文件名、文件夹与更正后的照片版本

文件混乱很少是因为粗心，多半是交付过程中慢慢变多造成的。相册到手后，有几张被裁切去做海报，有一张被更正，一个月后，没人记得送去印刷的是哪个版本。

本指南属于我们的活动照片交付、修图与保存总指南。

照片有哪些版本？

同一张照片可能有好几种形式。知道各自的名称，提问时就能更清楚。

版本	是什么	要保留吗？
预览或样片	用来挑选的较小或带标记的副本	只留到定稿检查完毕
交付的定稿文件	按协议提供的文件	要，保持原样
更正版本	约定修正后的替换文件	要，并附版本说明
其他裁切	同一张图换了画面比例	要，标明比例
您自己的副本	您缩小或修改过的副本	要，但与定稿分开

预览照片与最终相册是两种不同的交付，把预览误当定稿使用时，这个分别最重要。

怎样保留一套可靠的定稿？

最简单的习惯，是把交付当作只读。文件一到手，就存进一个以活动名称和日期命名的“原件”文件夹。不要在里面重命名、裁切或修改任何东西。

其他的操作都在副本上进行。如果您想为每个环节建一个文件夹，或为通讯挑一小组照片，就把文件复制出来。按场次、环节或参与者分组整理已交付的照片说明了如何建这些文件夹，而不会失去原件。

更正后的照片该怎么处理？

约定更正之后，更正文件应该一眼就看得出来。文件名里加日期或版本号，或建一个注明日期的“已更正”文件夹，都可以。目的是让任何人打开文件夹，不用点开图片也能看出哪个较新。

开始使用新文件之前，请请摄影师确认它取代了旧文件。然后在旁边写一句简短的说明，例如：“IMG_0412 于 3 月 14 日更正，取代第一次交付的版本，摄影师已用讯息确认。”这句话只要十秒钟，日后就不必再怀疑。提出更正要求的方法，请看如何提出照片挑选与约定范围内的修改。

一个例子

假设一个协会在周年晚宴后收到 320 张照片。秘书裁切了其中十二张放进会讯，主席要求更正一张幻灯片照片上的名字，另外还要求一个舞台的其他裁切版本做横幅。

秘书先把原始交付原样存好，再用副本建了三个文件夹：会讯、已更正、横幅裁切。更正后的幻灯片照片到手后，放进“已更正”文件夹，文件名加上日期。一年后协会再需要那张横幅，秘书不到一分钟就找到了对的文件。

文件名怎样帮助长期保存？

好的文件名简短、固定、中性。包含活动、日期和编号即可。避免使用个人、小孩的姓名或私人住址。照片常常脱离文件夹被分享，文件名里的字可能透露出您没打算公开的资料。

如果您要长期保存，照片存档规划器可以帮您决定结构。关于社交平台上的副本，请看保留交付的原始文件，同时保存社交媒体用的副本。

收到交付时应该检查什么？

打开几个文件，核对数量是否与交付说明一致，并确认您分得出预览和定稿。照片交付验收清单会带您完成这些检查。如果有不对劲的地方，请及早提出。趁交付刚到、约定的支持期还在，问题更容易解决。

在文件夹之外分享照片时要注意什么？

照片很快就会离开文件夹，被发到聊天群组、附在电子邮件里、上传到网站。每一个副本都是一个没人管得到的新版本。好习惯是从工作文件夹分享，绝不从“原件”文件夹分享，并在讯息里说明您发的是哪个版本。日后有人要最好的副本时，您能直接指出正确的文件。