Menempah jurugambar apabila pelulus syarikat tiada

Kelulusan menjadi perlahan apabila seseorang bercuti, bermusafir atau sibuk dengan mesyuarat berturut-turut. Tarikh majlis pula tidak berganjak. Proses yang ringkas dan jelas membolehkan urusan terus bergerak tanpa membuat komitmen sebelum orang yang tepat bersetuju.

Panduan ini sebahagian daripada gambaran keseluruhan kami tentang menempah fotografi majlis dan menyepakati skop.

Siapa yang boleh meluluskan tempahan fotografi?

Syarikat mengendalikan kuasa perbelanjaan dengan cara berbeza. Sesetengahnya mempunyai seorang pengarah yang meluluskan semuanya. Yang lain menetapkan had mengikut jumlah atau jabatan, atau memerlukan dua tandatangan. Ada yang menganggap fotografi sebagai item kecil, ada yang menganggapnya kontrak pemasaran atau acara.

Kami tidak tahu peraturan dalaman anda, jadi kami bertanya. Sebelum apa-apa disahkan, ketahui siapa yang boleh meluluskan perbelanjaan ini semasa pelulus biasa tiada. Mungkin timbalan yang dinamakan, pengurus kewangan, pengerusi jawatankuasa atau pengarah kedua. Panduan kami tentang pesanan pembelian korporat dan pendaftaran vendor menerangkan dokumen yang sering menyertainya.

Apa yang boleh diteruskan sementara menunggu kelulusan?

Banyak perkara boleh dibuat tanpa membuat komitmen. Langkah sementara ini selamat diteruskan:

1. Berkongsi taklimat majlis, aturcara dan butiran lokasi.
2. Bertanya soalan tentang liputan, krew dan hasil yang diserahkan.
3. Menerima draf sebut harga untuk disemak.
4. Menyemak sama ada tarikh masih kosong.
5. Menyediakan maklumat yang pelulus perlukan untuk membuat keputusan dengan cepat.

Apa yang patut menunggu ialah apa-apa yang menganggap tempahan sudah disepakati: membayar deposit, memberitahu tetamu bahawa jurugambar sudah disahkan, atau merancang berdasarkan krew yang belum disahkan secara bertulis. Panduan kami tentang apa yang menjadikan tempahan fotografi disahkan menerangkan perbezaannya.

Bagaimana memudahkan kelulusan?

Pelulus yang sibuk, atau wakil yang tidak biasa dengan majlis itu, memerlukan ringkasan pendek. Sediakan satu halaman yang memuatkan tarikh, lokasi, jam liputan, apa yang termasuk, jumlah dalam sebut harga, tarikh akhir dan keputusan yang dikehendaki.

Pembina taklimat perolehan fotografi kami membantu menyusun maklumat ini. Jika pelulus perlu membandingkan pilihan, panduan kami tentang apa yang patut ada dalam sebut harga fotografi majlis menyenaraikan perkara yang perlu disemak.

Bagaimana jika tarikh mungkin hilang?

Jurugambar mungkin sudah ada tempahan lain pada hari yang sama. Jika pelulus tidak dapat membuat keputusan sebelum pertanyaan lain tiba, anda mungkin perlu pelan. Tanya kami sama ada penahanan boleh dibuat dan apa yang terlibat. Penahanan dan tempahan sementara berbeza daripada tempahan, dan syaratnya mesti bertulis. Panduan kami tentang penahanan tarikh, tempahan sementara dan semakan ketersediaan menyenaraikan perkara yang perlu ditanya.

Berterus-teranglah dengan kami tentang tarikh keputusan anda. Kami tidak boleh menjanjikan ketersediaan sesuatu tarikh sehingga kami mengesahkannya dengan anda secara bertulis, tetapi kami boleh memberitahu kedudukan sebenar.

Contoh andaian

Sebagai contoh, seorang pengurus pemasaran syarikat menganjurkan majlis makan malam kakitangan untuk 200 orang dalam masa lima minggu. Pengarah yang menandatangani semua kontrak berada di luar negara selama sepuluh hari. Polisi syarikat membenarkan pengurus kewangan meluluskan perbelanjaan sehingga had tertentu, dan sebut harga berada dalam had itu.

Pengurus pemasaran menghantar taklimat kepada kami dan meminta draf sebut harga, yang tiba bersama nota bahawa tempahan belum disahkan. Pengurus kewangan menyemak sebut harga pada hari keempat dan meluluskannya melalui e-mel, dengan menyalin pengarah. Pengurus pemasaran memajukan kelulusan itu kepada kami, dan kami mengesahkan tempahan secara bertulis.

Bagaimana keputusan patut direkodkan?

Apabila pelulus membuat keputusan, minta mesej bertulis ringkas yang menyatakan nama orang itu, tarikh dan rujukan sebut harga. Jika pelulus ialah wakil, sebut jawatannya. Majukan kepada kami bersama nama orang untuk dihubungi setiap hari.

Jika pelulus asal masih tiada dan wakil bertindak bagi pihaknya, rekodkan juga perkara itu. Penjejak serah tugas taklimat fotografi kami ialah tempat untuk menyimpan versi taklimat dan kelulusan bersama-sama. Jika keadaan berubah kemudian, lihat panduan kami tentang melantik penghubung sandaran.

Apa yang kami sahkan

Kami mengesahkan tarikh, lokasi, krew, hasil yang diserahkan dan sebut harga secara bertulis, bersama nama orang yang meluluskan tempahan. Sehingga kelulusan itu tiba, kami menandakan tempahan sebagai sementara supaya kedua-dua pihak tahu kedudukan sebenar.