活动日前记录最终摄影需求

活动越近，计划越常改动，副本也越来越多。电邮里的时间表，聊天里的名单，上个星期的PDF。到了当天，人手需要知道该跟哪一份。

这篇指南属于我们的预订与拍摄范围指南。要撰写需求本身，请使用活动摄影需求表工具。

什么让需求成为最终版

一份需求成为最终版，是因为对它做了什么，而不是它写了什么。有三个步骤。

1. 标记。 带有版本号和日期。
2. 批准。 指定的决策人已经接受。
3. 确认。 摄影师已确认收到并理解。

三项都完成之前，视为草稿。完成之后，就视为依据。

需求应包含什么

需求生成器会提示内容。至少要检查需求是否写明：

• 活动名称、日期、开始和结束时间，以及布置时间。
• 场地、入口、停车位和当天联络人。
• 要拍摄的时刻、人物和团体。
• 经场地确认的进场、闪光灯或站位限制。
• 成品，以及何时需要。
• 如有，额外工作和照片的批准人。

场地的规定，请就您的日期向场地确认，不要照抄别的活动。我们的场地摄影检查清单可以帮上忙。

大家会遵守的版本管理

简单的做法就行。文件名写上活动和版本，例如“周年晚宴需求 v3 最终版”。第一页写明日期和批准人。较旧的版本放进标明“已取代”的文件夹。发出新版本时，附上一句话说明改了什么。

版本状态	怎么标记
工作草稿	草稿 v1、v2
已批准	最终版 v3，注明批准人和日期
批准后更改	补充 A，或附上更改说明的最终版 v4
已被取代	移到“已取代”文件夹

摄影简报交接追踪表会记录谁在何时收到了哪个版本。

确认收到

请摄影师回复，说明已收到并读过最终需求。一行回复就够了。这给您一份注明日期的记录，也让摄影师有机会提出不清楚的地方。我们会回复对重点的理解，让任何差异及早浮现。

最终版之后

更改仍会发生。不要直接修改最终版。每次变动都视为修订，并以同样方式批准。活动当天的更改，请看活动期间批准额外的摄影工作。请保留一份摄影范围变更记录表，显示事情发生的先后。

如果更改是口头同意的，请当天发一份总结，参阅摄影师口头同意更改时应记录什么。

一个假设的例子

假设一场慈善晚宴有三个人参与规划。主办人整理需求，标上“最终版 v2，3月12日由主席批准”，然后发给摄影师和两位当天联络人。摄影师回复了一份摘要。

两天后，主席加了一项致辞。主办人发出“最终版 v3”并注明改了什么，再次请对方确认。到了当天，每个人手上的都是同一个版本。没有人需要猜哪条讯息才对。

谁负责

请指定一个人负责维护需求。其他人把更改交给他，而不是直接告诉摄影师。我们的摄影职责分工规划器可以帮上忙。如果涉及代理公司，请决定由代理还是客户批准。请看处理客户与活动代理之间互相冲突的指示。

我们的做法

我们会阅读最终需求，回复我们的理解，并以书面确认它与我们手上的日期、场地、人手、成品和报价相符。如果与报价单有出入，我们会指出，并请您确认以哪一份为准。

活动前的简短通话

如果活动规模大，活动前几天打一通十分钟的电话，可以确认大家手上的是同一个版本。请每位联络人说出开始时间、头三个时刻，以及批准更改的人。如果答案不一样，需求就需要再检查一遍。