Menetapkan skop fotografi sebelum pelanggan memilih ejen untuk acara

Cadangan ditulis dalam keadaan tidak pasti. Ejen tidak tahu sama ada ia akan memenangi acara itu, pelanggan mungkin masih memilih lokasi, dan aturcara masih draf. Namun pelanggan mahu melihat bahawa fotografi telah diuruskan. Jalan keluarnya ialah menjadi spesifik tentang pelan dan jujur tentang statusnya.

Halaman ini sebahagian daripada gambaran keseluruhan kami tentang tempahan fotografi untuk ejen dan acara berulang.

Pelan sementara bukan komisen

Komisen yang disahkan mempunyai tarikh, lokasi, krew yang ditugaskan, hasil serahan yang jelas dan sebut harga bertulis yang telah diterima oleh kedua-dua pihak. Pelan sementara mempunyai andaian sebagai ganti sebahagian daripadanya.

Kedua-duanya berguna. Bahayanya timbul apabila cadangan kelihatan seperti yang pertama sedangkan sebenarnya yang kedua. Jika pelanggan kemudian mendapati tiada apa-apa yang ditempah, kepercayaan terjejas. Nyatakan dalam cadangan apa yang telah disepakati dan apa yang belum.

Apa yang munasabah dinyatakan sebelum keputusan pelanggan?

Anda boleh menyatakan liputan yang anda syorkan, kerana itu nasihat. Anda boleh menghuraikan hasil serahan yang anda jangka akan atur, kerana ia boleh ditulis tanpa tarikh. Anda boleh menghuraikan proses semakan.

Berhati-hati dengan apa-apa yang bergantung pada ketersediaan penyedia atau fakta yang anda tidak ada. Contohnya jurugambar yang dinamakan, saiz krew tertentu pada tarikh tertentu, atau garis masa penghantaran. Jika anda mahu memasukkannya, tanya penyedia apa yang boleh disahkan sekarang dan dalam bentuk apa. Panduan kami tentang penahanan tarikh, tempahan sementara dan semakan ketersediaan menerangkan istilahnya.

Menulis andaian

Alat paling mudah ialah senarai ringkas andaian di sebelah pelan. Contohnya:

• Tarikh dan tempat acara seperti yang dicadangkan pada masa ini.
• Bilangan tetamu yang dijangka, atau satu julat.
• Aturcara mengikut draf aturcara.
• Jam liputan dari ketibaan hingga akhir aturcara utama.
• Hasil serahan seperti yang dihuraikan, dengan proses pemilihan yang akan disepakati.

Jika mana-mana andaian berubah, pelan disemak semula. Pembina taklimat perolehan fotografi ialah cara yang mudah untuk merekodkan perkara ini bagi pelanggan yang akan membandingkan pembekal.

Harga dan tempoh sah

Jika pelanggan menjangka satu angka, minta sebut harga sementara daripada penyedia dengan tempoh sah. Jelaskan dalam cadangan anda bahawa angka itu terpakai untuk andaian yang disenaraikan. Panduan kami tentang tempoh sah sebut harga fotografi ketika acara masih dalam kelulusan menerangkan cara menulis tarikhnya, dan panduan bersama tentang merancang bajet fotografi sebelum lokasi akhir diketahui membantu dengan julat jika lokasi masih terbuka.

Kami tidak memetik angka di halaman ini. Mana-mana sebut harga sementara daripada kami diberikan secara bertulis berdasarkan andaian yang anda beri.

Contoh andaian

Sebagai contoh, sebuah ejen ialah salah satu daripada tiga yang membentangkan cadangan untuk menganjurkan persidangan jualan serantau bagi 300 orang. Pelanggan akan membuat keputusan dalam tiga minggu, dan tarikh yang mungkin ialah dua minggu selepas itu.

Bahagian fotografi dalam cadangan ejen menyenaraikan detik yang akan diliputi, mencadangkan dua jurugambar untuk dewan utama dan bilik pecahan, serta menyenaraikan format penghantaran. Ia menyatakan bahawa pelan itu sementara dan akan disahkan selepas keputusan pelanggan, dan bahawa penyedia telah diminta menahan tarikh yang mungkin. Penyedia telah membalas secara bertulis tentang penahanan itu. Ejen kemudian boleh menunjukkan kepada pelanggan pelan yang jujur tentang statusnya.

Mengekalkan komitmen yang realistik

Memang menggoda untuk menjanjikan ketersediaan demi memenangi cadangan. Kos janji yang tiada sokongan ditanggung oleh ejen kemudian. Halaman kami tentang mengekalkan janji ejen yang realistik semasa menjual liputan acara membincangkannya secara langsung.

Pendekatan yang baik ialah menjanjikan apa yang anda kawal, iaitu perancangan, proses semakan dan pengesahan bertulis, dan menganggap apa yang anda tidak kawal, seperti tarikh tertentu, sebagai bersyarat sehingga disahkan.

Apabila pelanggan membuat keputusan

Sebaik pelanggan memilih ejen, hantarkan butiran akhir dan minta pelan ditukar kepada taklimat yang disahkan. Penyedia menyemak andaian, menjawab apa yang berubah dan mengeluarkan sebut harga untuk skop yang disahkan. Alat kami untuk menjejak perubahan, iaitu log perubahan skop fotografi, menyimpan rekod apa yang berubah antara cadangan dan keputusan pelanggan.

Jika acara itu sebahagian daripada program yang lebih besar atau berulang, lihat fotografi berulang dengan sebahagian tarikh sahaja yang disahkan tentang cara menandakan tarikh dalam keadaan berbeza.

Apa yang perlu dihantar kepada kami

Hantarkan taklimat cadangan, tarikh yang mungkin, lokasi yang mungkin dan apa yang perlu dinyatakan oleh cadangan anda tentang fotografi. Kami akan memberitahu anda secara bertulis apa yang boleh kami nyatakan sekarang, apa yang boleh kami tahan dan apa yang perlu menunggu keputusan pelanggan.