付款人、筹办人与主角：谁来决定什么

在简单的预订里，付款的人同时也是筹办者，也是这个场合的主角。但许多预订没有这么简单。成年子女可能出钱为父母办结婚纪念午餐，一位表亲负责筹办，而父母本人是被拍摄的对象。公司可能出资举办活动，由委员会筹办，董事则是主宾。

这篇指南谈的是怎样把这些角色分清楚。它建立在代别人预订摄影师这篇指南的基础上。

这三个角色是什么？

付款人是批准开销、对报价单负责的人或机构。筹办人是处理细节、向摄影师下达指示的人。主角是照片所关于的人或群体，他们的感受和意愿应该影响照片的样子。

这三个角色可以由一个人担任，也可以由三个人，或一个委员会担任。重要的是您清楚谁是谁。

角色模糊会出什么问题？

最常见的是资料互相矛盾。付款人要求一长串团体照，筹办人却说当天时间已经排满，而主角想要的摆拍比两人预期的更少。摄影师同时收到三套指示，总会有人失望。

第二个问题是批准。如果筹办人在当天同意增加时数，但付款人并未接受这笔费用，报价单和发票就会对不上。在活动当天批准额外摄影工作说明了怎样事先处理这类情况。

一张可以填写的表

问题	由谁决定
谁接受报价并付款？
谁在当天给指示？
谁批准额外时数或变更？
谁的意愿决定照片风格？
谁必须批准团体照或敏感场景？
谁收到相册？
谁可以在之后分享照片？

填这张表只需十分钟，可以连同询问一起寄给我们。如果两个人共同担任一个角色，请说明谁有最后决定权。

如果主角不知道这次预订呢？

礼物和惊喜活动常常这样。即便如此，您还是要考虑他们的感受。有些人不喜欢在某些场合被拍，或者对照片出现在哪里有所顾虑。如果可以，请问一问了解他们的亲人。

如果照片会被分享，请先讨论谁可以看到。拍摄许可与发布许可解释了为什么这是两回事。

一个假设的例子

例如，一位女儿出钱，请摄影师拍摄父母的四十周年结婚纪念晚宴。她的哥哥负责场地和流程。父母是被拍摄的对象，而母亲不喜欢用餐时被拍。

角色可以这样写：女儿批准报价和任何额外费用；哥哥是当天的联络人，负责时间方面的指示；父母的意愿，包括在餐桌以外的地方拍照，决定照片风格。相册先交给女儿，再由她分享给哥哥和父母。

写下这些只要五行，却能避免日后的分歧。

怎样向我们说明？

在第一则讯息里说明这些角色，收到报价后再确认一次。我们会把联络人、批准流程和交付安排以书面记录。角色如有改变，请以书面告诉我们，让记录保持准确。

如果有委员会参与，与多位决策者协调摄影重点说明了怎样得出一套指示。至于主人与摄影师各自该决定什么，请看哪些摄影决定属于主人。

请使用活动摄影需求表工具，把这些角色写进您的需求单。

如果付款的是公司或团体呢？

公司或协会作为付款人，与个人一样，但批准可能经过好几个人。请告诉我们谁签字，谁收发票，在预订确认之前是否需要采购单或内部批准。这样可以避免从敲定计划到确认预订之间出现延误。

如果是几位家人分摊费用，请选定一位负责付款联络。其他人仍然可以表达意见，但报价单由一个名字负责，管理起来更容易。