按场次、环节或参与者分组整理已交付的照片

整理得好的交付，可能决定照片是被用起来，还是一直没人打开。合适的结构，是让忙碌的人在一分钟内找到所需的照片，又不会暴露不需要被找到的人。

本指南属于我们的活动照片交付、修图与保存总指南。

大家会问什么问题？

请从读者出发，而不是从文件出发。不同的人打开交付，原因不同。

谁在找	常见的问题	适合的结构
主办人	依次发生了什么？	按时间或场次
节目负责人	给我看我那个环节	按环节
参与者	我在哪里？	按小组（需事先同意）
传讯专员	给我几张好的照片	一个简短的“精选”文件夹

请选能回答最常见问题的结构。之后需要，还可以用副本再建第二种视图。

怎样按场次或环节来分？

如果活动有几个明确的部分，例如有工作坊的研讨会，或每天都有节目的营会，按场次分文件夹很合适。名称用编号加简短的标签，例如“02 上午工作坊”。编号能使文件夹在任何电脑上都保持顺序。

如果同一种环节会重复出现，例如有多项比赛的运动会，按环节分比较合适。好处是每位节目负责人可以直接去看自己负责的部分。照片存档规划器可以帮您决定结构要细分到什么程度。

参与者小组该怎么办？

按小组分的文件夹，例如班级、队伍或部门，适合每个小组各自使用自己的照片。但这也带来隐私问题：一个叫“乙队”的文件夹，会让看到它的人知道哪些人在这个队里。

请想一想是否真的需要按小组分，还是一个共享的相册加上按场次查找就够了。如果小组必须分开，请决定谁可以进入每个文件夹。私人相册的查看与再分享说明了各种选择。涉及孩子时，请使用中性的标签，并让负责的成年人一起参与决定。

怎样避免重复的文件？

把同一张照片复制到好几个文件夹，感觉没什么坏处。但它会让储存倍增，而且当其中一份被修改、其他没改时，就会出问题。

比较整洁的做法是只有一个装着所有交付文件的主文件夹。其他的视图用清单、快捷方式，或用文件名指向主文件夹的表格来做。如果您的工具不支持快捷方式，请少量复制，并在文件夹名称里加一句说明，例如“会讯用副本”。文件名、文件夹与更正后的照片版本说明了如何让主文件夹保持清楚。

一个例子

假设一个社区青年营为期三天，早上有工作坊，下午有体育活动，晚上有表演。主办人收到 600 张照片，读者有三类：家长、节目团队和资助方。

主办人把交付的照片放在一个主文件夹里，按日期和时间排序。再用副本建了三个小集合：给体育负责人的“体育”、给制作团队的“表演”，以及放二十张照片的“资助方报告”。家长没有拿到按孩子分的文件夹，而是被告知如何申请某张照片，主办人会先向负责的成年人确认每项申请。所有东西都能追溯到主文件夹。

什么时候重新整理？

请在交付后不久、还记得活动内容时就做。在开始分享之前先完成结构，这样链接和快捷方式日后才不会失效。移动或重命名任何东西之前，请先用下载完整性检查确认交付是完整的。

最后，在最上层的文件夹里写一段说明结构的文字。三年后打开它的人，应该能在三十秒内看懂。我们的照片分享与隐私规划是记录谁可以看什么的好地方。

怎样让这个结构长期有用？

结构要有下一个人愿意遵守才有用。请让名称保持简短且一致，新的活动也按同样的模式加入。把存档交给别人时，请带对方走一遍最上层的文件夹。现在花五分钟说明，日后可以省下几个小时的寻找，也让当初设置的人离开之后，原来的安排依然说得通。