让多地点摄影行程保持最新

多个地点的行程表，一开始总是整齐的。后来某个地址改了，某个时间挪了，某个场地换了厅，文件就分裂成三个谁也对不上的版本。让它保持最新，靠的不是软件，更多是习惯。

本文属于我们的马来西亚摄影覆盖与外地规划总览，承接半岛与东马活动的摄影规划，在那里每个地点都有自己的一页资料。

一份总表，一位负责人

行程表只应有一份总本。给文件取个名字，并指定一位负责的人。所有更改都交给这个人，由对方更新文件并发出新版本。其他人按收到的版本行事，不要编辑自己手上的那一份。

这听起来很严格，却正是防止小更改变成当天严重误会的做法。

每个地点的条目要写什么

栏目	要记录的内容
地点与日期	场地名称、完整地址、日期
进场时间	供应商几点可以进场，走哪条路线
活动时间	开始、重点时刻和结束，用场地当地时间
联络人	现场人员的姓名和电话
出行假设	团队如何前往，由谁安排
拍摄范围	拍什么、不拍什么
待办事项	尚未确认的任何事项

活动摄影需求表工具可以容纳其中大部分。把出行假设放在地点旁边，因为那是最容易变动的部分。外地摄影费用工作表则记录每项假设的费用。

每次更改都要标版本

每个版本都标上日期和编号，并在顶部写一行简短的更改说明：改了什么、为什么，以及影响什么。读新版本的人应在几秒钟内看出哪里不同。

一个简单的格式就很好用：

1. 版本编号和日期。
2. 一句话概括更改。
3. 受影响的地点、团队和时间。
4. 新增的待办事项。

我们的在活动日之前记录最终的摄影需求指南，说明了如何把某个版本订为最终版。

记录对拍摄的影响

时间或地点的更改，很少只是时间或地点的更改。场地搬到城市的另一端，可能改变出行。较晚的开始，可能改变谁有空。较短的时间，可能让计划少掉一个时刻。把对拍摄的影响写下来，批准更改的人才知道它意味着什么。

至于通过电话做的口头更改，请看摄影师同意口头更改时应记录什么。原则相同：当天就写成书面。

确保它送达团队

躺在主办方电邮里的更新，对谁都没有帮助。把它发给每个地点到场的团队，并请他们简单回复使用的是哪个版本。没有回音就跟进。没有读过更改的团队成员，无法据以行动。

如果不同的地点由不同的团队负责，就把整份行程表发给每个人，但标出与他们有关的部分，让他们看得出各部分如何衔接。

一个假设的例子

例如，一家公司在两个星期内办三场区域晚宴。行程表发出后，第二个场地换了厅，并要求供应商提早一小时到场。

负责人更新了这个条目，标出新的进场时间，注明团队现在必须前一天出发，然后发出第3版，附上更改说明。摄影师回复“使用第3版”。主办方看到第三场晚宴的出行不受影响，没有改动。当天，团队在对的时间到达了对的厅。

待办事项很正常

一开始并不是所有事情都已确定。把尚未确认的事项清楚标出，并为每项指定负责人和解决的日期。事项完结后，就从清单上删除。

我们会确认什么

我们会就每个地点，以书面确认日期、场地、人手、交付内容与报价，并在任何细节有变时，与您一起更新行程表。我们会告诉您团队正在依据哪个版本。