交付后如何结束一次摄影预订

照片交付了，活动也结束了，大家都累了。这时候预订很容易就这样搁着，留下几个没人记得的小尾巴，几个月后才被想起。一次简短的结案，能让双方看到同样的全貌。

本指南属于我们的预订活动摄影与确认拍摄范围总览。

“结案”是什么意思？

当所有约定的工作都已交付、需要的批准都已给出、款项已结清，而且双方都明白之后会怎样，预订就算结案。这是一个实用的检查点，不是法律用语。

结案不表示合作关系就此结束。您可能再次预订，或几个月后有疑问。它的意思是：报价单所述的工作已经完成，而记录也这样写明。

约定的内容都交付了吗？

从书面范围开始。把报价单和任何修订，与您收到的内容对照：

1. 照片的数量和类型，与书面一致。
2. 格式和尺寸，例如网络版和印刷版。
3. 任何额外项目，例如精选集锦或预览照片。
4. 交付日期，包括分批交付的日期。
5. 照片的提供方式：链接、下载或其他。

我们的照片交付验收清单带您逐项核对，照片交付、修图与保存指南则说明该有什么期待。如果先发了预览照片，请看预览照片与最终相册为何是不同的交付成品。

批准记录了吗？

如果预订包含批准步骤，例如接受最终相册或批准挑选的照片，请记录下来。一则简短的讯息就够了：“我们确认已于 3 月 20 日收到并接受最终相册。”请注明日期和批准的人。

如果有些照片留待审阅，或有些照片不得发布，也要写下来。把活动照片用于业务与报告指南更详细说明了审阅步骤。

款项结清了吗？

请把发票与报价单和任何修订对照。确保每笔款项已付或已安排，并且您的记录与我们的一致。如果最终发票上必须有采购单号码或成本中心，请在发票开出之前告诉我们。核对报价单和发票上的法定名称指南是很好的补充。

如果预订期间的某项变更影响了价格，请核对最终发票是否反映。付订金后修改摄影范围指南说明了变更应如何记录。

相册查看和保存呢？

相册链接、下载期限和保存期各个预订不同，由书面条款订明。请询问您可以查看多久、文件以什么格式保存，以及日后是否可以申请。

不要指望链接一直开放。请下载您需要的照片，并备份在自己掌控的地方。我们的照片存档规划器协助您决定如何长期保存照片。

日后联络谁？

请约定结案后的支援联络人，以处理日后的疑问：索取文件、询问照片用途或重新下载。记下对方的姓名和联络方式。如果您这边的联络人有变，请告诉我们，可参考公司拥有权或联络人变动时的预订记录指南。

情景示例

例如，某公司在产品发布会三周后收到最终相册。活动经理把照片的数量、格式和交付日期与报价单对照，全都吻合，最终发票也已付清。

她发出一则简短讯息：“已于 3 月 20 日收到并接受相册。所有发票已结清。我们已下载文件，如对再次使用有疑问会再联络。”我们回复确认，两则讯息与预订记录一起归档。

还有未了的事怎么办？

如果还剩下什么，例如缺了一张照片或发票未处理，请在结案讯息中说明，并要求以书面回复下一步。如果问题比较大，活动摄影计划或交付出问题时指南说明了该怎么做。

我们会确认什么

我们会以书面确认约定的工作已交付，或列出尚未完成的部分。我们也会确认最终批准、已结清的款项、相册查看安排，以及日后有疑问时的联络人。