主办方安排交通时的活动摄影规划

“交通由我们来安排。”这是一个慷慨的提议，也很常见。但这也把团队最重要的一项约定，也就是准时抵达场地，交到别人手上。把这个提议变成一份简短的书面计划，效果才会好。

本文属于我们的马来西亚摄影覆盖与外地规划总览。关于最后一段路由谁负责的一般问题，请看机场到场地与最后一段接驳的责任。

为什么承诺需要细节

只有承诺，没有接送时间、电话号码和后备方案。如果车子迟到，团队没人可打，主办方也可能毫不知情。结果活动开始了，摄影师还在路上。

这并不是不信任。出于好意的主办方往往很忙，而提出接送的人，也可能不是实际安排车辆的人。把计划写下来，对他们也有帮助。

要写下什么

细节	为什么重要
接送地点	机场、码头和酒店都有好几个等候的地方
接送时间	为所有人订下时间表
车辆与司机联络方式	让团队找得到车，也联络得到司机
器材空间	器材箱需要空间
大致路线	显示是否有中途停靠或转乘
下车地点	团队预期使用的场地入口
回程安排	结束后团队如何离开
后备方案	计划失败时怎么办

我们的场地摄影检查清单记录场地这一端的细节，可与这些放在一起。

指定一位联络人

在主办方这边，选一位负责交通的人。此人要有一支打得通的电话，并且在行程期间保持清醒和可联络。只写一个委员会的名称是不够的。如果这个人有变，请告诉我们。

我们这边也指定一人与对方联络。两人应在当天之前就通话或交换讯息，而不是等出了问题才联系。

器材

相机箱、脚架和备用电池占用空间。告诉主办方有多少人、多少个箱子。适合两个人的小车，可能容不下两个人加上他们的器材。如果团队必须亲自携带部分器材，也要说明。

后备方案不代表不信任

后备方案，是第一个方案失败时的计划。可以很朴素：多一个电话号码、由主办方的账户预订的计程车，或者规定超过一定的时间，团队就自行安排接驳，事后由主办方报销。要谈好谁来决定、谁付费，以及如何保护活动的开始时间。这些细节应写进报价单。关于抵达条款怎么记录，请看在预订中确认供应商抵达与入场说明的要求。

一个假设的例子

例如，一场在偏远场地举行的公司策略会议，提出从最近的交通枢纽接团队。讯息写着“我们的司机会去接你们”。

策划人请对方提供司机的姓名、电话和接送地点，并要第二位联络人。主办方回复了这两项。报价单记录了接送时间、车辆和后备方案：如果司机到了某个时间还没出现，团队就打给第二位联络人，由他另派一辆车。当天第一位司机延误了，团队几分钟内就启用了后备方案。

仍然发生延误时

再好的计划也可能因为交通、天气或班次更改而延误。我们的摄影团队在活动当天延误指南说明拍摄如何调整，摄影团队出发前遇到交通中断的处理则谈出发之前的问题。

费用

主办方安排交通，可能改变报价包含的项目。摄影出行费用与报价假设说明如何阅读这些假设，外地摄影费用工作表帮您比较。我们会以书面确认报价假定主办方提供什么。

我们会确认什么

我们会以书面确认日期、场地、人手、交付内容与报价，以及与主办方谈妥的接送细节和后备方案。