先把公共活动场地和工作场所分开看,因为各自可能有自己的相机批准。然后列出每个环节、示范和员工组别的厅房与时间,我们才看得出哪里重叠,需要几位摄影师。再约定哪些照片要当天交付、谁审核说明文字,以及哪些内容是机密。
峇六拜(Bayan Lepas)位于槟岛东南部,紧邻机场和一个大型工业区。这里的公司或机构活动,往往分布在两种地方:公共场地,例如酒店或会展空间,以及有自己规定的工作场所。本页帮筹办人统筹这两边。想了解全州情况,请看槟城指南。
是不是有两套相机规定?
先把这一点说清楚。酒店宴会厅有它的管理方;工厂、实验室或办公室,则有自己的安全、保安和保密规定。一边的批准,并不涵盖另一边。
对于工作场所,请以书面询问:
- 是否需要入场须知或陪同,需要多久?
- 哪些区域允许带相机,哪些不允许?
- 有没有不能出现的拍摄对象,例如荧幕、产品或文件?
- 照片离开厂区之前,由谁批准?
可以用场地摄影检查清单记录答案。我们不会把一个厂区的规定,套用到另一个厂区。
哪些环节会重叠?
一天需要几位摄影师,取决于有哪些事同时发生。请按您真实的厅房时间表做一张表。
| 时间 | 厅房或区域 | 活动 | 必拍吗? |
|---|---|---|---|
| 上午9点 | 主厅 | 开幕环节 | 是 |
| 上午10点半 | B厅与厂区参观 | 两场示范 | 一场必拍,一场选拍 |
| 下午1点 | 食堂 | 员工表扬 | 是 |
两件必拍的事同时进行时,一位摄影师无法兼顾。我们的同步活动与人手规划工具,让您一眼看出这一点。我们不会假设您那天有第二位摄影师,而是以书面说明已确认的安排。
团队的抵达取决于什么?
槟城国际机场和大型工业区在这里相距很近,但地图上的短距离,说明不了办理登机、行李、器材搬运,或到您门口的路。请告诉我们团队实际会在哪里抵达、哪一天、厂区几点让人进入。我们会就场地地址以书面确认交通,不会因为附近有机场就自行推断。
当天需要交付什么?
公司活动通常需要尽快拿到几张照片,完整的一套稍后再交。活动前请先决定:
- 当天需要多少张照片,什么格式。
- 谁撰写或核对说明文字。
- 谁审核照片的机密问题。
- 谁可以分享,在哪里分享。
请问我们,您那一天是否能包含当天交付,我们会以书面确认。我们的企业活动照片交付规划列出各种选择,活动照片用于业务与报告则说明批准方面的问题。
一个实际的例子
假设一家科技公司在酒店举办一天的客户论坛,之后安排二十位宾客参观厂区。
筹办人发来附有厅房名称的论坛时间表,以及厂区的相机规定:禁止拍摄生产线的荧幕,并要求有人陪同。她把开幕环节、客户座谈和厂区参观列为必拍。两场分组讲座重叠,她选了一场全程拍摄,另一场只要开头和结尾。她还说明,座谈会的三张照片需要在下午5点前交付,用于新闻稿,说明文字由她的传讯经理签核。我们的书面回复列出进入厂区的时间、由谁陪同团队,以及当天的照片怎样送到她手上。
请把这些告诉我们
- 场地和工作场所的名称与地址。
- 厅房时间表和环节分组。
- 工作场所的接洽人。
- 受限制的拍摄对象。
- 发布期限和负责签核的人。
会议活动请看会议与大会摄影。培训和学习日请看工作场所沟通与学习活动摄影。我们的摄影师在公开流程之外还需要知道什么指南说明流程表。
下一步
告诉我们厂区允许什么,我们会整理成一份书面计划:进场、陪同、受限制区域、拍摄范围和交付。日期、场地、人手和报价都以书面确认之后,预订才成立。请从档期查询或提交拍摄咨询开始。
检查清单
- 把公共场地和工作场所分开写明。
- 以书面取得工作场所的相机和入场须知。
- 列出每个环节的厅房、开始和结束时间。
- 标出重叠的环节。
- 列出受限制的拍摄对象,例如荧幕、产品和文件。
- 写明谁审核说明文字、谁批准发布。
- 说明交付期限和交付方式。
把场地和工作场所的名称、环节的分组、受限制的拍摄对象和发布期限告诉我们,我们会以书面确认适合的拍摄范围。
分享我们在峇六拜的活动时间表常见问题
工作场所的拍摄批准,和活动场地是分开的吗?
通常是。请向厂区以书面索取相机和入场须知,并写下负责批准的人。我们遵守厂区的规定,并按答复规划布置时间。
怎么知道需不需要第二位摄影师?
列出各个环节的厅房和时间。如果有两件必拍的事同时发生,一位摄影师就无法兼顾。我们会以书面说明,您那天是否确认有第二位摄影师,不会擅自假设。
照片可以当天交付吗?
请问我们,您那一天是否能包含这一项,我们会以书面确认。也请告诉我们要多少张、什么格式,以及发布前谁必须审核。
有些员工或荧幕不能出现在照片里怎么办?
活动前先在流程表上标出。工作场所常常限制拍摄荧幕、工作证、产品或文件。一份书面清单,可以让团队避开这些,又不打断流程。
已核查的资料来源
以上为规划资料。场地规定、许可和交通安排可能变动,我们会针对您的实际预订确认最新情况。
分享我们在峇六拜的活动时间表
把场地和工作场所的名称、环节的分组、受限制的拍摄对象和发布期限告诉我们,我们会以书面确认适合的拍摄范围。
接下来会怎样: 您通过 WhatsApp 发送活动资料。我们的团队阅读需求后,会询问缺少的讯息,再以书面确认日期、场地和拍摄范围是否可以预订,并附上报价。打开 WhatsApp 不会自动发送讯息;双方确认之前,讯息不等于预订。为方便团队处理,预填讯息为英文,您可以自行修改。
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