活动公司与长期系列活动的摄影委托

替活动公司拍摄，和替一家公司拍一场活动并不一样。摄影师与活动的主人之间多了一层关系：活动公司要向客户交代，客户自己可能有市场部，而同一个月里，可能就有三个不同品牌的晚宴、产品发布会和区域研讨会。

这一页写给活动公司、制作公司，以及需要长期稳定摄影安排的企业内部负责人。下面链接的各篇指南，会谈到从提案到接手别人简报的具体问题。

活动公司的摄影，谁说了算？

好几个人都可能说"我们要请摄影师"，但他们指的并不是同一件事。在索取报价前，先把角色分清楚会省下很多麻烦。

角色	通常决定什么	需要先确定的问题
活动公司客户经理	给客户的范围、预算和时间表	谁签报价单？
活动制作人或 show caller	活动当天的提示和变动	当天谁可以更改流程表？
终端客户的市场部联络人	需要哪些照片、如何使用	谁审批挑选的照片？
采购或财务	供应商登记、采购单、发票	发票要用哪个公司法定名称？
系列活动负责人	各场活动之间的连贯性	谁负责更新主简报？

不是每场活动都有这五种角色，重点是弄清楚您的活动有哪几种。付款方面可以参考通过活动公司或主办方支付摄影费用。如果其中两人意见不一致，请看客户与活动公司指示冲突时的处理方式。

这个系列涵盖哪些情况？

本系列的文章，依据活动公司最常遇到的情况来编排。

• 提案与竞标：终端客户决定前先做摄影规划，以及提案里可以如实展示的摄影成果。
• 品牌与署名：活动公司自家品牌与白标摄影安排，需要讲清楚摄影团队的形象和与客户的联络方式。
• 同时进行的工作：同一场活动服务多个客户，或同一天有多场活动。
• 日期表与系列活动：混合型的公司活动日程、只有部分日期确认的长期摄影，以及巡回活动和分公司活动。
• **变动与交接：**紧急增援、没做完的简报、更换场地后的活动和接手的旧相册。
• **活动结束后：**活动公司自行后期制作、案例研究、作品集和每月交付的照片批次。

至于会议、颁奖礼等活动本身要怎么拍，请参阅相关的活动页面。这里谈的是围绕活动的安排。合约、价格和拍摄方法这类通用话题，则在预订与条款以及活动摄影流程表与人手安排等共通指南里。

为什么系列活动需要另外考虑？

重复举办的活动看起来很好规划，因为以前办过。实际上每次都在变：换场地、新产品、新的审批人、不同的讲者。去年的相册可以参考，但它不是简报。

我们的系列活动摄影指南讲了基本做法。对活动公司来说，有两点特别重要。第一，准备一份简短的主简报，写下不变的内容，例如品牌指引、交付格式和固定联络人。第二，每场活动再附一页补充，写下会变的内容。这样摄影师只需要读两份简短的文件，不用在冗长的邮件往来里翻找。

哪些事不能先假设？

活动公司常常要在摄影师确认之前，先向自己的客户承诺一些事。这很正常，但如果承诺的内容超出了已经谈妥的范围，就有风险。

我们的做法很清楚：每一次委托，团队会阅读您的简报，问清楚缺少的资料，提出拍摄方案，然后以书面确认日期、场地、人手、成品和报价。我们不会预先声明，同一天可以支援多少场活动，也不会预先承诺某种交付时间或某种形象呈现。这些都要针对具体日期来确认，您提出询问，我们就以书面回复。

活动公司经常问到白标呈现、增加人手、快速交付或宾客人像。请把每一项都当作问题：问我们您的日期能不能包含，并等书面答复之后，才向客户作出承诺。

什么会影响规划和费用？

费用跟着范围走。对于活动公司的系列活动，主要因素是活动场数，以及每场的拍摄时数和覆盖的房间数。其他因素包括是否需要不止一位摄影师、每位客户期望多少张修好的照片，以及需要多快拿到。这些因素在整个日期表上会累加，所以一份清楚的清单很重要。

这一页不提供价格。每一场委托的报价单会以书面列明拍摄范围、人手和成品。长期摄影合约的协议要点说明了共用条款如何与逐场报价并存。如果您在比较不同方案，可以用多场活动摄影委托整理表把几场活动排在一起，看出范围上的差别。

我们如何规划和确认活动公司的委托？

我们从您的日期表开始。我们会问哪些活动已确认、哪些暂定、哪些只是构想，并分别处理。暂定的日期不等于预留，我们会以书面说明，而不是让对方自己去理解。

对每场已确认的活动，我们会问：当天谁给指示、谁审批照片、哪些客户名称不能外泄、每位客户期望收到什么。然后我们提出拍摄方案，由活动公司审阅后才确认。如果您的客户有自己的供应商流程，请尽早告诉我们，避免登记手续耽误预订。

咨询之前，先想清楚这些问题

• 哪些活动已确认，哪些暂定，哪些尚未定案？
• 您团队里谁给摄影师指示，谁审批照片？
• 付款方是谁？报价单应写哪个公司法定名称？
• 哪些客户名称、日期或场地属于机密？
• 每位客户期望收到什么，用什么格式？
• 活动之间有没有重叠，例如同一天有两场活动？
• 有没有现成的品牌指引，需要摄影师遵守？

如果大部分问题您都答得上来，咨询资料就算齐全了。如果还有不清楚的地方，把手上有的资料发给我们，我们会协助找出缺口。活动公司摄影咨询和系列活动摄影咨询两页说明了怎样开始。活动摄影需求表工具可以先帮您整理一场活动的资料。