到访学术代表团摄影

代表团到访是一场时间很紧的短活动。访客要参观几个地方、见几个人、交换礼物、签署文件，一切都在固定时间内完成。学校希望有一份能好好呈现这次到访、事后又不会惹麻烦的记录。

这一页属于校园、学生与校友活动摄影的一部分。

学校希望从到访记录得到什么？

常见目的有：存入学校档案、供新闻稿或网站使用、给代表团自己用，以及给东道主留作纪念。每一种所需的拍摄略有不同。

先决定谁会使用这些照片，因为这会决定选片。档案要的是准确的图说和宽景；新闻稿要几张重要时刻的有力照片；代表团可能又需要另一套。

确认可拍摄的区域

校园里各处的规定不同。图书馆、实验室、宿舍和礼堂都可能限制拍摄。请以书面向各区域的负责人询问，并记下对器材、时间或拍摄对象的限制。

我们的场地摄影检查清单能帮您收集答案，而历史、文化与宗教场所的拍摄指南则说明了场地有特殊地位时会出现的问题。

准确的角色与姓名

代表团里有正式职衔的人，错误很容易被看出来。代表团联络人提供的经确认的打字名单，是图说的依据，东道主则确认学校这边的资料。

我们不会凭外貌或在合照中的位置去猜人是谁。我们的为重要活动参与者提供准确的姓名与角色指南说明了要准备什么。

保护受限设施与未发表的研究

代表团常会参观展示未发表研究的地方。在负责人另行说明之前，一律视为受限。请在行程上标出，向摄影师交代，并指定当天能回答问题的人。

举例来说，代表团的参观路线包括图书馆、材料实验室和机器人区。学校决定图书馆和机器人区入口可以拍，实验室内部不可以。摄影师记录代表团抵达、图书馆参观和交换礼物，到实验室就在门外等候。图说在分享之前先由东道主确认。

固定时间表与非正式时刻

代表团的时间表很紧。请先约定不能错过的时刻，例如欢迎、签署和合影，以及时间不够时可舍弃的部分。喝茶时的交谈这类非正式时刻很有价值，但前提是访客自在。可用重点照片清单工具为它们排序。

分享与批准

决定谁在照片交给代表团、媒体或公众之前批准选片。应由一位指定的负责人审核图说中的姓名、职衔，以及任何敏感的背景细节。

需要发给我们的资料

请发来行程、代表团名单、各区域的许可，以及你们的审批路线。我们会询问缺少的资料，并以书面确认日期、场地、安排的摄影人员、交付内容与报价。

可以问我们的问题

可以问我们：怎样跟上紧凑的行程；预定区域当天变成受限怎么办；代表团要求拍清单以外的东西时怎么处理。针对您的日期，我们会以书面确认可行的做法。

当天到访有变时

代表团的到访可能提早结束、延后，或临时改路线。会面可能超时，东道主可能被叫走，某个区域也可能无预警关闭。请指定一位能通知摄影师变动的人，并备一份标出固定环节的行程纸本。时间紧时，欢迎、签署和合影保留，其余顺延。临时变动如何处理，我们会以书面确认。