemegang saham komersial.
Gambar bukan rekod rasmi
AGM didokumentasikan melalui proses organisasi sendiri: notis, agenda, minit dan kertas yang dibentangkan. Gambar boleh menyokong semua itu, tetapi tidak menggantikannya.
Keperluan undang-undang dan perlembagaan berbeza mengikut jenis organisasi dan apa yang ditetapkan oleh peraturannya. Kami tidak mentafsirkannya, dan kami tidak menasihati apa yang mesti direkodkan. Tanya setiausaha syarikat atau penasihat undang-undang anda apa yang terpakai kepada anda, dan beritahu kami jika mereka mempunyai arahan tentang fotografi. Bezakan antara apa yang dikehendaki undang-undang, apa yang dikehendaki perlembagaan atau kontrak anda, apa yang dikehendaki pihak tempat dan apa yang sekadar pilihan organisasi anda.
Apakah yang dibenarkan oleh organisasi?
Tanya jawatankuasa atau setiausaha detik mana yang boleh difotografi. Senarai yang berhati-hati mungkin merangkumi ahli yang tiba dan mendaftar, jawatankuasa yang duduk di hadapan, pengerusi membuka mesyuarat dan pandangan luas bilik.
Ia mungkin mengecualikan undian, perbincangan perkara sensitif dan sebarang saat apabila ahli bercakap tentang hal individu. Panduan kami tentang siapa yang meluluskan gambar untuk jawatankuasa persatuan melihat cara menyelesaikannya, dan rekod mesyuarat rasmi dan gambar profesional tidak rasmi menerangkan perbezaannya.
Penyertaan ahli
Ahli hadir untuk mengambil bahagian, bukan untuk dirakam. Sebutkan fotografi dalam notis mesyuarat atau di pendaftaran, dan beri ahli yang tidak mahu muncul satu pilihan mudah, seperti duduk di kawasan bertanda atau memberitahu meja pendaftaran.
Maklumkan jurugambar tentang mana-mana ahli yang telah meminta untuk tidak dirakam. Panduan kami tentang arahan penganjur dan pilihan individu tetamu merangkumi keseimbangan antara kehendak penganjur dengan kehendak individu.
Maklumat terhad
Kertas AGM mungkin termasuk penyata kewangan, cadangan dan resolusi yang belum dilihat oleh ahli secara terbuka. Slaid dan kertas bercetak di atas meja boleh dibaca dalam gambar.
Sepakati slaid atau kertas mana yang tidak boleh dirakam, dan arahkan jurugambar untuk membingkai dengan sewajarnya. Panduan kami tentang fotografi di sekitar slaid unjuran dan skrin sulit menerangkan langkah praktikalnya.
Contoh andaian
Sebagai contoh, bayangkan AGM untuk kira-kira lapan puluh ahli di bilik mesyuarat hotel, bermula pada 10 pagi. Jawatankuasa membenarkan gambar ketibaan, pembukaan dan meja jawatankuasa sehingga 10.30 pagi, serta gambar penutup jawatankuasa selepas mesyuarat. Fotografi dijeda semasa undian.
Jurugambar hadir pada setengah jam pertama, keluar semasa urusan rasmi berterusan dan kembali untuk gambar penutup. Ini sekadar ilustrasi; peraturan organisasi anda yang menentukan.
Menyimpan rekod arahan
Catat apa yang disepakati jawatankuasa tentang fotografi, termasuk siapa yang meluluskan, apa yang dikecualikan dan bagaimana bantahan dikendalikan. Panduan kami tentang menyimpan rekod sekatan penggunaan imej yang disepakati menerangkan mengapa ini membantu kemudian.
Jam, pasukan dan penghantaran
AGM biasanya memerlukan seorang jurugambar untuk tempoh yang terhad. Kami mengesahkan tarikh, tempat, pasukan, penghantaran dan sebut harga secara bertulis. Kami tidak menganggap perkara tambahan; tanyakan sama ada ia boleh disertakan untuk tarikh anda.
Soalan untuk diselesaikan sebelum hari majlis
Tanya setiausaha bagaimana ahli akan dimaklumkan tentang fotografi, siapa yang duduk berhampiran hadapan, dan sama ada proksi, tetamu atau pemerhati hadir. Putuskan siapa yang menyambut jurugambar dan siapa yang memberi isyarat jeda. Sepakati juga apa yang berlaku kepada gambar jika seorang ahli membantah kemudian. Jawapan yang ditulis sebelum mesyuarat melindungi jurugambar, jawatankuasa dan ahli, serta memastikan tumpuan kekal pada prosiding itu sendiri.
Jika mesyuarat berlarutan atau berpindah ke bilik kedua, beritahu jurugambar secepat mungkin. Tempoh yang dibenarkan terpakai kepada detik yang anda namakan, bukan sepanjang hari, dan jurugambar tidak akan berada di luar tempoh itu melainkan anda meminta secara bertulis. Ini memastikan rekod kekal kecil dan terkawal.
Senarai semak
- Sahkan dengan jawatankuasa atau setiausaha bahawa fotografi dibenarkan.
- Sebutkan fotografi dalam notis mesyuarat.
- Tandakan detik apabila fotografi dibenarkan dan apabila ia berhenti.
- Sediakan cara untuk ahli menolak daripada dirakam.
- Senaraikan slaid atau kertas yang tidak boleh muncul dalam gambar.
- Namakan orang yang meluluskan gambar untuk dilepaskan.
Hantarkan notis mesyuarat, tempat dan detik yang dibenarkan oleh jawatankuasa untuk difotografi. Kami akan mencadangkan liputan terhad dan mengesahkannya secara bertulis.
Rancang fotografi AGM kamiSoalan lazim
Adakah gambar dikira sebagai rekod mesyuarat?
Tidak. Minit dan dokumen berkanun atau perlembagaan organisasi ialah rekod rasmi, dan gambar paling banyak hanya menyokongnya. Sahkan dengan setiausaha syarikat atau penasihat undang-undang anda bagaimana organisasi anda menganggap rekod itu. Kami tidak mentafsir keperluan undang-undang.
Bolehkah fotografi dilakukan semasa undian?
Hanya jika pengerusi dan peraturan organisasi membenarkan. Banyak organisasi menghentikan fotografi semasa undian atau perbincangan sensitif. Sepakati perkara ini sebelum hari majlis, dan minta pengerusi memberi isyarat jeda. Kami mengikut arahan pengerusi pada hari itu.
Bagaimana jika sesetengah ahli membantah dirakam?
Kehendak mereka dipatuhi. Sebutkan fotografi dalam notis mesyuarat, sediakan kawasan tempat duduk atau pilihan daftar masuk untuk yang tidak mahu muncul, dan beritahu jurugambar. Panduan kami tentang arahan penganjur dan pilihan individu tetamu menerangkan cara mengimbanginya.
Siapa yang patut meluluskan gambar?
Organisasi yang memutuskan, selalunya setiausaha atau ketua komunikasi. Namakan seorang, dan sepakati bagaimana gambar disemak sebelum dilepaskan kepada ahli, dalam laporan tahunan atau di saluran sosial.
Rancang fotografi AGM kami
Hantarkan notis mesyuarat, tempat dan detik yang dibenarkan oleh jawatankuasa untuk difotografi. Kami akan mencadangkan liputan terhad dan mengesahkannya secara bertulis.
Apa berlaku seterusnya: Anda hantar butiran majlis melalui WhatsApp. Pasukan kami membaca ringkasan itu, bertanya maklumat yang belum ada, kemudian mengesahkan secara bertulis sama ada tarikh, lokasi dan liputan boleh ditempah, bersama sebut harga. Membuka WhatsApp tidak menghantar apa-apa, dan mesej belum menjadi tempahan sehingga kedua-dua pihak mengesahkannya.
Kali terakhir disemak: