Menutup tempahan fotografi selepas semua kerja yang disepakati diserahkan

Gambar sudah diserahkan, majlis telah berakhir dan semua orang letih. Mudah untuk membiarkan tempahan terabai, dengan beberapa perkara tertinggal yang tiada siapa ingat beberapa bulan kemudian. Penutup ringkas memberi kedua-dua pihak gambaran yang sama.

Panduan ini sebahagian daripada gambaran keseluruhan kami tentang menempah fotografi majlis dan menyepakati skop.

Apakah maksud "ditutup"?

Tempahan ditutup apabila semua kerja yang disepakati telah diserahkan, sebarang kelulusan telah diberikan, bayaran telah diselesaikan dan kedua-dua pihak faham apa yang berlaku selepas itu. Ia titik semakan praktikal, bukan istilah undang-undang.

Menutup tidak bermakna hubungan berakhir. Anda mungkin menempah lagi atau mempunyai soalan beberapa bulan kemudian. Ia bermakna tugasan yang diterangkan dalam sebut harga telah lengkap, dan rekod menyatakannya.

Adakah semua yang disepakati telah diserahkan?

Mulakan dengan skop bertulis. Semak sebut harga dan sebarang pindaan berbanding apa yang anda terima:

1. Bilangan dan jenis gambar, seperti yang dinyatakan.
2. Format dan saiz, seperti versi web dan cetak.
3. Sebarang tambahan, seperti sorotan terpilih atau set pratonton.
4. Tarikh penyerahan, termasuk sebarang penyerahan berperingkat.
5. Cara gambar dibekalkan: pautan, muat turun atau lain-lain.

Senarai semak penerimaan penghantaran gambar kami membimbing semakan ini, dan panduan tentang penyerahan, penyuntingan dan pemeliharaan gambar menerangkan apa yang dijangkakan. Jika gambar pratonton dihantar dahulu, lihat mengapa gambar pratonton dan galeri akhir ialah hasil serahan yang berbeza.

Adakah kelulusan telah direkodkan?

Jika tempahan merangkumi langkah kelulusan, seperti menerima galeri akhir atau meluluskan pilihan, rekodkannya. Mesej ringkas sudah memadai: "Kami mengesahkan penerimaan dan persetujuan galeri akhir pada 20 Mac." Catat tarikh dan siapa yang memberinya.

Jika sesetengah gambar ditahan untuk semakan, atau ada yang tidak boleh diterbitkan, pastikan itu ditulis juga. Panduan kami tentang menggunakan gambar majlis untuk perniagaan dan pelaporan merangkumi langkah semakan dengan lebih terperinci.

Adakah bayaran telah diselesaikan?

Semak invois berbanding sebut harga dan sebarang pindaan. Pastikan setiap bayaran telah dibuat atau dijadualkan, dan rekod anda sepadan dengan rekod kami. Jika nombor pesanan pembelian atau pusat kos mesti tertera pada invois akhir, beritahu kami sebelum ia dikeluarkan. Panduan kami tentang mengesahkan nama sah pada sebut harga dan invois ialah pelengkap yang berguna.

Jika perubahan semasa tempahan menjejaskan harga, semak bahawa invois akhir mencerminkannya. Panduan kami tentang meminda skop selepas deposit dibayar menerangkan bagaimana perubahan patut direkodkan.

Bagaimana dengan akses galeri dan penyimpanan?

Pautan galeri, tempoh muat turun dan tempoh penyimpanan berbeza antara tempahan, dan syarat bertulis menetapkannya. Tanya berapa lama anda akan mempunyai akses, fail disimpan dalam format apa dan sama ada anda boleh memintanya kemudian.

Jangan bergantung pada pautan yang kekal terbuka. Muat turun apa yang anda perlukan dan sandarkan di tempat yang anda kawal. Perancang arkib gambar kami membantu anda memutuskan cara menyimpan gambar untuk jangka panjang.

Siapa yang dihubungi kemudian?

Sepakati penghubung sokongan untuk soalan selepas penutupan: permintaan untuk fail, soalan tentang penggunaan gambar atau muat turun semula. Catat namanya dan cara menghubunginya. Jika penghubung anda sendiri berubah, beritahu kami; lihat panduan kami tentang rekod tempahan apabila pemilikan atau penghubung berubah.

Contoh andaian

Sebagai contoh, sebuah syarikat menerima galeri akhir bagi pelancaran produk tiga minggu selepas majlis. Pengurus majlis menyemak bilangan gambar, format dan tarikh penyerahan berbanding sebut harga. Semuanya sepadan, dan invois akhir telah dibayar.

Dia menghantar mesej ringkas: "Galeri diterima dan diluluskan pada 20 Mac. Semua invois telah diselesaikan. Kami telah memuat turun fail dan akan menghubungi anda jika ada soalan tentang penggunaan semula." Kami membalas untuk mengakui, dan kedua-dua mesej difailkan bersama tempahan.

Bagaimana jika ada yang masih terbuka?

Jika ada yang tinggal, seperti gambar yang tiada atau invois yang belum selesai, nyatakan dalam mesej penutup dan minta langkah seterusnya secara bertulis. Panduan kami tentang apabila pelan atau penyerahan fotografi majlis tidak menjadi merangkumi apa yang perlu dilakukan jika masalahnya lebih besar.

Apa yang kami sahkan

Kami mengesahkan secara bertulis bahawa kerja yang disepakati telah diserahkan, atau menyenaraikan apa yang tinggal. Kami juga mengesahkan kelulusan akhir, bayaran yang diselesaikan, susunan akses galeri dan penghubung untuk soalan kemudian.