正式会议记录与非正式专业照片

专业会议会留下两种记录。一种是正式的：通知、登记册、会议记录和决议。另一种是影像的：一组显示谁来了、会场什么样、当天气氛如何的图库。两者都有用，回答的问题不同。

本页属于专业会议与协会活动摄影指南的一部分。

照片能补充什么？

照片补充文字做不到的背景。它们显示会场的规模、在场的人和气氛，可以让年报或通讯更生动，也让无法出席的会员看到发生了什么。

但照片没有法律效力。一张举手的照片不是投票记录，一张合照也不能证明每个议程项目时谁在场。请查看您的章程或规则，了解哪些必须记录、如何记录，并把这些记录分开保存。您的协会有哪些义务，取决于它的管理文件和法律，我们不提供法律意见。

两套成果，两种用途

成果	用途	常见内容
纪实照片	说明正式会议	主席、主席台、讲者、会场、观众全景
非正式照片	呈现关系与气氛	交流、交谈、茶点、到场

请在图库里把两套分开。用「会议」和「交流」之类的标签，可以让秘书替各种用途挑选合适的照片。为交付图库挑选活动照片说明了按用途挑选的想法。

在对的地方用对的照片

纪实照片适合放进年报、档案，以及任何对会议的描述。非正式照片适合通讯、社交渠道和会员相册。

混用时要小心。严肃议题的正式报告旁边，放一张会员大笑的随手拍，可能显得草率。反过来，一张呆板的会议照片放进社交帖子，也未必吸引人。用途不同，要问的问题也不同，可参考个人、内部、媒体与广告用途。

情景示例

假设一个行业协会在上午举行有80位会员出席的周年大会，之后有一场交流午餐。秘书负责会议记录，并以登记册记下出席。传讯主任想要年报和会员渠道用的照片。

摄影师以纪实照片覆盖会议：主席、主席台、讲台上的讲者，以及会场全景。午餐时，团队拍交谈和茶点。图库分成两个文件夹交付。秘书的登记册和会议记录仍是正式记录；年报只使用纪实照片，图说写明场合和日期。

周年大会

周年大会有自己的程序。组织周年大会摄影说明了流程，包括投票和报告，以及如何恭敬地拍摄。

隐私与存档

拍到可辨认的人，照片可能属于个人资料，马来西亚个人资料保护局（JPDP）有发布关于隐私的指引。请在会议通知中告知出席者现场有摄影，并决定照片保存多久。照片存档规划器可以记录这个决定。

如果有官方机构需要某场活动的记录，请向您的顾问了解对方的要求。照片可以作为活动的佐证，但它并不是为此目的设计的。

非正式照片与低调的出席者

不是每个人都愿意出现在非正式的照片里。尊重这一点的方式，请见出席者偏好低调的交流活动。

谁保管什么？

请事先决定每一套照片放在哪里。纪实照片可以交给秘书，与会议记录放在一起，非正式照片则交给传讯志愿者。请把安排写下来，让新任的干事找得到。我们会交给您指定的人，并在交付说明里写明各文件夹。

费用与筹备

两套照片通常需要更长的时段，因为团队要覆盖当天的正式与非正式部分。影响因素请见活动摄影价格。请告诉我们节目流程和您保存的记录，我们会以书面确认覆盖范围和标注方式。