Menggunakan gambar acara untuk perniagaan dan pelaporan

Gambar acara jarang digunakan sekali sahaja. Set yang sama mungkin dihantar ke laman web, laporan tahunan, penaja, buletin dan papan kenyataan staf. Setiap kegunaan mempunyai khalayak dan risiko tersendiri. Panduan ini membantu anda menghubungkan kegunaan itu dengan taklimat yang anda beri kepada jurugambar.

Panduan ini merangkumi hasil perniagaan secara umum. Untuk gambar jenis acara tertentu, seperti fotografi sambutan syarikat dan majlis anugerah atau fotografi persidangan dan konvensyen, rujuk panduan acara berkenaan. Untuk soalan undang-undang tentang penerbitan, lihat privasi, kebenaran dan penggunaan gambar dalam fotografi acara.

Untuk apa sebenarnya kita memerlukan gambar?

Tuliskan hasil akhir sebelum anda menulis taklimat. Senarai pendek sudah memadai.

Hasil akhir	Khalayak biasa	Apa yang gambar mesti tunjukkan
Laman web syarikat	Pelanggan, pemohon kerja	Organisasi, orang dan kerja, dalam konteks
Laporan tahunan	Ahli, pengawal selia	Aktiviti sebenar, dengan kapsyen yang tepat
Kenyataan akhbar	Wartawan	Detik berita, dengan nama yang disemak
Laporan penaja	Penaja	Aktiviti dan keterlihatan yang disepakati
Buletin dalaman	Staf	Pengiktirafan dan pengalaman bersama

Perancang hasil fotografi korporat membolehkan anda membina senarai ini bersama tarikh akhir. Panduan kami tentang gambar untuk laman web syarikat dan laporan tahunan membincangkan dua hasil yang paling lazim dengan lebih mendalam.

Soalan kecil apa yang menyusul?

Setiap hasil akhir menimbulkan keputusan tersendiri. Panduan berikut membincangkannya.

• Apakah yang menjadikan gambar acara sesuai untuk kegunaan akhbar?
• Membina rekap acara yang berguna daripada galeri
• Gambar untuk komunikasi dalaman dan pengiktirafan pekerja
• Bukti penajaan yang mencerminkan apa yang berlaku di acara
• Pek gambar berbeza untuk media, penaja dan pasukan dalaman
• Menggunakan semula gambar acara selepas rekap awal

Gunakannya apabila anda menghadapi setiap soalan. Anda tidak perlu membaca semuanya.

Rangka keputusan dalam lima langkah

1. Namakan hasil akhir. Saluran, khalayak, tarikh akhir.
2. Namakan pihak yang meluluskan. Seorang bagi setiap hasil akhir, dan siapa yang membuat keputusan akhir jika mereka tidak sepakat.
3. Senaraikan subjek. Orang, aktiviti, kawasan dan detik yang diperlukan setiap hasil akhir. Tandakan yang tidak boleh muncul.
4. Tetapkan peraturan konteks. Siapa menyemak nama, jawatan dan kapsyen. Lihat kapsyen, kredit dan konteks acara yang tepat.
5. Sepakati rekod. Di mana kelulusan dan sekatan disimpan. Daftar penggunaan dan kelulusan gambar ialah satu pilihan.

Jika anda dapat menjawab kelima-lima ini, taklimat akan mudah ditulis, dan jurugambar tahu untuk apa liputan itu dibuat.

Contoh andaian

Sebagai contoh, sebuah syarikat menganjurkan persidangan ahli selama dua hari. Pemasaran mahukan gambar untuk laman web. Pasukan kewangan memerlukan set pendek untuk laporan tahunan. Penaja menjangkakan bukti sesinya. Sumber manusia mahukan gambar pengiktirafan untuk buletin staf.

Ketua komunikasi menyenaraikan keempat-empat hasil akhir dan tarikh akhir setiap satu. Set penaja dihadkan kepada sesi dan papan tanda penaja itu sahaja. Set sumber manusia tidak termasuk sesiapa yang meminta untuk tidak ditunjukkan. Jurugambar menerima satu taklimat yang menyenaraikan subjek bagi setiap hasil akhir, dan kelulusan direkodkan semasa gambar dipilih.

Siapa meluluskan apa?

Gambar melalui beberapa tangan. Pemasaran mungkin memilih, agensi mungkin menyunting, pihak pengurusan mungkin meluluskan dan pasukan undang-undang mungkin menyemak. Tanpa susunan yang jelas, orang yang paling pantas biasanya menang, dan pembetulan menyusul. Panduan kami tentang kelulusan gambar merentasi pemasaran, agensi dan pengurusan menerangkan cara mengelakkannya.

Untuk kegunaan segera pada hari yang sama, rancang aliran kerja berterusan lebih awal dengan perancang penghasilan foto bergulir semasa majlis. Pastikan kelulusan setimpal: catatan dalaman yang kecil tidak memerlukan rantaian kelulusan sama seperti laporan tahunan.

Undang-undang, kontrak, peraturan tempat dan dasar perniagaan

Keempat-empat lapisan ini sering dikelirukan.

• Undang-undang. Jabatan Perlindungan Data Peribadi menerangkan bahawa Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 terpakai kepada data peribadi yang diproses dalam urus niaga komersial. Sama ada dan bagaimana ia terpakai kepada kegunaan anda ialah soalan untuk penasihat undang-undang anda. Kami tidak memberi nasihat undang-undang.
• Kontrak. Sebut harga bertulis kami menetapkan siapa boleh menggunakan gambar dan untuk apa. MyIPO menyatakan bahawa perlindungan hak cipta wujud secara automatik apabila sesuatu karya dicipta, maka terma pemilikan dan lesen adalah penting. Lihat pemilikan hak cipta dan kebenaran menggunakan gambar acara.
• Peraturan tempat. Tempat acara mungkin menghadkan fotografi atau penerbitan gambar premisnya.
• Dasar perniagaan. Peraturan anda sendiri tentang gambar staf, penaja dan kelulusan ialah pilihan anda, dan ia patut ditulis.

Apa yang jurugambar boleh dan tidak boleh janjikan

Kami boleh mengesahkan subjek, jam dan langkah penyerahan yang akan kami liputi untuk tarikh anda, dan kami menulisnya secara bertulis. Kami tidak menjanjikan penglibatan, jualan atau apa-apa hasil lain daripada gambar. Anggaplah setiap gambar sebagai rekod acara, dan nilai hasilnya dengan ukuran anda sendiri.

Tanya kami sama ada sesuatu hasil akhir boleh disokong, seperti set media yang pantas atau pilihan khusus penaja. Kami mengesahkan secara bertulis apa yang boleh kami sertakan untuk tarikh anda.

Merancang hayat gambar selepas itu

Penggunaan tidak berakhir dengan rekap pertama. Gambar yang dipilih untuk laporan mungkin diperlukan lagi untuk pembentangan atau promosi edisi seterusnya. Perancang penggunaan gambar selepas majlis membantu anda menentukan lebih awal kegunaan kemudian yang berkemungkinan. Panduan kami tentang menggunakan semula gambar acara selepas rekap awal menerangkan apa yang perlu disemak semula apabila konteks berubah.

Format penyerahan, nama fail dan penyimpanan dibincangkan dalam penyerahan, penyuntingan dan pemeliharaan foto acara. Ingatlah perkara ini apabila menetapkan tarikh akhir, kerana penyerahan yang lewat atau tidak lengkap menjejaskan setiap hasil yang bergantung kepadanya.

Soalan untuk diselesaikan sebelum acara

• Hasil akhir mana yang penting dan mana yang pilihan?
• Siapa yang membuat keputusan akhir jika dua pihak yang meluluskan tidak sepakat?
• Adakah mana-mana orang, kawasan atau penaja dikecualikan daripada kegunaan tertentu?
• Apakah tarikh akhir yang paling awal, dan apa yang mesti ada pada masa itu?
• Siapa yang akan menyemak nama dan jawatan?
• Di mana kelulusan dan sekatan akan direkodkan?

Apabila soalan ini dijawab, hantarkannya bersama tarikh dan tempat anda melalui halaman pertanyaan kami. Kami akan membalas dengan soalan kami sendiri, kemudian mengesahkan liputan, hasil serahan dan laluan kelulusan secara bertulis.