Kebanyakan pembelian korporat memerlukan rekod pembekal, pesanan pembelian yang diluluskan dan invois yang sepadan dengan kedua-duanya. Minta daripada jurugambar nama sah yang tepat, butiran pendaftaran jika berkenaan, butiran bayaran dan skop pada sebut harga. Kemudian semak bahawa pesanan pembelian menamakan pembekal, skop dan jumlah yang sama. Ketidakpadanan ialah punca kelewatan.
Bagi banyak organisasi, tempahan tidak benar-benar sah sehingga pesanan pembelian wujud. Itu kawalan yang baik, dan ia menambah langkah. Sedikit persediaan memastikan langkah-langkah itu tidak melewatkan acara.
Panduan ini sebahagian daripada panduan tempahan dan skop kami. Jika anda menyediakan permintaan korporat yang rasmi, lihat cadangan fotografi korporat.
Apa yang diperlukan untuk sesuatu pembelian
Pembelian korporat yang lazim melibatkan empat dokumen.
| Dokumen | Siapa menyediakannya | Apa yang mesti dipadankan |
|---|---|---|
| Rekod vendor | Pembekal dan pasukan kewangan anda | Nama dan butiran pembekal |
| Sebut harga | Jurugambar | Skop dan harga |
| Pesanan pembelian | Organisasi anda | Sebut harga |
| Invois | Jurugambar | Pesanan |
Jika mana-mana satu berbeza, yang lain mungkin tertahan. Perbezaan yang paling kerap ialah nama atau penerangan skop yang tidak sepadan.
Maklumat yang mungkin diminta borang vendor
Keperluan berbeza mengikut syarikat. Banyak borang meminta:
- Nama sah pembekal dan jenis perniagaan.
- Butiran pendaftaran perniagaan jika berkenaan.
- Alamat berdaftar atau alamat perniagaan.
- Seorang untuk dihubungi.
- Butiran akaun bank untuk pembayaran.
- Kadangkala maklumat pendaftaran cukai, jika pembekal mempunyainya.
Kami tidak menyatakan butiran pendaftaran atau cukai kami sendiri di sini, kerana ia belum diterbitkan di laman ini. Hantar borang anda kepada kami, dan kami akan memberitahu secara bertulis apa yang boleh kami lengkapkan. Jika sesuatu belum ada, kami akan mengatakannya. Lihat mengesahkan nama sah pada sebut harga dan invois fotografi.
Kelulusan dan masa
Tanya pasukan kewangan atau perolehan anda empat soalan. Siapa yang meluluskan pesanan? Biasanya berapa lama kelulusan mengambil masa? Adakah terdapat had yang memerlukan lebih banyak sebut harga? Bolehkah tarikh ditahan sementara kelulusan berjalan?
Jika anda memerlukan beberapa sebut harga, perbandingan sebut harga fotografi kami membantu anda menyusunnya bersebelahan. Pembina taklimat perolehan fotografi kami membantu menulis taklimat yang sesuai untuk perbandingan rasmi.
Menahan tarikh semasa kelulusan
Pesanan pembelian boleh mengambil masa beberapa hari atau minggu. Jika tarikh acara anda hampir, minta penahanan sementara pesanan diproses. Penahanan ada tarikh luput dan syarat, dan termanya berbeza mengikut pembekal. Lihat penahanan tarikh, tempahan sementara dan semakan ketersediaan. Nyatakan dengan jelas bila anda menjangka pesanan itu, supaya tarikh tidak hilang.
Memadankan pesanan dengan sebut harga
Sebelum pesanan dikeluarkan, baca sebut harga baris demi baris. Semak nama pembekal, tarikh acara, lokasi, jam, hasil kerja dan jumlah. Jika pesanan dibuat untuk skop yang berbeza, invois tidak akan sepadan. Minta kami mengeluarkan semula sebut harga jika keperluan anda berubah.
Contoh andaian
Bayangkan seorang pegawai pentadbiran di sebuah syarikat bersaiz sederhana yang perlu menempah jurugambar untuk persidangan. Dia menghantar borang vendor pada hari Isnin dan bertanya tentang tarikh. Balasan menyenaraikan apa yang boleh dilengkapkan dan apa yang belum ada, serta mengesahkan penahanan sehingga hari Jumaat.
Pada hari Rabu, pesanan diluluskan. Dia menyemak bahawa nama pembekal dan skop pada pesanan sepadan dengan sebut harga, dan membetulkan kesilapan taip pada tarikh. Apabila invois tiba, ia sepadan dengan pesanan dan lulus di bahagian kewangan tanpa kelewatan.
Apabila pihak lain yang membayar
Jika agensi atau penganjur membayar bagi pihak anda, pihak berkontrak dan penerima invois mungkin berbeza. Lihat membayar fotografi melalui agensi atau penganjur acara. Jika kos dikongsi, gunakan lembaran kerja pembahagian kos fotografi kami.
Pembelian berulang
Jika anda akan membeli fotografi secara tetap, perjanjian rangka mungkin sesuai. Lihat perjanjian untuk retainer fotografi berulang dan halaman kami tentang pertanyaan fotografi acara berulang.
Apa yang kami lakukan
Kami menyatakan skop dan jumlah dalam sebut harga bertulis yang boleh dipadankan dengan pesanan anda. Kami mengesahkan tarikh, lokasi, krew, hasil kerja dan sebut harga secara bertulis, dan memberitahu anda butiran pembekal yang tersedia.
Punca kelewatan yang biasa
Kelewatan biasanya datang daripada lima punca: nama pembekal yang berbeza antara dokumen, butiran pendaftaran yang tiada, pesanan pembelian yang dibuat sebelum sebut harga dimuktamadkan, alamat invois yang tidak jelas dan pelulus yang sedang bercuti. Semak lima perkara ini sebelum menghantar apa-apa. Semakan awal yang ringkas menjimatkan beberapa hari.
Senarai semak
- Minta borang vendor dan tarikh akhirnya daripada pasukan kewangan anda.
- Sahkan nama pembekal yang akan digunakan pada pesanan.
- Padankan pesanan dengan sebut harga: skop, tarikh, jumlah.
- Tanya bila pesanan akan diluluskan.
- Berikan penerima invois dan nombor rujukan.
- Tanya sama ada tarikh boleh ditahan sementara pesanan diproses.
- Simpan pesanan, sebut harga dan invois bersama-sama.
Beritahu kami apa yang pasukan kewangan anda perlukan dan tarikh pesanan pembelian mesti siap, dan kami akan mengesahkan secara bertulis apa yang boleh kami bekalkan dan bila.
Tanya apa yang kami bekalkan untuk pendaftaran vendorSoalan lazim
Apakah butiran yang biasanya diminta borang vendor?
Lazimnya nama sah, butiran pendaftaran perniagaan, alamat, orang untuk dihubungi dan butiran bank. Keperluan berbeza mengikut syarikat. Hantar borang anda awal, dan kami akan memberitahu apa yang boleh kami lengkapkan dan apa yang masih belum ada.
Bolehkah kerja bermula sebelum pesanan pembelian tiba?
Itu bergantung pada polisi anda dan terma bertulis. Tanya pasukan kewangan anda sama ada kerja boleh ditempah secara prinsip, dan tanya kami bagaimana tarikh dikekalkan sementara pesanan diproses.
Apa yang patut tertera pada pesanan pembelian?
Nama pembekal, skop, tarikh acara, jumlah dan sebarang peringkat bayaran patut sepadan dengan sebut harga. Jika berbeza, betulkan salah satu sebelum kerja bermula.
Siapa yang patut menerima invois?
Namakan penerima invois dan sebarang nombor rujukan yang diperlukan, seperti nombor pesanan pembelian. Letakkan dalam taklimat supaya invois dikeluarkan dengan betul.
Tanya apa yang kami bekalkan untuk pendaftaran vendor
Beritahu kami apa yang pasukan kewangan anda perlukan dan tarikh pesanan pembelian mesti siap, dan kami akan mengesahkan secara bertulis apa yang boleh kami bekalkan dan bila.
Apa berlaku seterusnya: Anda hantar butiran majlis melalui WhatsApp. Pasukan kami membaca ringkasan itu, bertanya maklumat yang belum ada, kemudian mengesahkan secara bertulis sama ada tarikh, lokasi dan liputan boleh ditempah, bersama sebut harga. Membuka WhatsApp tidak menghantar apa-apa, dan mesej belum menjadi tempahan sehingga kedua-dua pihak mengesahkannya.
Kali terakhir disemak: