海外公司在马来西亚举办活动的摄影安排

海外的公司在马来西亚办活动，摄影涉及两个地理位置：一个是做决定的地方，另一个是拍照的地方。把两者混淆，就会搞不清谁来回答问题、谁来签署、谁拿到照片。

本文属于我们的马来西亚摄影覆盖与外地规划总览，与谈整体规划问题的从海外筹划马来西亚的活动互相配合。

服务发生在场地

不论买方在哪里，摄影都在活动现场进行。团队前往场地，遵守场地的规定工作，事后交付。买方的所在地影响其他事情：时差、沟通和付款，但不会移动服务发生的地点。

弄清楚这一点，可以避免一个常见的错误：围绕买方的办公室来规划，而不是团队将要站立的地方。

要及早谈妥的四个决定

1. **批准人：**谁接受报价和任何更改？
2. **场地协调人：**谁在马来西亚与场地和团队沟通？
3. **签约实体：**报价单和发票上写的是哪个法律实体？
4. **接收人：**谁接收照片，他们在哪里？

这可能是四个不同的人，也可能只是两个。重要的是每一个都有名有姓。我们的活动摄影需求表工具里有位置可以填写。

批准人与协调人

批准人可能在远离场地的总公司。他们决定范围和费用。协调人在现场，针对进场、位置和时间，实时回答团队的问题。如果同一个人无法兼顾两者，就赋予协调人处理小事的权限，并告诉团队他的权限到哪里为止。

企业的预订，请看企业采购单与摄影师供应商登记，了解较大的公司如何建立供应商资料。

法定名称与付款

报价单和发票应写上正确的实体，与公司记录完全一致。确认摄影报价单与发票上的法定名称说明了方法。如果由代理公司或另一家公司代买方付款，请读通过代理公司或活动主办方支付摄影费用。我们会以书面确认付款途径，不做任何假设。

时间与时间表

买方的时钟和场地的时钟可能不同。总时间表以场地当地时间为准，每个时间旁都写上日期。协调场地时间、抵达时间与海外主办方的时钟介绍了方法。

海外与马来西亚的接收人

有些接收人可能在总公司，有些在活动现场。想想每个人如何打开文件、文件有多大，以及谁需要先拿到一小部分。给海外团队的首次发送，可以和完整的一套分开。交付的格式和时间，会在报价单中确认。企业报价方案说明了我们如何处理较大型的公司需求。

一个假设的例子

例如，一家海外科技公司在马来西亚举办区域合作伙伴晚宴。海外的市场主管负责批准报价，本地的活动顾问与场地协调，马来西亚的子公司付款。

策划人请各方在拍摄需求中列出名字。报价单写给子公司，名称完全一致。活动顾问是团队在现场的联络人。市场主管在活动后不久，就收到第一批精选图片，完整的相册则交给子公司。流程表里的时间以场地当地时间标示，并附上日期。每个人都知道谁决定什么。

角色有变时

人会调动，联络人会更换。如果批准人或协调人在活动前有变，请告诉我们，让我们更新记录。在活动日之前记录最终的摄影需求说明了如何订下最终版本。

我们会确认什么

我们会以书面确认日期、场地、人手、交付内容与报价，并写明批准人、协调人、签约实体和接收人。他们之中任何一位有变，请告诉我们。