保密专业会议的有限影像记录

有些专业会议之所以有效，是因为在场的人敢于直言。镜头即使再安静，也可能改变这一点。这一页写给想为这类会议留下一小份记录的主办方，建议在邀请摄影师之前，先把这份记录定义清楚。

本页属于专业聚会与协会活动摄影指南。围桌讨论且允许拍摄的情形，请看圆桌会议摄影。

先问：拍摄有帮助吗？

先想想这些照片是做什么用的。主办方自己的档案、写给参与者的通知、新闻稿，或董事会的报告，各自需要不同的素材，有些甚至根本不需要。

如果找不到清楚的用途，您也许会决定不拍，这是合理的选择。如果有用途，下一步就是界定能满足它的最小记录。

界定允许的拍摄对象

列出镜头可以拍的内容。常见的选择有场地及环境、参与者到场、会议开始前的全景、结束时的握手或合照，以及主办方迎接宾客。

也要列出不可拍的：讨论期间个人的近景、文件、笔记本电脑荧幕、名牌、挂图和白板。显示机密商业资料的活动照片指南更详细地说明了风险。

界定拍摄时段

决定摄影师什么时候可以工作。

时段	常见规定
到场	允许，远距离广角
开场前	允许，参与者已就座
讨论期间	不允许，或经同意才可
停顿	参与者同意时允许
结束	允许，简短

请指定一位，通常是主办方或主席，通知摄影师何时开始和停止。我们会遵从他们的信号，被要求时就离开。

参与者的同意

请告诉参与者会拍摄什么，并让他们可以拒绝。不愿出镜的参与者应当被排除在外，不必多问。我们不追问原因，也不会收集超出说明文字所需的个人资料。

如果某位参与者的身份使任何照片都变得敏感，请与主办方决定此人是否入镜。拍摄姓名不应与照片并列的出席者指南提供了一些想法。

保存、存取与发布

有限的记录，也应当有限地流通。请约定照片存放在哪里、谁可以看、谁可以分享。有些主办方保持私密，也有些把一小组精选照片分享给参与者。

禁发令与限制发布的照片指南说明了如何把照片保留到特定时间或条件满足时。请把规定写下来，免得之后有人拿不准。

一个假设的例子

例如，业界代表在酒店会议室举行一场闭门会议。主办方允许参与者入座时拍五分钟，结束时拍两分钟，不拍文件。摄影师在角落工作，主办方示意时离开，结束时回来。

照片只交给主办方和指定的参与者。这只是一个示范，说明如何界定有限的记录。

借助专业意见

如果会议涉及敏感的议题或需要保护的参与者，主办方可能想在决定拍摄前征询专业意见。我们不需要知道会议为何敏感，也不会询问姓名或背景。一份清楚且获授权的简报就足够了。

时数、人手与成品

有限的记录是一位摄影师的短时预订。我们会以书面确认日期、场地、人手、成品和报价。如需额外服务，请问我们您的日期能否安排。

活动前要商定的问题

请问主办方，有哪些人知道会有摄影师到场、是否有参与者要求不拍照，以及参与者在会议中途改变主意时怎么办。决定摄影师不工作时在哪里等候，由谁带他们进出。也约定，如果讨论转到没人预料的话题，我们该怎么做。清楚的答案能保护现场所有人。