员工知情后才发布的活动照片

有些内部活动带有消息：组织重整、新的领导人、策略的转变，或是关闭某个单位。活动通常经过仔细规划，讯息也经过排练。比较少被规划的，是照片的去向。

好照片天生就容易被分享。如果它比官方讯息更早传到员工手上，可能伤害员工，也伤害内部沟通所依靠的信任。本页帮助您让照片的交付配合公布的顺序。它属于我们的职场沟通与学习活动摄影指南。

照片怎么会走在讯息前面？

照片拍到的往往比预期的多。幻灯片上的新职衔、一位还没介绍的台上人物、阵容中缺席的部门主管、一位正在道别的同事。最先看到照片的员工，可能在了解事实之前就下了结论。

即使是一张关起门来开会的中性照片，也可能引起谣言。风险最大的是在官方讯息发出之前，照片就在消息群组等地方被随意分享。

您的公布顺序是什么？

请写下来。对每项公布，注明谁在什么顺序、由谁、在什么时间得知。典型的顺序可能是：先领导层，再经理，然后全体员工，最后是外部相关方。每个阶段都有时间。

阶段	对象	可以分享的照片
公布之前	仅限主办团队	全部，限制查阅
活动结束后	沟通负责人	对照计划审阅过的照片
员工知情后	全体员工	已批准的照片
对外通知后	公众或合作伙伴	进一步批准的照片

这是主办方的计划。我们不决定您的顺序，但我们让交付配合它。

分阶段交付怎么运作？

限制查阅的私人相册，让审阅小组可以看到所有照片而不外泄。我们可以分阶段交付，例如先交一般照片、后交敏感照片，或把敏感的照片分开存放。由主办方给出放行，再发布下一阶段。

我们的私人相册权限与转发分享指南说明了怎样限制权限，禁发令与限制发布的照片则说明了如何暂缓发布。需要快速交付时，活动进行中的照片选送规划显示了赶时间时有什么变化。

情境举例

假设一场活动，由领导在早上10点向300位员工宣布一项结构调整，经理在9点先接受简报，11点再向全体员工发送电邮。沟通负责人是第一批相册的唯一收件人。可以这样安排：下午早些时候，把所有照片交给这位负责人，宣布时刻的照片则留到电邮发出之后。场地和观众的一般照片，当天就发给团队。由沟通负责人给出放行。

如果公布延后，交付也跟着延后。

图说与姓名

图说泄露的消息，可能和照片一样多。一条写出新职位、或点出谁要离开的图说，本身就是一项公布。请与审阅小组谈好图说的规则，并在批准照片的同一阶段批准图说。

要告诉摄影师什么？

说明公布顺序和关键的时刻。告诉我们谁负责放行，以及计划有变时联络谁。如果台上有人不该被认出，也请提醒我们。关于领导层变动，请参考我们的向员工宣布领导层变动指南；关于整合活动，请参考合并与整合活动。

对预订有什么影响？

分阶段交付需要清楚的时间表和一位指定的联络人。它不一定增加时数，但可能意味着有多个交付步骤。报价单会以书面写明阶段、查阅权限和交付内容。我们在确认预订时，会确认日期、安排的摄影团队和交付安排。

可以问主办方的问题

问问审阅小组以外的人，当天是否可能看到相机的荧幕或摄影师的笔记本电脑，因为照片可能在那里被瞥见。也问问场地人员或其他供应商是否会自己拍照，他们是否已被提醒遵守同样的规则。