规划把活动图片安全交给外部传讯伙伴

活动图片很少只留在一个团队手里。传讯代理公司起草回顾，设计师排版，印刷商印制小册子，网站承包商上传图片。每多一个经手的人，副本就成倍增加。本文帮您规划交接，让每个伙伴拿到所需的内容，知道自己能做什么，并有清楚的终点。若只是把文件交给一位设计师，请看为设计师准备好用的图片交接包。

什么是获批的选图？

先准确订明哪些文件可以交出去。按文件名列出，并把清单与您的记录放在一起。我们的追踪图片批准而不丢失原始交付指南，示范了如何把选图与批准连结起来。

如果伙伴要“全部”，问他们哪项任务需要。答案往往是一组较小、较安全的图片。

每个伙伴可以做哪些工作？

逐个伙伴写下允许的工作。许可要像工作本身一样具体。

伙伴	允许的工作	未经同意不得做的
传讯代理公司	从获批的图片中挑选，起草回顾	把文件转交他人；用于其他客户
设计师	排版小册子	用于设计师的作品集
印刷商	印制约定的数量	完工后保留文件
网站承包商	把获批的图片上传到网站	用于其他网站或测试

我们的代理公司与合作摄影师之间的图片处理责任指南，谈到责任如何在各方之间转移。至于与赞助商和场地分享，请看与赞助商、场地及其他供应商分享活动图片。

文件应该如何分享？

选择一个让您能掌控的方式。有期限、权限受限的链接，比无法收回的附件安全。避免开放的群组聊天。我们的如何选择合适的交付格式与取用方式指南解释了各种选择。

也想想文件存放在哪里。如果伙伴使用的云端工具在国外，问问文件存放在哪里。我们的云端相册与跨境照片数据处理指南列出了该问的问题。活动图片里有可辨认的人，如果不确定适用什么规定，请让数据保护联络人参与。

如何控制分包？

请每个伙伴以书面说明，是否会用到其他人。只有您放心时才允许，并要求提供姓名和工作内容。每一位经手人都要受同样的条款约束。如果伙伴不肯说出谁会碰这些文件，那本身就是一个讯息。

查看权限何时结束？

在一开始就谈好结束日期，而不是等到最后。到了那一天，伙伴删除或归还文件，并以书面确认。另外谈好他们能否保留作品集用的副本，许多伙伴其实用不上。

设一个日历提醒，去要那份确认。承诺删除，要有人跟进才有用。把确认记录在批准记录表里。如果伙伴是通过主办方的账户工作，要小心账户不要在文件安顿好之前就关闭，请看主办方账户即将关闭时的照片交付。

一个假设的例子

一家公司聘请代理公司制作年度回顾。代理公司会用到一位自由职业设计师和一家本地印刷商。分享之前，传讯经理通过一个有期限的链接，发出30个获批的文件，并附上一页说明：允许的工作、不得再分享、须说出设计师和印刷商的姓名，以及4月30日之前删除并以书面确认。

代理公司说出了设计师和印刷商。设计师删除文件并确认，印刷商在印制完成后也这样做。经理把每一份确认记入记录表。原始相册里的东西，从未发出去。

要保留什么？

保留分享内容的清单、书面条款、各项确认和收到的日期。日后若有疑问，这份记录就是答案。照片分享与隐私规划能协助您订出结构，活动后照片使用规划器则可以把记录表与批准记录放在一起。