多个部门共同分担活动摄影费用

大型机构往往有好几个单位对同一场活动有兴趣：传讯部要故事，人力资源部要企业文化的照片，业务部要客户互动的时刻，行政部要一份完整的记录。每个部门都有自己的预算，也各自觉得这些摄影有一部分属于自己。

这一页属于我们的活动摄影价格与报价规划指南，重点是怎样公平地分担一份委托，而不是把它变成好几份。

为什么一个范围比几个范围好？

如果每个部门为同一场活动各自请摄影师，问题就跟着来了：两位摄影师可能站在同一个位置，宾客可能被要求摆两次姿势，指示可能互相矛盾，总费用往往上升了，拍摄效果却没有变好。

只有一份委托就可以避免这些。一个团队规划整天的安排，一组人手按计划执行，交付成果则按谁需要什么来整理。费用在纸面上分摊，而不是在活动当天争论。

谁来协调？

请指定一个人，作为整份委托与供应商联络的窗口。这个人收集要求、化解部门之间的冲突并批准变更。没有这样的人，供应商会收到好几个版本的简报，只能猜哪一个才算数。

我们的摄影职责分工规划器可以帮您清楚分配角色，摄影采购需求书生成器则提供了向多位提供者收集需求的结构。

怎样收集需求？

请每个部门回答同样几个简短的问题：需要哪些时刻、以什么形式、用于什么用途、何时之前要。把答案合成一份简报。两个部门要的是同一样东西，就合并要求；彼此冲突的，由协调人决定。

用一张共用的表格效果不错。

部门	需要的时刻	形式	用途	期限
传讯部	讲者、观众	修图相册	网站、社交媒体	活动之后
人力资源部	团队活动	精选照片	内部通讯	活动之后
业务部	客户互动	精选照片	简报	下一季度之前
行政部	整体记录	完整一套	存档	活动之后

这张表只是一个假设的例子，说明大概的样子，并不是规定的格式。

费用怎样分摊？

供应商按约定的范围开发票，如何分摊则由贵机构决定。有三种常见做法，也可能有更符合您机构规定的做法。

1. 平均分担。简单，但如果各部门使用的程度不同，可能让人觉得不公平。
2. 按使用分担。各部门根据自己取用的交付成果付费。
3. 按预算分担。各部门按预算大小的比例付费。

请与财务部门选定一种，并记下原因。我们的摄影费用分摊工作表可以让您用自己的数字试算每一种方法。

发票与审批呢？

请及早问供应商，能开一张发票还是几张。一张发票再在内部分摊，通常最简单。分开开发票，每个部门可能需要另外的资料，行政工作也会增加。

贵公司的财务部门，可能要求文件上有特定的资料，例如公司的法定名称和参考编号。摄影发票、税项与可供审批的总额一文说明了需要核对的事项。如果安排比较特别，请在索取报价之前，先问财务部门需要什么。

一个假设的例子

假设一个机构举办周年大会，三个部门各自打算请摄影师。活动小组知道后，提议只做一份委托。

协调人收集各部门的需要，合并重叠的要求，发出一份简报。供应商建议整天的拍摄，交付一套精选相册，另外为业务部提供一小组重要客户的照片。报价单按部门列出交付成果。财务部门按使用情况分摊费用，并记录下来。结果是一位摄影师负责整场活动，宾客只被拍一次，每个团队也都得到了自己要的东西。

额外要求怎么处理

在过程中，某个部门可能会增加要求。请把每一项当作变更来处理：协调人记录，供应商报价，提出的部门批准，费用归到该部门。预留样片、挑选与追加修图的预算一文，说明了照片交付之后额外工作如何处理。

也请考虑照片日后怎么使用。不同部门使用照片的方式可能不同，许可的使用范围应该涵盖所有部门。活动照片用于业务与报告一文说明了常见的情形。

收到共用的简报后，我们会确认一个统一的范围，列明每个部门的交付成果，并在一份报价单中写明总额。贵团队再按照自己约定的方法分摊即可。