Fotografi majlis menandatangani perjanjian rasmi

Majlis menandatangani singkat dan simbolik. Ia juga lazimnya menjadi gambar yang digunakan paling lama, jadi perinciannya penting: siapa dalam gambar, bagaimana mereka digambarkan dan apa yang boleh dibaca kamera.

Halaman ini sebahagian daripada gambaran keseluruhan kami tentang fotografi acara rasmi dan institusi awam. Ia membincangkan gambar, bukan kandungan undang-undang mana-mana perjanjian.

Siapa yang menandatangani, dan bagi pihak siapa?

Buat senarai. Bagi setiap penandatangan, berikan nama penuh, jawatan dan organisasi seperti yang patut tertera dalam kapsyen. Jika seseorang menandatangani bagi pihak orang lain, nyatakan. Jawatan berubah selepas pelantikan, jadi semak dengan rekod semasa institusi, bukan aturcara lama.

Panduan kami tentang nama dan jawatan yang tepat dalam kapsyen acara rasmi menerangkan cara menetapkan sumber pengesahan.

Dokumen mana yang dipaparkan?

Pihak-pihak kadangkala menandatangani salinan upacara di majlis dan melengkapkan perjanjian sebenar secara berasingan. Ada yang menandatangani dokumen sebenar dan lebih suka tiada sesiapa membacanya. Tanya yang mana satu.

Kemudian putuskan apa yang boleh dilihat kamera: muka depan, folder tertutup, halaman tandatangan kosong atau tiada apa-apa. Kami membingkaikan gambar supaya tiada halaman terma yang boleh dibaca dan kami meminta kedua-dua pihak mengesahkan. Terma, jadual dan angka tidak dimasukkan dalam rakaman yang dilepaskan melainkan pihak-pihak membenarkan sebaliknya.

Undang-undang, kontrak, peraturan tempat dan dasar dalaman

Asingkan empat perkara ini.

• Undang-undang. Jabatan Perlindungan Data Peribadi menyatakan bahawa Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 terpakai kepada data peribadi yang diproses dalam urusan komersial. Sama ada ia terpakai kepada sesuatu badan awam dan acara tertentu ialah urusan penasihat undang-undang institusi. Kami tidak memberi nasihat undang-undang.
• Kontrak. Perjanjian itu sendiri mungkin mempunyai terma kerahsiaan atau publisiti. Tanya pemilik kontrak sama ada gambar majlis menandatangani boleh disiarkan.
• Peraturan tempat. Tempat mungkin menghadkan fotografi.
• Dasar institusi. Siapa yang meluluskan publisiti ialah pilihan institusi.

Hak cipta pula perkara yang berasingan. MyIPO menyatakan bahawa perlindungan hak cipta timbul secara automatik apabila sesuatu karya dihasilkan, jadi pemilikan dan lesen gambar bergantung pada terma tempahan bertulis. Lihat hak cipta dan kebenaran menggunakan gambar acara.

Mewakili kedua-dua pihak dengan adil

Gambar majlis menandatangani biasanya membawa lebih daripada satu lambang. Putuskan sama ada latar dikongsi, sama ada setiap pihak mempunyai papan nama dan siapa berdiri di sebelah mana. Minta kedua-dua pasukan bersetuju sebelum hari acara. Jika satu pihak membekalkan latar, pihak lain patut melihat susun aturnya.

Perancang gambar kumpulan membantu merekodkan susunan berdiri, yang menjadi keputusan pejabat protokol, bukan keputusan kami.

Contoh andaian

Sebagai contoh, bayangkan sebuah agensi negeri dan sebuah universiti awam menandatangani memorandum di sebuah majlis. Agensi bersetuju dengan salinan upacara, dua penandatangan, dua saksi dan latar yang dikongsi. Slotnya lima minit dalam aturcara yang lebih panjang.

Rancangan merangkumi kemasukan penandatangan, majlis menandatangani dengan salinan upacara, pertukaran folder dan satu gambar berdiri. Setiap pihak menamakan seorang pelulus. Tiada pihak melepaskan gambar sehingga kedua-duanya membalas. Kapsyen menamakan penandatangan beserta jawatan mereka, dan menyebut "menandatangani memorandum", tidak lebih.

Pelepasan dan kelulusan

Sepakati siapa yang meluluskan, seberapa pantas dan sama ada satu pihak boleh menyiarkan dahulu. Daftar penggunaan dan kelulusan gambar merekodkan setiap keputusan. Panduan kami tentang embargo dan gambar yang dihadkan daripada penyiaran menerangkan cara menahan gambar sehingga kedua-dua pihak bersedia.

Jika satu pihak tidak berada di dalam bilik, baca majlis menandatangani rasmi dengan pihak yang tidak hadir atau menyertai secara berasingan.

Apa yang perlu diberitahu kepada jurugambar

• Masa dan tempat majlis menandatangani.
• Nama, jawatan dan organisasi.
• Dokumen atau folder mana yang akan digunakan.
• Siapa yang meluluskan bagi setiap pihak.
• Apa yang tidak boleh kelihatan.
• Susunan berdiri dan latar.

Kami mengesahkan tarikh, tempat, krew dan hasil serahan secara bertulis sebelum acara.

Menetapkan masa slot

Majlis menandatangani hanya beberapa minit dalam aturcara yang lebih panjang. Tandakan slot dalam jadual acara dengan ruang lebihan di kedua-dua sisi, dan sepakati siapa yang memberitahu jurugambar jika ia berubah. Tanya sama ada pertukaran folder boleh diulang sekali untuk kamera. Rancang yang pertama sebagai satu-satunya. Panduan kami tentang memutuskan detik mana yang boleh diulang untuk gambar menerangkan cara membuat keputusan itu.