外地中断时比较本地替代方案

当团队无法抵达外地的活动，人们的第一个反应，是在场地附近找一个近的人。这是合理的本能，有时也行得通。但靠近只解决了出行这一个问题，其他问题依然悬着。

本文属于我们的马来西亚摄影覆盖与外地规划总览，承接摄影团队出发前遇到交通中断的处理，后者谈的是较早阶段对各个选择的检视。

替代人选要做到什么

替代人选必须完成原先约定的工作，而不只是人到场。这意味着要符合拍摄需求、能进入场地、按流程工作，并以您用得上的形式交付承诺的内容。

一个人住得近，却不适合这场活动，或无法进入场地，并没有解决问题，反而可能制造新的问题。

四项检验

检验	问题
能力	他们能拍这类活动和这些交付内容吗？
进场	他们能进入场地吗，条件是什么？
档期	整个时段都有空吗，有时间准备吗？
责任	谁聘请、指导，并为工作负责？

靠近对第三项有帮助，对其他几项则毫无说明。我们不会凭一个人的住址去推断对方的能力。评估特定场地是否需要熟悉当地说明了如何判断哪些知识算数。

责任必须谈清楚

原来的预订订明了谁提供服务，替代人选可能改变这一点。在任何人开始之前，以书面谈好：谁聘请新的摄影师、谁给他们简报、谁付费、谁批准图片、谁交付。摄影师可能是合作者时的预订和在摄影预订中厘清任务指派与分包说明了这类安排通常如何记录。

责任不明确时，一旦出了问题，主办方可能找不到一个明确的负责人。

替代人选也要好好做简报

时间紧迫，但简报不能省。发一页摘要和完整文件，再安排一次通话。

• 以场地当地时间标示的重点时刻和时间。
• 场地地址、入口和进场时间。
• 现场联络人和批准人。
• 交付内容、风格和交付时间。
• 受限区域和场地规定。

活动摄影需求表工具可以收集这些资料，场地摄影检查清单则涵盖场地这一端。

坦白说明会损失什么

替代人选可能不了解计划、人物或场地，仍会留下一些风险。与主办方谈好，时间紧迫时优先拍什么，哪些可能拍不到。在活动之前讲清楚，好过事后再解释。

一个假设的例子

例如，团队因两天前的交通中断，无法抵达外地的研讨会。主办方建议请最近城镇的一位摄影师。

策划人用上面的四项检验。其中一位候选人有空，却没拍过研讨会；另一位拍过，并且在抵达后参加入场说明，就能进入场地。主办方选了第二位。报价单作了修订，写明由谁聘请和给予简报，场地也获知了这项变更，批准人收到与之前相同的简报。主办方也接受了一个原定的人像拍摄环节会缩短。

没有合适的替代人选时

有时诚实的答案是：在可用的时间内，没有合适的替代人选。那么选择就是调整拍摄范围、改期，或接受缩减的服务。更广泛的问题，请看已确认的摄影师无法出席。

要快，但不能盲目

时间的压力是真实的。即便如此，花十分钟用四项检验核对一遍，胜过事后后悔一个小时。向每位候选人问同样的问题，保留他们的回复，让预订人在掌握事实的情况下做决定。

我们会确认什么

我们会以书面确认日期、场地、人手、交付内容与报价，使用替代人选时的任何变更也包括在内。我们会坦白告诉您能安排什么，不会承诺尚未确认的替代人选。