代他人预订摄影师：谁来决定

很多摄影预订是由活动主角以外的人下单的。行政助理为董事的荣休晚宴张罗，女儿为父母的结婚纪念日安排，委员会成员代表整个会所预订。这些都很平常，只要大家清楚谁决定什么，就能顺利进行。

这是我们的马来西亚活动摄影规划指南所列的决定之一。

涉及哪些角色？

一次预订常常有四种角色，一个人可能同时担任好几种：

角色	负责什么
挑选者	比较选项、列出候选并提出建议
批准者	接受拍摄范围、报价和书面确认
付款人	付款，收取发票和收据
联络人	在活动前和当天回答问题

如果您是替别人预订，您很可能是挑选者和联络人。批准者和付款人，则可能是您所代表的人、他们的公司，或第三方。

哪些事您可以自己决定？

开始之前先约定好比较稳妥。收集资料、列出候选名单、起草说明，一般由助理或亲戚来做都很安全。涉及款项、影响某人形象或改变计划的事项，则需要有权限的人批准。

一个实用的原则是：凡是之后很难撤回的事，都交回批准人决定，例如接受报价、同意订金、更改日期、同意照片如何使用。一些实务上的小事，例如从哪个入口进场、谁去接待摄影师，则可以由您处理。

如何记录批准

批准应该是书面的，并写明日期。批准人发来一句“我接受这个日期、这样的交付内容的拍摄报价”，远比经人转述的口头答应可靠。

至于什么才算预订已经确认，请参阅摄影预订怎样才算确认？。在您假定一次对话就算预订之前，请先读一读。

常见的情况

助理替资深主管预订

主管通常批准摄影师、拍摄范围和照片的使用方式，助理则负责后勤。请尽早问清楚主管对被拍摄有没有偏好，因为这会影响整个做法。主管也可能希望在照片广泛使用之前，先看过并批准最终的挑选。

家人为父母安排

父母可能不想太引人注目，或者希望特定的亲戚入镜。请直接问他们什么才重要，即使活动对其他亲友而言是个惊喜。如果当事人并不知情，见以惊喜礼物形式安排庆典的摄影询问。

委员会成员为团体预订

委员会应以书面（会议记录或讯息）决定谁有权接受报价。与多位决策者协调拍摄优先次序说明如何指定最终的批准人。

一个实例

例如，设想一位个人助理为董事经理服务二十五周年晚宴安排摄影，出席的有八十位同事。助理起草说明发给摄影师，并注明报价由董事批准，发票由人力资源经理支付。

摄影师把报价单发给董事，抄送助理。董事以简短的书面回复表示接受。活动当天，助理接待摄影师，交付流程表，并担任联络人。董事要求在任何照片登上公司会讯之前，先看一遍挑选的结果。

应该告诉摄影师什么

• 活动是为谁举办的。
• 谁批准，以及他们将如何确认。
• 谁付款，发票该寄到哪里。
• 谁会在现场，以及电话号码。
• 对这位人士如何被拍摄、照片如何使用，有没有任何限制。
• 是否还有其他人参与决定。

摄影职责分工规划器可以记录这些角色，而当任务在同事之间交接时，摄影简报交接追踪表也有帮助。如果不清楚付款的人是否也是决定的人，下一篇该读的是分清付款人、主办人与被拍摄者。

整体步骤可以看预订与确认拍摄范围。我们会以书面向您指定的批准人确认日期、场地、人员、交付成果和报价。