新场所与企业历史合办的活动摄影

搬进新场所，往往是公司回顾自己走了多远的机会。开幕是新闻，历史则是背景。处理得好，活动能同时尊重两者；处理不当，则可能把未经证实的说法，与公司未必有权重用的档案混在一起。

本文属于我们的开幕与里程碑活动摄影总览。它与企业搬迁并与客户和伙伴庆祝有重叠，后者着重于搬迁本身。

两类素材

这类活动会产生两种影像：

1. 活动影像。 仪式、宾客、场所和当天的活动，由摄影师拍摄。
2. 参考影像。 档案照片、文件、标志和公司过去的物件，这些本来就存在。

规划时请把两者分开。活动影像属于您谈好的拍摄服务；参考影像属于其所有者，使用它们需要许可。

档案归谁？

根据马来西亚知识产权局（MyIPO）的说明，版权在作品创作时自动产生。一张较旧的照片可能是员工、顾客或受托摄影师所拍，各自的权利状况可能不同。公司不一定可以自由复制。

请逐项问清楚：谁创作的、谁拥有、谁可以批准复制。我们的活动照片的版权归属与使用许可指南说明了基本原则。我们不提供法律意见，如果状况不明，请在某个项目出现在公开发布的照片之前，先交给您自己的顾问审阅。

旧记录里的个人资料

档案展览常常展示姓名、面孔、身份资料或员工记录。个人资料保护局（PDP）说明，《2010年个人资料保护法》适用于商业交易中处理的个人资料。它是否以及如何影响您的展览，是需要请教法律顾问的问题。实际做法上，请逐份检查文件，把涉及未同意者资料的内容拿掉。

只用核实过的说法

历史是最容易夸大的地方。“服务马来西亚超过五十年”“区域内的第一家”，这些说法背后都需要文件支持。

请列一份简短清单，写下打算用在图说、横幅或致辞中的说法，并为每一项附上来源：注册记录、新闻报道、年报或旧合约。没有来源的说法，不放进图说。我们的准确的图说、署名与活动背景指南和活动照片图说工作表可以帮您斟酌措辞。

通过人来讲故事

最有力的历史照片，往往拍的是人与过去的互动：创办人的家人站在展览前，资深员工指着一张照片，两代业主并肩而立。

请规划这些时刻。列出谁会来、谁同意被拍摄，以及每个人可能做什么。已离职的员工和合作伙伴，应先被询问，姓名在图说中出现之前也要先确认。

假设的例子

例如，一家家族经营的印刷公司搬进更大的厂房单位。活动包括剪彩、导览，以及一角展示旧印版和照片的展览。公司确认印版归自己所有，其中三张旧照片由一位已离职的员工拍摄，并已给出书面许可。

拍摄计划涵盖仪式、导览，以及宾客与展览的互动。一则图说写道：“创办人的孙辈在新厂开幕时参观第一台印刷机”。创办年份在使用前已对照公司记录核实。

请告诉摄影师

• 节目流程和展览的布置。
• 哪些档案项目可以拍，哪些不可以。
• 公司能提出证明的说法和日期。
• 已同意入镜的前员工和合作伙伴。
• 图说措辞和审核人。
• 照片的保存方式和日后使用。

我们的照片存档规划器可以帮您规划成品记录存放在哪里，照片使用与审批登记表则记录各项许可。我们会以书面确认日期、场地、人员和交付内容。