多个场地或厅房同时进行时的预算

设有三个分组讨论室的会议、一边是舞台一边是展厅的展览，或者分在两个场地举行的家庭活动，都带来同一个问题：一位摄影师无法同时出现在两个地方，所以要么有所取舍，要么增加人手。

这一页属于我们的价格与报价指南，与增加一位活动摄影师的预算互相补充。那一页问的是加第二位摄影师值不值得；这一页问的是重叠究竟出现在哪里。

为什么不能用标准费率乘以宾客人数？

宾客人数只告诉您现场有多少人，并没有告诉您有多少个地方同时有事情发生。只有一个舞台的大型全体会议很好拍；只有少数人、却有四场工作坊同时进行的聚会就不好拍。

用费率乘以人数，也会掩盖真正的成本因素：摄影师人数、每人工作的时数、地点之间的距离，以及要处理的照片数量。比较各家报价时，应该比较的正是这些项目。

怎样找出真正的重叠？

画一张简单的时间表，每个厅房占一行，把每个环节标上去。两行在同一时间都有内容，就是重叠；只有一行有内容，一位摄影师就能负责。

然后按重要性给重叠涂上颜色。主题演讲与社交休息撞期，跟两场颁奖环节撞期，情况完全不同。我们的同步活动与人手规划工具就是为这个练习设计的。

移动对安排有什么影响？

在厅房之间走动需要时间。摄影师离开一个厅房去另一个厅房，两头都会错过几分钟，还要加上等门、等电梯或安检的时间。在同一个大厅里，这点损失很小；跨越两栋建筑物，可能相当可观。

情况	对拍摄安排的影响
相邻的厅房，步行很近	环节时间错开的话，一位摄影师可以轮流拍摄
厅房在不同楼层	要预留电梯和排队的时间，能巡拍的次数变少
不同的建筑物	移动时间会减少拍摄量，每个地点安排专人更实际
户外与室内区域	天气与布置增加变数，请参考场地与天气规划

这些只是规划时的提示。供应商应该写明他们采用的假设。

每个环节究竟需要什么成果？

各环节所需的成果，比流程表看起来的差别更大。有的环节需要完整记录，包括讲者、听众和关键时刻；有的只需要几张照片放进报告。付出的功夫不同，人手自然也不同。

请逐个环节决定。完整记录主题演讲、只要分组讨论的精华，与两者都要完整记录，是截然不同的需求。我们的活动流程表、优先次序与人手安排说明了优先次序如何影响人手规划。

一个假设的例子

假设一场一天的研讨会：早上 9 点开幕全体会议，10 点半到 12 点半有三场工作坊同时进行，然后是共同午餐，下午 3 点闭幕全体会议。只有早上有重叠。

一位摄影师可以负责两场全体会议和午餐。至于工作坊，主办方排了优先次序：其中一场是赞助商的必拍环节，另外两场最好有。这时只在早上的时段加一位摄影师，而不是整天都加，就能完整拍摄赞助商那一场，主摄影师则去巡拍另外两场。报价单写明早上两人、其余时间一人，比整天安排一位用不上的第二摄影师更清楚。

书面报价单里应该写什么？

请要求每家供应商写明：

1. 每个时段有几位摄影师负责。
2. 每个人负责哪个厅房或场地。
3. 每个环节的交付内容：完整相册、精华，还是少量照片。
4. 对各地点之间步行或车程时间的假设。
5. 环节超时、重叠扩大时怎么处理。

如果各家供应商的答案不同，这些差别往往就是价格差别的原因。为什么拍摄时数相同，报价却不同一文解释了其中道理。

策划这类有多个环节同时进行的活动时，我们会与您一起阅读流程，标出重叠的时段，再建议符合这些重叠的拍摄安排。我们会在书面报价单中确认每个厅房的人手、时数和交付成果。