Gambar Acara yang Mudah Diakses dalam Komunikasi Syarikat

Gambar acara sering tiba dalam komunikasi syarikat dengan nama fail dan tiada apa-apa lagi. Bagi pembaca yang menggunakan pembaca skrin, atau yang mematikan imej untuk menjimatkan data, imej itu ialah ruang kosong. Panduan ini tentang menyediakan keterangan, kapsyen dan konteks yang berguna, supaya gambar yang anda pilih dapat difahami oleh lebih ramai khalayak. Untuk penghantaran acara yang mempertimbangkan penyertaan yang mudah diakses, lihat penyertaan perwakilan yang mudah diakses dalam rekod persidangan.

Apa yang anda tulis, dan untuk siapa?

Dua bahagian teks melakukan tugas berbeza.

Teks	Siapa yang membaca	Apa yang dilakukannya
Kapsyen	Semua orang, kelihatan pada halaman	Memberi konteks: siapa, di mana, bila, mengapa
Keterangan imej (teks alternatif)	Pembaca yang menggunakan teknologi bantuan, atau apabila imej gagal dimuatkan	Menggantikan imej dengan kata-kata
Teks sekeliling	Semua orang	Menerangkan maksud imej itu

Kapsyen boleh berbunyi "Penyampaian anugerah perkhidmatan panjang, 14 Mac". Keterangan menambah apa yang kelihatan: "Dua rakan sekerja berjabat tangan di pentas bersebelahan sepanduk bertulis Makan Malam Tahunan." Keduanya bertindih tetapi tidak sama.

Imej mana yang memerlukan keterangan?

Tanya sama ada pembaca akan kehilangan sesuatu jika mereka tidak dapat melihat imej itu. Jika gambar ialah sebahagian daripada mesej, seperti detik pimpinan atau penerima anugerah, ia memerlukan satu. Jika ia pembahagi hiasan atau mengulang teks berdekatan, mungkin tidak.

Lakukan ini bagi setiap imej. Jangan guna ayat yang sama untuk semua. Jika anda ragu-ragu, tulis keterangan ringkas; yang pendek lebih baik daripada tiada.

Bagaimana menulis keterangan yang baik?

Mulakan dengan maklumat terpenting, kemudian tambah butiran hanya jika perlu. Gunakan bahasa mudah dan elakkan meneka emosi atau hubungan.

Nyatakan apa yang berlaku: "Seorang penceramah membentang kepada hadirin yang duduk."
Tambah suasana jika penting: "di dewan hotel."
Sertakan teks kelihatan yang membawa makna: "Skrin di belakangnya tertulis Keputusan S3."
Tinggalkan perkataan "imej bagi" atau "foto bagi".
Hadkan kepada satu atau dua ayat.

Untuk orang ramai, ringkaskan: "Kira-kira sedozen rakan sekerja berdiri dalam tiga barisan di hadapan sepanduk syarikat." Elakkan mengira jika anda tidak pasti.

Bagaimana dengan nama dan identiti orang?

Menamakan seseorang dalam keterangan atau kapsyen ialah pilihan penerbitan, jadi buat dengan sengaja. Gunakan nama hanya jika orang itu telah bersetuju dinamakan dan nama itu menambah nilai. Jika tidak, gunakan peranan, contohnya "pengarah kewangan". Panduan kami tentang gambar yang namanya tidak patut menyertai imej melihat perkara ini.

Jangan menerangkan umur, etnik, kesihatan atau kecacatan seseorang melainkan ia relevan dan orang itu telah bersetuju. Pastikan keterangan berfakta dan menghormati.

Bagaimana ini sepadan dengan kerja kapsyen anda yang lain?

Keterangan lebih mudah ditulis apabila kapsyen anda sudah membawa fakta. Gunakan format dalam kapsyen, kredit dan konteks acara yang tepat, kemudian tambah keterangan untuk pembaca yang tidak dapat melihat imej. Jika komunikasi anda dalam lebih daripada satu bahasa, keterangan juga mesti diterjemahkan. Lihat konteks penerbitan dalam bahasa Inggeris, Bahasa Malaysia dan Cina.

Apabila anda menerangkan acara kepada orang luar melalui imej, menerangkan sesebuah acara melalui gambar menunjukkan cara memastikan urutan itu jelas dalam teks juga.

Contoh andaian

Laporan tahunan sebuah syarikat memuatkan enam gambar acara. Bagi setiap satu, pasukan komunikasi menulis kapsyen dan keterangan. Untuk gambar penerima anugerah, kapsyen berbunyi "Anugerah perkhidmatan panjang, 14 Mac." Keterangan berbunyi "Seorang wanita berbaju sut gelap menerima sijil berbingkai daripada seorang lelaki di podium."

Mereka menandakan sempadan hiasan sebagai hiasan. Kemudian mereka meminta seorang rakan sekerja yang menggunakan pembaca skrin membaca laporan itu dan mencatat di mana keterangan tidak jelas. Dua ditulis semula.

Apa yang perlu disemak seterusnya?

Semak keterangan dalam fail akhir, bukan draf sahaja. PDF, web dan e-mel mengendalikan teks imej secara berbeza, dan pemilik aksesibiliti anda boleh memberitahu tetapan mana yang penting. Panduan kami tentang gambar untuk laman web syarikat dan laporan tahunan merangkumi semakan output yang lain.

Senarai semak

Putuskan bagi setiap imej sama ada ia memberi maklumat atau sekadar menghias.

Tulis keterangan ringkas tentang apa yang ditambah imej, dalam bahasa mudah.

Simpan kapsyen yang kelihatan untuk siapa, di mana dan bila.

Namakan orang hanya dengan kebenaran, dan guna peranan jika nama tidak perlu.

Huraikan sebarang teks dalam imej yang penting.

Semak keterangan dalam format sebenar anda, seperti web, PDF atau e-mel.

Minta pengguna pembaca skrin mencuba hasilnya, jika boleh.

Soalan lazim

Apakah perbezaan antara kapsyen dan keterangan imej?

Kapsyen ialah teks yang kelihatan dan memberi konteks kepada semua orang, seperti siapa, di mana dan bila. Keterangan imej, sering dipanggil teks alternatif, dibacakan oleh teknologi bantuan sebagai ganti imej. Ia menyatakan apa yang ditunjukkan imej dan mengapa ia penting, dan tidak patut mengulang kapsyen perkataan demi perkataan.

Adakah setiap gambar memerlukan keterangan?

Tidak setiap satu. Imej yang membawa maklumat atau menambah makna memerlukan satu. Imej yang semata-mata hiasan boleh ditandakan supaya alat bantuan melangkaunya. Putuskan bagi setiap imej dengan soalan: adakah pembaca kehilangan sesuatu jika mereka tidak dapat melihatnya?

Berapa panjang keterangan imej?

Sependek mungkin sambil masih menyampaikan apa yang ditambah imej, sering satu atau dua ayat. Mulakan dengan perkara yang paling penting. Elakkan frasa seperti imej bagi atau foto bagi, kerana alat bantuan sudah mengumumkan bahawa ia imej.

Di mana mencari piawaian yang betul untuk penerbitan kami?

Tanya pemilik aksesibiliti atau digital anda, dan semak panduan untuk format yang anda gunakan, seperti halaman web, PDF atau dokumen pejabat. Keperluan boleh berbeza mengikut format dan siapa yang anda layani. Halaman ini memberi tabiat praktikal, bukan nasihat undang-undang.

Rancang fotografi untuk format mudah akses

Jika gambar acara anda akan dimasukkan ke dalam laporan atau halaman web yang mudah diakses, beritahu kami format dan konteks yang diperlukan pembaca anda. Kami akan merancang liputan dan label supaya keterangan dan kapsyen mudah ditulis selepas itu.

Apa berlaku seterusnya: Anda hantar butiran majlis melalui WhatsApp. Pasukan kami membaca ringkasan itu, bertanya maklumat yang belum ada, kemudian mengesahkan secara bertulis sama ada tarikh, lokasi dan liputan boleh ditempah, bersama sebut harga. Membuka WhatsApp tidak menghantar apa-apa, dan mesej belum menjadi tempahan sehingga kedua-dua pihak mengesahkannya.

Menggunakan gambar acara dalam komunikasi syarikat yang mudah diakses