公司审批人不在时，如何预订摄影服务

休假、出差或连日开会，都会拖慢审批。但活动日期不会因此改变。只要流程简单清楚，就能在对的人点头之前继续推进，又不会提早做出承诺。

本指南属于我们的预订活动摄影与确认拍摄范围总览。

谁有权批准摄影预订？

各公司处理审批权限的方式不同。有些只有一位董事批准所有事项，有些按金额或部门设限，有些要求两人签名。有些公司把摄影视为小项目，有些则当作市场推广或活动合约。

我们不清楚贵公司的内部规定，所以会请您确认。在任何事项确认之前，请先弄清楚审批人不在时，谁可以批准这笔支出。可能是指定的副手、财务经理、委员会主席或另一位董事。至于常见的文书程序，可参考公司采购单与供应商登记指南。

等待批准期间，哪些可以先进行？

不少事情可以在不作承诺的情况下先做。以下步骤都属于暂定，可以安全地继续：

1. 分享活动简介、流程表和场地资料。
2. 询问拍摄范围、摄影团队和成品的问题。
3. 收取报价草稿供审阅。
4. 查询日期是否有档期。
5. 整理审批人快速做决定所需的资料。

应该暂缓的，是任何把预订当成已定案的做法：支付订金、告诉宾客摄影师已确认，或按尚未书面确认的团队来安排。什么情况才算摄影预订确认指南解释了其中的分别。

怎样让审批变得容易？

繁忙的审批人，或对活动不熟悉的代理人，需要一份简短的摘要。请准备一页纸，写明日期、场地、拍摄时数、包含的内容、报价总额、期限，以及需要做的决定。

我们的摄影采购需求书生成器可以协助整理这些资料。如果审批人需要比较不同方案，活动摄影报价单应包含什么指南列出了需要核对的项目。

日期可能被占用怎么办？

摄影师在同一天可能有其他预订。如果审批人来不及在另一个查询到来之前做决定，您可能需要有个应对办法。请问我们能否保留日期，以及需要什么条件。保留日期和暂定预订不同于正式预订，条款必须以书面列明。保留日期、暂定预留与档期查询指南列出了该问的问题。

也请如实告诉我们您的决定日期。在以书面向您确认之前，我们无法承诺某个日期一定有档期，但可以告诉您目前的情况。

情景示例

例如，某公司的市场经理要在五周后筹办一场 200 人的员工晚宴。平时签所有合约的董事出国十天。公司政策允许财务经理批准额度内的支出，而这份报价在额度之内。

市场经理把活动资料发给我们，索取报价草稿，我们附上说明：此预订尚未确认。第四天，财务经理审阅报价并以电邮批准，同时抄送董事。市场经理把批准电邮转发给我们，我们再以书面确认预订。

决定应该怎样记录？

审批人做出决定后，请对方发一则简短的书面讯息，写明批准人的姓名、日期和报价单编号。如果批准人是代理人，请注明其职务。把这则讯息连同日常联络人的姓名一起转发给我们。

如果审批人仍然不在，由代理人代行批准，也请记录下来。我们的摄影简报交接追踪表可以把简介的版本和批准记录放在一起。日后情况有变，可参考指定后备联络人指南。

我们会确认什么

我们会以书面确认日期、场地、摄影团队、成品和报价单，以及批准预订的人的姓名。在批准到达之前，我们会把预订标为暂定，让双方都清楚目前的进度。