企业采购单与摄影师供应商登记

对许多机构来说，没有采购单，预订就不算数。这是合理的内部控制，却也多了几个步骤。事先做一点准备，这些步骤就不会耽误活动。

这篇指南属于我们的预订与拍摄范围指南。如果您正在准备正式的企业申请，请看企业摄影报价方案。

采购需要什么

一般的企业采购涉及四份文件。

文件	由谁准备	必须与什么相符
供应商记录	供应商与贵公司财务部	供应商名称与资料
报价单	摄影师	范围与价格
采购单	贵公司	报价单
发票	摄影师	采购单

只要其中一份有出入，其他的可能就被搁置。最常见的出入，是名称或范围描述对不上。

供应商登记表可能要的资料

各公司要求不同。许多表格会要求：

1. 供应商的法定名称和业务类型。
2. 适用的公司注册资料。
3. 注册地址或营业地址。
4. 联络人。
5. 付款用的银行账户资料。
6. 如果供应商有税务登记，有时还需要税务资料。

我们没有在这里列出自己的注册或税务资料，因为这些资料尚未在本网站公布。请把您的表格发给我们，我们会以书面说明哪些可以完成，待确认的项目也会明说。请看确认摄影报价单与发票上的法定名称。

审批与时间

请向财务或采购部门问清四件事。谁批准采购单？批准通常要多久？超过某个金额是否需要更多份报价？采购单处理期间能不能保留日期？

如果需要几份报价，我们的摄影报价比较工具可以帮您并排对照。我们的摄影采购需求书生成器则可以帮您撰写适合正式比较的需求。

审批期间保留日期

采购单可能需要几天甚至几个星期。如果活动日期近了，可以请求在处理期间保留日期。保留会有期限和条件，各家供应商的条款不同。请看日期保留、暂定预约与档期查询。请清楚说明您预计何时拿到采购单，以免错失日期。

让采购单与报价单相符

开立采购单之前，请逐行阅读报价单，核对供应商名称、活动日期、场地、时数、成品和金额。如果采购单是按另一个范围开出的，发票就对不上。如果您的需求有变，请要求我们重新出具报价单。

一个假设的例子

假设一家中型公司的行政人员，需要为一场会议订下摄影师。她星期一把供应商登记表发出去，并询问日期。回复列出了可以完成和仍待确认的部分，也确认日期保留到星期五。

星期三，采购单获得批准。她核对采购单上的供应商名称和范围是否与报价单相符，并更正了日期上的一个打字错误。发票寄到时与采购单一致，财务毫无耽搁地处理完毕。

当另一方付款

如果代理公司或主办方代您付款，签约方和发票收件人可能不同。请看通过代理或活动主办方支付摄影费用。如果费用由几方分摊，请用我们的摄影费用分摊工作表。

经常性采购

如果您会定期采购摄影服务，框架式安排可能更适合。请看长期摄影服务的协议和我们的长期活动摄影咨询页面。

我们的做法

我们会在书面报价单里写明范围和金额，方便与您的采购单对照。我们会以书面确认日期、场地、人手、成品和报价，并告诉您哪些供应商资料可以提供。

常见的延误原因

延误通常来自五个原因：文件之间的供应商名称不一致、缺少注册资料、报价单还没定案就开了采购单、发票地址不清楚，以及审批人请假。提交任何文件之前，请先检查这五项。花一点时间预先核对，可以省下好几天。