代表时来时走的会议大合照

大合照是人们期待在每个会议相册里看到的少数照片之一，也是最难安排的之一，因为代表不会待在同一个地方。有的只来一天，有的在最后一场之前就离开，在任何一刻，许多人都在别的厅里。

这一页属于我们的会议与大会摄影总览。

为什么很难拍到全体到齐

报名名单显示谁会来，却看不出此刻谁在场内。代表在场次之间走动、接电话、开会。人最多的时候也许很热闹，其他时候可能只剩一小部分。

如果承诺拍“所有代表”，主办方很可能会失望。更诚实的目标是“在所选时刻在场的代表”。

选一个可行的时机

请看议程，想想大家自然聚集的地方。可考虑的有：开幕全体大会前、较长午餐的开头、主题演讲结束时，或闭幕场次。

请问报名组，哪一天、哪个时段出席率最高。我们的指南配合活动流程安排合照时间说明了各种取舍，合照规划工具则帮您定下时间、地点和排位。

大合照的实务规划

人多的合照，需要容得下所有人的空间、均匀的光线，以及摄影师站的高处或台阶。还要留时间集合，这往往比拍照本身更久。

请提前通过议程和司仪，宣布时间和地点，让代表能安排。我们的拍摄时数规划工具可以把所需的时间算进去。也请决定这张合照是否自愿参加，以及代表想离开时可不可以离开。

如何描述照片里有谁

说明文字应说出照片所显示的事实：“第一天上午九时，会议开幕时的代表”。除非真的如此，否则避免写“所有代表”或“全体与会者”。

如果要写出名字，请提供名单，并对照脸孔核对。我们的活动照片图说工作表可以帮上忙。我们不会把缺席的人加进照片里，任何可能改变照片所显示事实的修饰，我们也会先和您讨论。

需要调整安排的代表

有些代表可能需要座位、无障碍通道、较安静的安排，或多一点时间走到位置上。请问他们什么会有帮助，不要自己假设他们需要什么。

请和有关的代表以及实际的主办方一起检视这些调整，再把计划告诉我们。安排确认之前，我们不能保证。我们的会议记录中的无障碍代表参与一页谈了更大的议题，指南包括只能短暂出席的人则说明如何纳入短暂到场的人。

一个示例情境

举个假设的例子：一场三天的会议有五百位报名代表。报名资料显示，第二天开始时出席率最高。主办方安排在全体大会前，于主楼梯拍十分钟的合照。

当时约有三百位代表在场。说明文字写成“第二天开始时的代表”。另外，筹委会的合照则安排在最后一天下午。这是假设的说明。

单张大合照以外的选择

如果没有一个时刻可行，还有别的做法：按代表团拍几张较小的合照，拍一张全场满座的全体大会广角照，或把不同场次的画面拼成一张并如实说明。每一种讲的都是不同、却准确的故事。

我们的代表报到与到达一页说明了如何用到达的画面，记录在场代表的多样性。

我们会确认什么

我们会以书面确认合照的时间、地点和说明文字的措辞。如果出席人数低于预期，我们会当场告诉您，并提出替代做法。

第一次集合不顺利时

人不容易集合，第一次呼叫可能只来了一小部分代表。请约定几分钟后再做第二次呼叫，并事先决定摄影师最多等多久。如果人数仍然偏少，按主题或代表团拍的小组照，或拍一张满座场次的广角照，也许比楼梯上稀稀落落的人群更能代表这场会议。