为社群档案拍摄文化活动照片

档案是对未来的一个承诺。多年后有人打开这些照片，也许身边已没有当年在场的人来解释。因此，准确的说明和清楚的条件，比照片数量多更重要。

这一页属于我们的文化社群与节庆活动摄影指南。

怎样的照片对档案有用？

一张好的档案照片有三层。第一层是影像本身，清晰而诚实。第二层是背景，讲明时间、地点和内容。第三层是条件，讲明谁可以怎样使用。

缺了第二层和第三层，再漂亮的照片也难以保存。姓名会从记忆中淡去，日后的保管人也可能不知道哪些用途是允许的。请在活动之前就规划这三层，而不是事后补。

我们记录哪些背景？

我们依照主办方自己的笔记，记下日期、场地和流程的先后。社群的审阅人再补上人物的姓名、身份，以及现场发生之事的含义。

我们不自行提供文化上的解释，也不猜测身份。说明文字如果没有确认，宁可留白，也不要编造。活动照片图说工作表提供一个简单的方式，让您在活动后收集这些细节。

档案、发布与商业再用是不同的事

用途	含义	需要讲清楚的事
档案	由社群保存，用于记忆或研究	谁保管，谁可以查看
有限范围分享	给成员、家庭或委员会看	包括哪些人，如何分享
发布	在网上或印刷品公开	参与者的意愿、敏感时刻
商业再用	用于广告或出售	另立书面协议

档案记录并不带有发布或商业使用的权利。我们关于个人、内部、媒体与广告用途的指南解释了这些类别的区别，隐私、许可与图像使用指南则列出需要讲清楚的问题。不要因为活动属于文化或社群性质，就当作已经获得许可，请向主办方和场地确认实际的规定。

一个简短的例子

例如，一个社群协会每年举办一次庆典，想每年留下一份记录。委员会指定一位义工当档案管理员，一位长辈当审阅人。活动后，我们交付约定的选片和先后顺序，审阅人补上姓名和含义，档案管理员把原始文件存放在两个地方，并注明：要公开张贴，必须由委员会逐张批准。

一年后，协会想在一个小型展览中用三张照片。由于原来的协议只写明档案和委员会内部使用，他们先向我们申请书面补充。

摄影师需要知道什么

• 档案是私人的、仅限成员，还是开放给研究者。
• 审阅人是谁，什么时候有空。
• 哪些人物或时刻要留在记录之外。
• 偏好的文件格式，以及档案合理能容纳多少照片。

我们的照片存档规划器可以帮助您规划存放和命名，关于相册到期与摄影师存档的指南则说明，按您报价单的条款，我们保留什么、保留多久。

活动前可以问自己的问题

• 档案会收入所有交付的照片，还是只收一组最有代表性的？
• 档案除了修好的照片，是否也保存未经修饰的原始文件？由谁保管？
• 如果日后有参与者要求移除自己的照片，由谁处理，怎样记录？
• 将来的保管人会被告知这些条件，还是把条件写进档案里？

早点讲好，只需要一次简短的交谈；等发生争议才处理，代价大得多。

审阅敏感内容

有些时刻不适合放进档案，或需要社群成员先看过。这部分在社群成员审阅敏感庆典照片中有说明。到了选择保留哪些照片时，请参考向文化活动主办方交还准确的影像叙事。

我们会以书面确认什么

报价单会写明拍摄范围、交付内容和约定的用途。费用和交付时间在报价单中确认，不在这里。