官方签署仪式摄影

签署的过程短暂而有象征意义，那张照片往往用得最久，所以细节很重要：画面里有谁、怎么描述他们、镜头能读到什么。

本页属于官方与公共机构活动摄影总览的一部分，处理的是照片，不涉及任何协议的法律内容。

谁签署，代表谁？

请列一份名单。每位签署人的全名、职衔和机构，要写成说明文字中应使用的样子。如果有人代表另一人签署，请写明。任命之后职衔会改变，所以请对照机构目前的记录，不要用旧的流程表。

如何设立核实来源，见官方活动说明文字中的准确姓名与职衔。

哪份文件可以出现？

双方有时在仪式上签一份象征性的副本，真正的协议另行完成；也有人签真正的文件，但不希望任何人读到内容。请问清楚是哪一种。

然后决定镜头可以看到什么：封面、合上的文件夹、空白的签名页，或什么都没有。我们的取景会让任何一页条款都无法辨认，并请双方确认。条款、附表和数字不会出现在发布的记录里，除非各方授权。

法律、合约、场地规定与机构政策

请把四件事分开。

• **法律。**个人资料保护局（Jabatan Perlindungan Data Peribadi）指出，《2010年个人资料保护法令》适用于商业交易中处理的个人资料。是否适用于某个公共机构和活动，由机构的法律顾问判断。我们不提供法律意见。
• **合约。**协议本身可能有保密或宣传条款。请向合约负责人确认，签署的照片是否可以发布。
• **场地规定。**场地可能限制拍摄。
• **机构政策。**谁批准宣传，是机构自己的选择。

版权又是另一回事。马来西亚知识产权局（MyIPO）指出，版权在作品创作时自动产生，所以照片的拥有权和使用授权，取决于书面预订条款。详见版权归属与活动照片的使用许可。

公平呈现双方

签署照片通常带有不止一个标志。请决定背景板是否共用、双方是否各有名牌，以及谁站在哪一边。请在当天之前让双方团队商定。如果一方提供背景板，另一方应先看过布置。

合照规划工具可以记录站位顺序，不过那是礼宾部门的决定，不是我们的。

一个假设的例子

假设一个州政府机构和一所公立大学在仪式上签署谅解备忘录。双方同意使用象征性副本、两位签署人、两位见证人和共用的背景板。这个环节在较长的流程里占五分钟。

计划拍摄签署人入场、用象征性副本签署、交换文件夹，以及一张站立合影。双方各指定一位批准人，两方都回复之前，谁也不发布照片。说明文字写明签署人及其职衔，称“谅解备忘录签署”，不多写。

发布与批准

请商定谁批准、多快批准，以及一方是否可以先发布。照片使用与审批登记表会记录每项决定。禁发期与受限发布的照片说明了如何在双方都准备好之前暂缓发布照片。

如果其中一方不在现场，请看官方签署中缺席或另行参与的一方。

要告诉摄影师的事

• 签署的时间和地点。
• 姓名、职衔和机构。
• 将使用哪份文件或文件夹。
• 每一方的批准人。
• 哪些内容不能入镜。
• 站位顺序和背景板。

日期、场地、摄影团队和交付内容，我们会在活动前以书面确认。

安排时段

签署只是较长流程里的几分钟。请在流程表上标出这个时段，前后各留余量，并商定如果时间变动，由谁通知摄影师。也请问交换文件夹能否为镜头重做一次，但要把第一次当作唯一一次来规划。哪些时刻可以为照片重做说明了如何作出判断。