Membayar gambar majlis daripada beberapa bajet jabatan

Organisasi besar sering mempunyai beberapa pihak yang berkepentingan terhadap majlis yang sama: komunikasi mahukan cerita, sumber manusia mahukan gambar budaya kerja, jualan mahukan detik bersama pelanggan, pentadbiran mahukan rekod. Masing-masing ada peruntukan bajet. Masing-masing mungkin merasakan fotografi itu sebahagiannya milik mereka.

Halaman ini sebahagian daripada panduan harga fotografi acara dan perancangan sebut harga kami. Fokusnya ialah berkongsi satu tempahan secara adil tanpa menggandakannya.

Mengapa satu skop lebih baik daripada beberapa

Apabila setiap jabatan mengupah jurugambar sendiri untuk majlis yang sama, masalah akan timbul. Dua jurugambar mungkin berdiri di tempat yang sama. Tetamu mungkin diminta bergaya dua kali. Arahan mungkin bercanggah. Jumlah kos sering meningkat tanpa liputan bertambah baik.

Satu tempahan mengelakkan perkara ini. Satu pasukan merancang hari itu, satu krew mengikut pelan, dan hasil serahan disusun mengikut siapa memerlukan apa. Kos kemudian dibahagi di atas kertas, bukan pada hari majlis.

Siapa patut menyelaras?

Lantik seorang sebagai pegawai perhubungan pembekal bagi seluruh tempahan. Orang ini mengumpul permintaan, menyelesaikan percanggahan antara jabatan dan meluluskan perubahan. Tanpa seorang, pembekal menerima beberapa versi arahan kerja dan terpaksa meneka yang mana diutamakan.

Perancang tanggungjawab fotografi acara kami membantu anda menetapkan peranan dengan jelas, dan pembina taklimat perolehan fotografi menyediakan struktur untuk mengumpul keperluan daripada ramai penyumbang.

Bagaimana mengumpul keperluan?

Minta setiap jabatan menjawab soalan ringkas yang sama: detik apa yang diperlukan, dalam bentuk apa, untuk kegunaan apa dan menjelang bila. Gabungkan jawapan menjadi satu arahan kerja. Jika dua jabatan mahukan perkara yang sama, satukan permintaan itu. Jika bercanggah, penyelaras memutuskan.

Jadual bersama sangat berguna.

Jabatan	Detik diperlukan	Format	Kegunaan	Tarikh akhir
Komunikasi	Penceramah, hadirin	Galeri disunting	Laman web, media sosial	Selepas majlis
Sumber manusia	Aktiviti pasukan	Imej terpilih	Buletin dalaman	Selepas majlis
Jualan	Interaksi pelanggan	Imej terpilih	Pembentangan	Sebelum suku tahun seterusnya
Pentadbiran	Rekod keseluruhan	Set penuh	Arkib	Selepas majlis

Jadual ini contoh andaian tentang bentuknya, bukan format yang ditetapkan.

Bagaimana kos boleh diagihkan?

Pembekal mengeluarkan invois untuk skop yang disepakati, dan organisasi anda memutuskan cara membahagikannya. Tiga pendekatan lazim, dan mungkin ada yang lain yang lebih sesuai dengan peraturan anda.

1. Bahagian sama rata. Mudah, walaupun mungkin terasa tidak adil jika penggunaan berbeza.
2. Bahagian mengikut penggunaan. Setiap jabatan membayar mengikut hasil serahan yang diambilnya.
3. Bahagian mengikut bajet. Setiap jabatan membayar mengikut nisbah saiz bajetnya.

Pilih satu bersama pasukan kewangan anda dan catat sebabnya. Lembaran kerja pembahagian kos fotografi kami membolehkan anda menguji setiap kaedah dengan angka anda sendiri.

Bagaimana dengan invois dan kelulusan?

Tanya pembekal lebih awal sama ada mereka boleh mengeluarkan satu invois atau beberapa. Satu invois dengan pengagihan dalaman biasanya paling mudah. Invois berasingan mungkin memerlukan butiran berasingan bagi setiap jabatan dan boleh menambah kerja pentadbiran.

Pasukan kewangan anda mungkin memerlukan butiran tertentu pada dokumen, seperti nama sah dan rujukan. Panduan invois, cukai dan jumlah sedia lulus kami membincangkan apa yang perlu disemak. Jika susunannya luar biasa, tanya bahagian kewangan apa yang mereka perlukan sebelum anda meminta sebut harga.

Contoh andaian

Sebagai contoh, bayangkan sebuah organisasi andaian yang mengadakan persidangan tahunan. Tiga jabatan masing-masing bercadang mengupah jurugambar. Pasukan acara mengetahuinya dan mencadangkan satu tempahan.

Penyelaras mengumpul keperluan, menyatukan permintaan yang bertindih dan menghantar satu arahan kerja. Pembekal mencadangkan liputan sepanjang hari dengan galeri terpilih, ditambah set kecil imej pelanggan utama untuk jualan. Sebut harga menyenaraikan hasil serahan mengikut jabatan. Bahagian kewangan membahagi kos mengikut penggunaan dan merekodkan pengagihan. Seorang jurugambar meliputi majlis, tetamu dirakam sekali sahaja dan setiap pasukan mendapat apa yang diminta.

Cara mengendalikan tambahan

Semasa proses berjalan, sesebuah jabatan mungkin menambah permintaan. Anggap setiap satu sebagai perubahan. Penyelaras merekodkannya, pembekal menghargakannya, jabatan yang meminta meluluskannya dan kos itu ditanggung jabatan tersebut. Panduan pratonton, pusingan pemilihan dan suntingan tambahan kami menerangkan bagaimana kerja tambahan dikendalikan selepas imej diserahkan.

Pertimbangkan juga bagaimana imej akan digunakan kemudian. Jabatan berbeza mungkin menggunakan gambar dengan cara berbeza, dan penggunaan yang dibenarkan patut merangkumi semuanya. Panduan menggunakan gambar majlis untuk perniagaan dan pelaporan kami menerangkan kes yang lazim.

Apabila kami menerima arahan kerja bersama, kami mengesahkan satu skop, menamakan hasil serahan bagi setiap jabatan dan menyatakan jumlah dalam satu sebut harga. Pasukan anda kemudian boleh membahaginya menggunakan kaedah yang telah disepakati.