给代表、讲者和主办方不同的会议相册

会议结束时，最容易的做法是发一个链接，指向一个很大的文件夹。这也是考虑得最少的做法。不同的人想从照片中得到不同的东西，有些照片也不该发给所有人。这一页属于我们的指南会议与大会摄影，说明如何决定谁拿到什么。

谁需要相册里的什么？

同一场活动，会有好几个正当的受众。

群体	常见需要	常见的挑选
主办方	完整记录、报告、存档	完整的精修相册
代表	留念、与同事分享	一般相册，适合代表的照片
讲者	自己的场次、人像	个人挑选
赞助商	曝光的证明	拍到其品牌或员工的照片
媒体与传讯	附说明文字、可直接用的照片	较短的精选
合作伙伴与委员会	对其角色的认可	只给相关的照片

为您自己的会议写出这样一张表，是第一步。它清楚地表明，一个文件夹不可能适合所有人。

不设限的文件夹为什么会出问题？

完整的相册包含摄影师拍到、您也接受的一切：闭门场次、非正式时刻、不愿被分享的人的照片，以及落选的照片。把它发给每位代表和合作伙伴，等于把控制权交给拿到链接的人，因为链接会被转发。

这也使个人意愿难以得到保护。如果某位讲者同意出现在场次照片里，却不同意用于社交平台，或赞助商的竞争对手出现在赞助商照片的背景里，一次笼统的发布就帮不上忙。我们的指南私人相册查看与再分享说明了查看权限控制在实际上的局限。

挑选如何进行？

挑选可以由摄影师、主办方，或双方一起完成。通常是摄影师把主要的精修相册交给主办方，由主办方授权各个子挑选。也可以由摄影师按报价单的约定准备各自的文件夹。

请明确由谁决定。如果讲者的挑选需要主办方批准，请写明。关于挑选的一般做法，见活动照片如何挑选并交付，关于预览与最终照片，见预览照片与最终相册。

法律、合约与政策

这里有好几个层面，它们并不是同一回事。

法律。 马来西亚的《2010年个人资料保护法令》（经修订）规范商业交易中的个人资料。它是否适用于分享活动照片，以及如何适用，取决于具体情况。

合约与场地规定。 讲者协议、赞助商合约和场地条件，可能包含有关照片的规则。

您自己的政策。 您可以选择比法律或合约要求的分享得更少。

我们不提供法律意见。请向个人资料保护局（Jabatan Perlindungan Data Peribadi）或合资格的律师确认实际情况。我们的照片分享与隐私规划可以帮您记录各项决定，而指南拍摄许可与发布许可则区分了相关的概念。

情景示例

假设一场两天的会议，有300位代表、20位讲者、6家赞助商和一个传讯团队。主办方要求以下的安排。

主办方通过私人链接收到完整的精修相册。代表收到一份一般相册，里面是场次和交流的照片，允许下载作个人用途。每位讲者收到自己场次和人像的照片。每家赞助商收到一组拍到其品牌和员工的挑选，先经主办方批准。传讯团队收到一组较短、附有说明文字资料的媒体组图。

闭门场次的照片只留给主办方。协议写明谁可以分享哪一组，以及用于什么目的，并用照片使用与审批登记表来追踪。

应该与每个群体约定什么？

对每个群体，请约定：

1. 他们收到哪一组挑选。
2. 他们如何查看，能否下载。
3. 他们可以拿这些照片做什么。
4. 有更正或删除要求时联络谁。

请向接收者清楚说明。一份简短的说明，写明他们可以做什么、不可以做什么，就能避免大多数问题。对赞助商来说，相关的问题见赞助商要求与议程覆盖互相竞争。

发布之前的检查

每次发布之前，请对照目标群体检查挑选。最后再对照议程检查一遍，有助于发现缺口。方法见对照议程核对会议相册。

该告诉摄影师什么

请告诉我们有哪些群体、您要的挑选、谁来批准、查看如何运作，以及您需要的交付时间。您的报价单会以书面列明交付时间表。我们随后会在活动前确认相册的结构，让没有人需要在事后重新整理。