活动照片的商业用途与报告用途

活动照片很少只用一次。同一批照片，可能要放上网站、年度报告，也要给赞助商、登上通讯稿，还要贴在员工布告栏。每种用途的对象不同，风险也不同。这篇指南帮您把这些用途和给摄影师的拍摄需求连起来。

这里谈的是一般的商业用途。如果您想了解某类活动本身的拍摄，例如公司庆典与颁奖典礼摄影或会议与大会摄影，请看对应的活动指南。至于发布照片的法律问题，请看活动摄影的隐私、许可与图片使用。

我们到底需要照片来做什么？

写拍摄需求之前，先把用途写下来。一张简短的清单就够了。

用途	常见对象	照片需要呈现什么
公司网站	客户、求职者	机构、人员和工作情况，并带有场景
年度报告	会员、监管机构	真实的活动，图说准确
新闻稿	记者	新闻时刻，人名已核对
赞助商报告	赞助商	双方约定的活动与曝光
内部通讯	员工	表扬与共同的经历

您可以用企业活动照片交付规划，把这份清单连同期限一并整理出来。我们另有一篇公司网站与年度报告用的照片，针对最常见的两种用途讲得更深入。

接下来还有哪些细分问题？

每种用途都会带出自己的决定。下面这些指南逐一说明。

• 什么样的活动照片适合用于新闻发布？
• 如何用相册做出有用的活动回顾
• 内部沟通与员工表扬用的照片
• 能反映活动实况的赞助商证明
• 为媒体、赞助商和内部团队准备不同的图片包
• 首次回顾之后，如何再次使用活动照片

遇到相关问题时再看对应的那篇即可，不必全部读完。

五个步骤的决定框架

1. 列出用途。 渠道、对象、期限。
2. 指定批准人。 每个用途一位，意见不一致时由谁说了算也要说清楚。
3. 列出画面。 每个用途需要哪些人物、活动、区域和时刻，也标出不可以出现的内容。
4. 订下背景说明的规则。 谁负责核对名字、职衔和图说。请参考准确的图说、署名与活动背景。
5. 说好怎样记录。 批准和限制记在哪里。照片使用与审批登记表是其中一个选择。

这五件事都有答案，拍摄需求自然就写出来了，摄影师也清楚这次拍摄是为了什么。

举个例子

例如，一家公司举办为期两天的会员大会。市场部要给网站用图，财务部要为年度报告挑一小组照片，赞助商期待看到它那场环节的证明，人力资源部则要为员工通讯准备表扬照片。

传讯主管把四个用途和各自的期限列出来。赞助商的那组照片只限于它自己的环节和招牌。人力资源部的那组照片，会排除曾表示不想入镜的人。摄影师拿到的是一份写明每个用途所需画面的需求，批准记录则在挑选照片时一并填好。

谁负责批准什么？

照片会经过好几个人的手。市场部可能负责挑选，代理公司负责修图，领导层负责签核，法务部门可能还要审阅。如果没有清楚的先后次序，往往是动作最快的人说了算，之后再来更正。我们的市场部、代理公司与领导层之间的图片批准一文，说明了怎样避免这种情况。

如果需要当天就使用照片，请事先用活动进行中的照片选送规划规划流程。批准的程序要与用途相称：一则小型的内部帖文，不需要和年度报告走同样的审批链。

法律、合约、场地规定与公司政策

这四个层面常被混为一谈。

• 法律。 个人资料保护局（Jabatan Perlindungan Data Peribadi）说明，《2010年个人资料保护法令》适用于商业交易中处理的个人资料。这项法令是否适用于您的使用方式，以及如何适用，请向您的法律顾问咨询。我们不提供法律意见。
• 合约。 我们的书面报价会写明谁可以使用这些照片、可以用来做什么。马来西亚知识产权局（MyIPO）指出，作品一旦创作出来，版权保护便自动产生，所以所有权和使用授权的条款很重要。请看版权归属与使用活动照片的许可。
• 场地规定。 场地可能限制拍摄，或限制发布其场所的照片。
• 公司政策。 您自己对员工照片、赞助商和批准程序的规定由您决定，而且应该写下来。

摄影师能承诺什么，不能承诺什么

我们可以针对您的日期，确认会涵盖哪些画面、多少小时和哪些交付步骤，并写成书面。我们不承诺照片会带来互动、销售或任何其他结果。请把照片视为活动的记录，成效由您自己的指标来衡量。

如果想知道某个用途能否支持，例如快速出图给媒体，或为赞助商另选一组，请直接问我们。我们会针对您的日期，以书面确认能包括什么。

为照片日后的用途做好规划

使用并不会在第一次活动回顾后就结束。为报告挑选的照片，日后也许会被拿去做简报，或用在下一届活动的宣传。活动后照片使用规划器可以帮您预先想好，之后可能还有哪些用途。我们的首次回顾之后，如何再次使用活动照片一文，说明背景改变时需要重新核对什么。

交付格式、文件命名和存放，请看活动照片的交付、修图与保存。设定期限时请把这些放在心上，因为交付延迟或不完整，会影响所有依赖这批照片的用途。

活动前要先定下的问题

• 哪些用途是必需的，哪些是可有可无的？
• 两位批准人意见不同时，由谁最后决定？
• 有没有哪些人物、区域或赞助商，在某些用途中必须排除？
• 最早的期限是几时？到那时哪些东西必须已经完成？
• 谁负责核对名字和职衔？
• 批准和限制要记录在哪里？

这些问题都有答案后，请连同日期和场地，通过我们的查询页面发给我们。我们会先回问几个问题，再以书面确认拍摄范围、交付内容和批准流程。