摄影师的餐食、停车与出入费用如何影响总额

活动当天的实际安排，很容易在报价单里被漏掉。停车、安检通行证、长时间工作的一餐，单独看都不算大项目，但如果没有人事先决定由谁负责，每一项都可能造成不愉快。

这一页属于我们的活动摄影价格与报价规划指南，与交通费用与报价假设互相配合：那一页讲路途，这一页讲摄影师到达之后的事。

通常会出现哪些实际开销？

常见的清单很短：工作人员车辆的停车费、当天的过路费或交通费、场地的通行证或装卸证、工作人员的餐食和饮料，有时还有器材存放或房间的收费。较大的场地对车辆进入和卸货另有规定。

这些都没有统一的做法。有的场地让工作人员免费停车，有的按小时收费。请直接问场地方，也问供应商报价单的假设是什么。

通常由谁付费：三种模式

报价单处理这类实际开销，大致有三种方式。

模式	运作方式	需要确认什么
已包含	费用已涵盖实际开销	包含哪些项目，有没有上限
按实际金额报销	供应商先垫付，再凭收据按实际金额开发票	估算金额，以及何时需要先批准
由主办方安排	由您提供通行证、停车位或餐食	谁通知场地方，何时之前

三种都合理。问题出在没有说明。报价单若没写适用哪一种，双方只能各自猜测。

事先同意的报销与未经批准的收费有什么分别？

事先同意的报销在事前就写明，即使只是估算。例如：“场地停车费按场地公布的收费估算，凭收据按实际金额收取。”您知道可能会有这笔费用，也大致知道怎么运作。

未经批准的收费，是事后在没有讨论的情况下提出的。这里的“未经批准”并不表示居心不良，通常只是出现了一笔谁都没想到的实际开销。解决办法是事先约定一个简单的流程：出现报价单以外的费用时，摄影师先问您，您批准或拒绝，答复记录下来。

餐食与休息对安排有什么影响？

长时间的工作需要休息。摄影师连续工作八小时而没有休息，专注力下降，照片也会受影响。请事先约定是否预期有短暂休息、可以在哪里休息，以及是由主办方提供餐食，还是摄影师自备。

这也是时间安排的问题。如果休息刚好落在重要环节，计划就会出问题。请供应商把休息安排在流程中比较安静的时段，例如午餐时间。我们的活动流程表与人手安排指南说明了如何标出必须不间断拍摄的时刻。

一个假设的例子

假设一场酒店内的公司晚宴，摄影师下午 3 点抵达，晚上 7 点开始，11 点结束。会出现四个问题：工作人员的车停在哪里、有没有装卸入口可以搬运器材、布置之后到活动开始之间有没有提供餐食，以及晚宴期间摄影师能不能把器材留在某个房间。

主办方向酒店询问后得知，停车按小时收费，另有员工出入口。报价单于是写明停车费凭收据按实际金额报销，若超出估算则先询问。主办方在下午 5 点到 6 点的空档提供一餐。没有任何事情要等到当晚才第一次被提起。

应该向场地方问什么

场地方掌握大部分答案，所以从这里开始。我们的场地摄影检查清单包含出入与装卸方面的问题，您可以按需要调整。请询问：

1. 有没有停车位、收费多少，以及工作人员车辆是否有通行证。
2. 装卸货的地点和允许的时间。
3. 抵达时有没有安检或身份证明的要求。
4. 如有需要，是否有安全的地方存放器材。
5. 在场地内拍摄是否收费，由谁去申请。

收费和规定会变，请在临近日期时再向场地方确认。

要用书面写下什么

得到答案后，请供应商在报价单上为每个实际项目加一行简短的说明：已包含、按实际金额报销，还是由您安排。如果是报销，请加上估算金额，或写明如何商定。

准备报价时，我们会写明哪些实际开销已包含、哪些按实际金额收取、哪些由主办方安排，而且在清单以外产生任何费用之前先征求您的同意。这样发票就会与您的预期一致。