Sebelum sebarang fail keluar daripada organisasi anda, tentukan tiga perkara: pilihan yang diluluskan, tugas yang dibenarkan bagi setiap rakan, dan tarikh akses serta salinan mereka berakhir. Kongsi hanya apa yang diperlukan tugas itu melalui kaedah terkawal, dan minta setiap rakan mengesahkan secara bertulis siapa lagi yang akan mengendalikan fail dan apa yang berlaku kepadanya pada penghujungnya.
Gambar acara jarang kekal bersama satu pasukan. Agensi komunikasi merangka rumusan, pereka membina susun atur, pencetak menghasilkan risalah dan kontraktor web memuat naik gambar. Setiap tangan tambahan menggandakan salinan. Panduan ini membantu anda merancang serahan supaya setiap rakan menerima apa yang mereka perlukan, tahu apa yang boleh dilakukan, dan mempunyai titik akhir yang jelas. Untuk menyerahkan fail kepada seorang pereka, lihat menyediakan serahan gambar yang berguna untuk pereka grafik.
Apakah pilihan yang diluluskan?
Mulakan dengan menentukan dengan tepat fail mana yang boleh keluar. Senaraikan mengikut nama fail dan simpan senarai itu bersama rekod anda. Panduan kami tentang menjejaki kelulusan gambar tanpa kehilangan hasil asal menunjukkan cara memautkan pilihan dengan kelulusan.
Jika rakan meminta "semuanya", tanya tugas apa yang memerlukannya. Selalunya jawapannya ialah set yang lebih kecil dan lebih selamat.
Tugas apa yang dibenarkan bagi setiap rakan?
Tulis tugas yang dibenarkan bagi setiap rakan. Kebenaran patut sekhusus kerjanya.
| Rakan | Tugas dibenarkan | Tidak dibenarkan melainkan disepakati |
|---|---|---|
| Agensi komunikasi | Memilih daripada set diluluskan dan merangka rumusan | Menyerahkan fail kepada pihak lain; digunakan untuk klien lain |
| Pereka | Menyusun atur risalah | Digunakan dalam portfolio pereka |
| Pencetak | Mencetak naskhah yang disepakati | Menyimpan fail selepas kerja |
| Kontraktor web | Memuat naik gambar diluluskan ke laman | Digunakan di laman lain atau dalam ujian |
Panduan kami tentang tanggungjawab pengendalian gambar merentasi agensi dan jurugambar rakan kongsi membincangkan bagaimana tanggungjawab berpindah antara pihak. Untuk berkongsi dengan penaja dan tempat acara, lihat berkongsi gambar acara dengan penaja, tempat dan pembekal lain.
Bagaimana fail patut dikongsi?
Pilih kaedah yang memberi anda kawalan. Pautan dengan tarikh luput dan akses terhad lebih selamat daripada lampiran yang tidak boleh ditarik balik. Elakkan sembang kumpulan terbuka. Panduan kami tentang memilih format dan kaedah akses penghantaran yang sesuai menerangkan pilihannya.
Fikirkan juga di mana fail disimpan. Jika rakan menggunakan alat awan di negara lain, tanya di mana fail disimpan. Panduan kami tentang galeri awan dan pengendalian data foto rentas sempadan menyenaraikan soalan untuk ditanya. Gambar acara menunjukkan orang yang boleh dikenali, jadi libatkan pegawai perlindungan data anda jika anda tidak pasti apa yang terpakai.
Bagaimana mengawal subkontrak?
Minta setiap rakan menyatakan secara bertulis sama ada mereka akan menggunakan orang lain. Benarkan hanya jika anda selesa, dan wajibkan nama serta tugas. Setiap pengendali patut terikat dengan terma yang sama. Jika rakan tidak mahu menyatakan siapa yang menyentuh fail, anggap itu sebagai maklumat.
Bila akses berakhir?
Setuju tarikh tamat pada permulaan, bukan pada penghujung. Pada tarikh itu, rakan memadam atau memulangkan fail dan mengesahkannya secara bertulis. Setuju secara berasingan sama ada mereka boleh menyimpan salinan portfolio. Ramai tidak memerlukannya.
Tetapkan peringatan kalendar untuk meminta pengesahan. Janji untuk memadam hanya berguna jika seseorang menyusulinya. Rekod pengesahan dalam log kelulusan anda. Jika rakan anda bekerja daripada akaun penganjur, berhati-hati supaya akaun itu tidak ditutup sebelum fail diselamatkan; lihat penghantaran foto apabila akaun penganjur hampir ditutup.
Contoh andaian
Sebuah syarikat mengupah agensi untuk menghasilkan rumusan tahunan. Agensi akan menggunakan pereka bebas dan pencetak tempatan. Sebelum berkongsi, pengurus komunikasi menghantar 30 fail diluluskan melalui pautan yang tamat tempoh, bersama nota satu muka surat: tugas yang dibenarkan, tiada perkongsian lanjut, pereka dan pencetak perlu dinamakan, dan pemadaman menjelang 30 April dengan pengesahan bertulis.
Agensi menamakan pereka dan pencetaknya. Pereka memadam fail dan mengesahkan. Pencetak berbuat demikian selepas naskhah dicetak. Pengurus mencatat setiap pengesahan dalam log. Tiada apa-apa daripada galeri asal pernah dihantar keluar.
Apa yang anda simpan?
Simpan senarai apa yang dikongsi, terma bertulis, pengesahan dan tarikh ia tiba. Jika soalan timbul kemudian, rekod itu menjawabnya. Pelan perkongsian foto dan privasi boleh membantu anda menetapkan strukturnya, dan perancang penggunaan gambar selepas majlis boleh menyimpan log bersama kelulusan.
Senarai semak
- Tentukan pilihan yang diluluskan mengikut nama fail.
- Senaraikan setiap rakan, tugas dan tarikh akses mereka berakhir.
- Pilih kaedah perkongsian terkawal dengan tarikh luput dan kawalan akses.
- Nyatakan sama ada subkontrak dibenarkan dan minta nama.
- Letakkan tugas yang dibenarkan dan sekatan secara bertulis.
- Minta pengesahan bertulis tentang pemadaman atau pemulangan.
- Rekod apa yang dikongsi, dengan siapa dan bila.
Jika gambar acara akan dihantar kepada agensi atau pembekal komunikasi lain, beritahu kami siapa mereka dan apa yang diperlukan. Kami akan membantu menulis pengaturan penghantaran dan perkongsian ke dalam taklimat supaya serahan jelas sejak awal.
Rancang perkongsian gambar yang selamatSoalan lazim
Patutkah rakan menerima seluruh galeri atau pilihan sahaja?
Hanya pilihan yang diperlukan tugas mereka. Set yang lebih besar menyebarkan lebih banyak gambar lebih ramai orang kepada lebih banyak tangan. Jika rakan memerlukan pilihan, kongsi set diluluskan yang lebih besar dan bukan seluruh galeri, dan rekod dengan tepat fail mana pergi kepada siapa.
Bolehkah rakan menyerahkan fail kepada subkontraktor mereka sendiri?
Hanya jika anda membenarkannya. Nyatakan secara bertulis sama ada subkontrak dibenarkan, dan minta rakan menamakan sesiapa lagi yang akan mengendalikan fail. Setiap pengendali tambahan memerlukan had penggunaan dan tarikh tamat yang sama.
Apa yang patut berlaku kepada fail apabila kerja tamat?
Rakan memulangkan atau memadam salinan mereka menjelang tarikh yang disepakati dan mengesahkannya secara bertulis. Setuju secara berasingan sama ada mereka boleh menyimpan salinan portfolio, yang merupakan kebenaran lain. Simpan rekod pengesahan anda sendiri.
Adakah kami memerlukan perjanjian bertulis sebelum berkongsi?
Perjanjian bertulis atau terma bertulis yang jelas adalah bijak. Ia patut merangkumi tugas yang dibenarkan, kerahsiaan, subkontrak, keselamatan, pemadaman dan siapa yang dihubungi. Minta pegawai perundangan atau perlindungan data anda menyemak perkataannya, kerana halaman ini panduan praktikal dan bukan nasihat undang-undang.
Rancang perkongsian gambar yang selamat
Jika gambar acara akan dihantar kepada agensi atau pembekal komunikasi lain, beritahu kami siapa mereka dan apa yang diperlukan. Kami akan membantu menulis pengaturan penghantaran dan perkongsian ke dalam taklimat supaya serahan jelas sejak awal.
Apa berlaku seterusnya: Anda hantar butiran majlis melalui WhatsApp. Pasukan kami membaca ringkasan itu, bertanya maklumat yang belum ada, kemudian mengesahkan secara bertulis sama ada tarikh, lokasi dan liputan boleh ditempah, bersama sebut harga. Membuka WhatsApp tidak menghantar apa-apa, dan mesej belum menjadi tempahan sehingga kedua-dua pihak mengesahkannya.
Kali terakhir disemak: