活动期间批准额外的摄影工作

活动很少准时到分钟。讲话超时，家人迟到，赞助商想再多拍一张。这些时候，往往是摄影师要回答。事先一个简短的约定，能让回答变得简单。

这篇指南属于我们的预订与拍摄范围指南。如果是节目本身有变动，请看节目变动或超出预订时数。

为什么当天不一样

到了当天，没时间打电话给三个人。要求从各个方向涌来：主办人、场地方、经理、亲戚。没有规则的话，摄影师不是对什么都说好，就是拒绝一切意外的要求。这两种都对您没有帮助。

有一条规则，例如“只有林小姐可以批准额外工作，她会发讯息提出要求”，就不用猜了，也能守住您的预算。

三种额外工作

类型	例子	要谈妥的事
延长时数	晚宴开始得迟	人手能否留下，时间怎么计价
新增任务	贵宾到场，需要拍一张人像	人手能否加上这项而不错过其他重要时刻
额外成品	要求当晚出一组精选	能不能做到，以及何时能交

第三种最可能做不到。如果某项成品依赖未曾计划的设备、人手或时间，答案可能是不行。请在活动前问我们，某项新增内容在您的日期能不能包含在内。

选定批准人

选一位了解预算和优先次序的人，他应该在活动现场，且能通过讯息联系上。再指定一位备用人员，以防第一位忙碌或不在。请看主办人联络不上时指定备用联络人。

我们的摄影职责分工规划器可以帮您分配角色。如果涉及代理公司，必须明确由代理还是客户批准。请看处理客户与活动代理之间互相冲突的指示。

立刻记录

好的记录有四个部分：要求了什么、谁批准、时间，以及对时数或费用的影响。讯息只要写清楚就够了。请摄影师回复，让双方看到同样的措辞。

活动结束后，把记录加进预订档案。我们的摄影范围变更记录表可以把这些集中成一份清单。如果批准是用口头给出的，请随后发一份总结，参阅摄影师口头同意更改时应记录什么。

一个假设的例子

假设一场企业颁奖晚会预订了四小时。到了第三个小时，主宾迟到，节目整体往后推了四十分钟。活动经理发讯息：“请留到晚上10点45分。由我批准，请确认。”

摄影师回复了时间和确认。经理把两条讯息转给财务。活动结束后，额外的时间按已经同意的条款计费。没有任何事情需要事后重建。

人手能承诺的范围

人手只能承诺现实可行的事。需要赶去另一个工作的摄影师不能延长。第二位摄影师也不可能当场变出来。我们会在活动前告诉您，哪些可以弹性处理、哪些不行，这样您的批准人就不会觉得意外。

让宾客不必介入

宾客和亲戚常说“再拍一张就好”。可以礼貌地回答，例如：“请问林小姐，由她安排新增的拍摄。”请您的团队也这样说。摄影师会把要求转给指定联络人。

我们的做法

活动前，我们会以书面约定由谁批准新增事项，以及时间和任务怎么计价。当天我们遵守这条规则，并记录每一次批准。另请参阅活动日前记录最终摄影需求。

活动后检查

活动后几天内，把所有已批准的额外事项列出来，逐一对照记录。如果缺少哪条讯息，请摄影师提供他们对当时约定的笔记。趁记忆还新鲜时处理，可以避免日后的分歧，也让您知道下次该怎么规划。