在无障碍公司传讯中使用活动照片

活动照片放进公司通讯时，常常只有一个文件名，别无其他。对使用荧幕阅读器的读者，或为了省流量而关掉图片的读者，这张图就是一片空白。本文谈的是如何准备有用的描述、图说和背景，让您挑选的照片被更多读者看懂。若要了解兼顾无障碍参与的活动交付，请参阅研讨会记录中的无障碍代表参与。

您在写什么，写给谁？

两种文字，各有分工。

文字	谁会读	作用
图说	所有人，显示在页面上	提供背景：谁、在哪里、何时、为什么
图片描述（替代文字）	使用辅助科技的读者，或图片加载失败时	用文字代替图片
周围的文字	所有人	解释这张图的重点

图说可以写“长期服务奖颁奖，3月14日”。描述则补上您看到的：“两位同事在舞台上握手，旁边的横幅写着周年晚宴。”两者有重叠，但并不相同。

哪些图片需要描述？

问问自己：读者看不见这张图，会损失什么吗？如果照片是讯息的一部分，例如领导层的时刻或得奖者，就需要描述。如果只是装饰性的分隔，或重复了附近的文字，则可以不用。

逐张判断，不要给所有图片套用同一句话。拿不准时，就写一句简短的描述，短的总比没有好。

怎样写出好的描述？

先写最重要的资料，需要时才补充细节。用平实的语言，不要猜测情绪或关系。

1. 说明正在发生什么：“一位讲者向就座的观众演讲。”
2. 场景重要的话再加上：“在酒店宴会厅。”
3. 加上带有意义的可见文字：“她身后的荧幕写着第三季业绩。”
4. 省略“图片显示”或“照片”之类的字眼。
5. 保持在一两句之内。

人群的话就概括：“约十来位同事分三排站在公司横幅前。”没有把握的话，就不要点算人数。

人名与身份怎么处理？

在描述或图说里点名，是一项发布的决定，要有意识地做。只有当事人同意被点名、姓名又有价值时，才写出名字。否则就用职务，例如“财务总监”。我们的不应附上姓名的照片指南谈到了这一点。

除非有关联、当事人也同意，否则不要描述一个人的年龄、族群、健康或残障状况。描述要保持事实性，并带着尊重。

这与您其他的图说工作如何配合？

如果图说已经写好事实，描述就容易多了。采用准确的图说、署名与活动背景的格式，再为看不见图片的读者补上描述。如果您的通讯有多种语言，描述也必须翻译。请看英文、马来文与华文的发布背景。

当您用图片向外界说明一场活动时，用照片向外界说明一场活动示范了如何让序列在文字上也一样清楚。

一个假设的例子

一家公司的年报收录了六张活动照片。传讯团队为每张写了图说和描述。一张得奖者的照片，图说是“长期服务奖，3月14日”，描述则是：“一位身穿深色套装的女士，从讲台上的一位男士手中接过装裱的证书。”

他们把一条装饰性的边框标记为装饰。然后请一位使用荧幕阅读器的同事读一遍报告，指出哪里的描述不清楚。其中两条因此改写了。

接下来要检查什么？

要在最终的文件里检查描述，而不只是在草稿里。PDF、网页和电邮处理图片文字的方式各不相同，你们的无障碍负责人可以告诉您哪些设置要紧。我们的公司网站与年报用的照片指南谈到其他输出方面的检查。