准确的图说、署名与活动背景

活动照片很少一直带着原来的背景。它会被裁剪、转发，放进简报，日后又在档案里被翻出来。下一位读者靠图说才知道画面里是谁、发生了什么事。图说一旦有误，错误就会跟着照片一起流传。

这篇指南属于活动照片的商业用途与报告用途的一部分。如果是有礼宾规定的正式场合，请看官方活动图说中的准确姓名与职衔。

选定一份可靠的依据

列有姓名的文件很多：宾客名单、议程、座位表、网站、新闻稿。它们很少完全一致。请指定其中一份作为最终依据，并指定由谁负责维护。

如果其他文件与它不符，由图说核对人来裁定。请不要在活动当天要求摄影师去解决这类出入。

指定一位核对人

图说需要一个能说“可以”或“不可以”的人。如果有两个人，答案可能不一样，结果就是动作快的人说了算。请指定核对人，并告诉摄影师如何联络对方。

活动照片图说工作表记录每张照片、对应的姓名和核对人的批准，照片使用与审批登记表则一并保存发布决定。

好图说包含什么

1. 谁。 全名、职衔和机构，按依据文件上的写法。
2. 做什么。 用平实的话写出那一刻或那项活动。
3. 在哪里、何时。 场地和日期。
4. 不写照片无法证明的内容。

请避免加入额外说法的形容词，例如“成功”“获得……支持”或“得到……认可”。站在合照里的人，并不一定认同活动的主题。请看合作伙伴案例与活动成功宣称中的照片。

辨认人物

我们不凭长相去认人。我们依据您提供的名单、议程，以及您在活动当天的联络人。拍摄合照时，合照规划工具会记录谁站在哪里，让图说可以由左至右写出人名。提供重要参与者的准确姓名与角色一文列出了我们在活动之前需要的资料。

如果不确定某个名字，就不要写，或者只写这个人的角色。猜错，比空着更糟。

署名

署名要写出拍摄这些照片的摄影师或公司，格式按预订时的约定。它应该跟着文件走：如果您的工具允许，就写进文件资料里；发布的图说中，也尽量附上。措辞请在活动前谈妥，并始终如一地使用。

法律、合约、场地规定与公司政策

• 法律。 个人资料保护局（Jabatan Perlindungan Data Peribadi）说明，《2010年个人资料保护法令》适用于商业交易中处理的个人资料。这项法令是否适用于在图说里写出人名，以及如何适用，请向您的法律顾问咨询。
• 合约。 我们的书面报价会写明署名和使用条款。马来西亚知识产权局（MyIPO）指出，作品一旦创作出来，版权保护便自动产生，所以署名的措辞值得事先谈妥。
• 场地规定。 场地可能要求使用特定的署名，或要求以固定的方式写出其名称。
• 公司政策。 您自己对于写出员工、宾客和儿童姓名的规定。

我们不提供法律意见。

举个例子

例如，一家公司举办有40位宾客的合作伙伴峰会。传讯主管保存一份姓名和职衔的总名单，并在活动当天早上更新。其中一位合作伙伴的董事一周前才升职。

摄影师在早上8点收到名单。活动之后，主管根据名单草拟图说，秘书则对照议程核对。那位董事的新职衔得到确认，署名也加到每个文件里。一个月后发现有个错别字，主管就更正了网站上的图说，并把日期记入登记表。

姓名之外的背景

活动背景包括活动名称、日期和目的。一张员工聚会的照片，如果图说只写“周年庆典”，日后可能被误认成另一年的活动。请写上年份，并避免“上星期”这类依赖写作时间的说法。

如果某张照片拍的是重拍或摆拍的一刻，在有需要的地方请说明。请看决定哪些时刻可以重拍。

多种语言

如果图说有多个语言版本，每个版本都要审核。机器翻译可能改变原意。请看英文、马来文和华文的发布背景。

要向摄影师交代什么

• 姓名和职衔的依据文件。
• 核对人，以及如何联络对方。
• 正确的拼写和职衔。
• 署名的措辞。
• 不应该写出姓名的人。

活动之前，我们会以书面确认日期、场地、人手和交付内容。